Van Gils: ‘Megareorganisatie is als professional fascinerend leuk’

‘Het is inderdaad veel tegelijk, maar vanuit professioneel oogpunt is het fascinerend leuk’, zegt Arjan van Gils, die sinds 2012 op zijn huidige post zit. Hiervoor werkte hij als gemeentesecretaris in zowel Rotterdam als Enschede. ‘Met het deze reorganisatie willen we een robuuste én flexibele organisatie met resultaatgerichte sturing neerzetten. We willen veel meer toe naar 1Amsterdam, zowel binnen de organisatie als hoe we naar buiten toe werken. Enkele maanden geleden heeft de Centrale Ondernemingsraad positief geadviseerd en de daadwerkelijke veranderingen vinden nu plaats.’1Amsterdam in het kortDe stadsdeelraden zijn opgeheven en vervangen door bestuurscommissies. In de nieuwe gemeentelijke organisatie zijn de diensten verdwenen en vervangen door resultaatverantwoordelijke eenheden die binnen vier clusters vallen: Sociaal, Ruimte en Economie, Dienstverlening en Informatie en Bedrijfsvoering. Daarnaast zijn er zeven stadsdeelorganisaties en het staforgaan Bestuur en Organisatie. Alle bedrijfsvoeringsfuncties, zoals finance, ICT en huisvesting zijn gecentraliseerd. De ambtelijke aansturing vindt nu plaats vanuit het Gemeentelijk Managementteam, waarin de gemeentesecretaris, vier stedelijke directeuren en de concerncontroller zitten. De gemeentesecretaris stuurt ook de stadsdeelsecretarissen aan. ‘De centralisering van de finance functie mondt uiteindelijk uit in één Financieel Stelsel. Hieronder vallen een nieuw ramings- en bekostigingsmodel en een nieuwe modellering van de control-auditketen om (concern)control te versterken’, legt Van Gils uit.DigitaliseringDe centralisatie van bedrijfsvoeringstaken gaat gepaard met digitalisering van interne en externe processen. ‘Hierdoor versturen we veel minder onderlinge facturen en verminderen we de interne fysieke post.’Met het gebruik van slimme technologie als big data in een living lab heeft de gemeente een drievoudige ambitie, stelt Van Gils. ‘We willen doorbraken bereiken met innovatieve oplossingen voor bestaande problemen. Die oplossingen zijn waarschijnlijk ook interessant voor andere partijen en we hopen hiermee een economische spin-off te realiseren. En tenslotte is het ook goed voor de reputatie van Amsterdam als voorloper, wat de stad nog aantrekkelijker kan maken als vestigingsplaats.’Drugs opsporenAls voorbeeld van vernieuwend gebruik van technologie noemt Van Gils het informatiegestuurd handhaven. ‘Door het koppelen van gegevens van partijen als bijvoorbeeld onze eigen basisadministratie, de energieleverancier en het waterbedrijf kunnen we aanwijzingen vinden over de mogelijke aanwezigheid van een wietplantage. En op dagen met veel bezoekers vangen we de gsm-signalen op, zodat we weten waar het druk is en we mensenstromen een andere kant op kunnen sturen. Apps maken het voor de bezoekers mogelijk om zelf te kunnen beslissen hoe ze het snelst kunnen reizen in en vanuit de stad.’Kortere processenDe reorganisatie en andere ontwikkelingen dragen volgens Van Gils bij aan het bereiken van de doelstelling om de gemeente beter, sneller en goedkoper te maken. ‘Bij beter kun je ook zeggen dat we als overheid betrouwbaarder en meer voorspelbaar worden. Als ondernemer wil je snel weten of je een vergunning krijgt. Daarom hebben we nu gedifferentieerd beleid voor een aantal groepen, want een groothandel vraagt om een heel andere benadering dan de horeca of de taxi-branche. In ieder geval willen we de doorlooptijd van veel processen voor burgers en bedrijven verkorten. En in vergelijking met andere steden willen we ook nog efficiënt werken door onze schaalvoordelen te benutten.’  Advocaat van de duivelMark Telgenkamp vraagt wat de rol is van de CFO in deze vernieuwing en hoe belangrijk finance is in dergelijke grote projecten. Van Gils zegt dat de CFO tijdens het hele proces is betrokken. ‘Dat begint bij het opstellen van de business case, tijdens de invoering houdt hij of zij de begroting in de gaten en na afloop kijkt hij of alles volgens plan is gerealiseerd. Geld is daarbij natuurlijk belangrijk, maar eigenlijk ook de laagste ambitie. Voor mij is belangrijk dat de CFO overzicht heeft over de risico’s en het geheel. Verloopt alles up to standard? Hij moet advocaat van de duivel spelen en vooral de goede vragen stellen.’Zwartrijders en onderhuurIn de nieuwe ambtelijke structuur maakt de CFO deel uit van het managementteam. Wat betekent dat voor de positie van finance, vraagt Telgenkamp. ‘Dat betekent niet alleen maar de schatkist bewaken en parafen zetten, maar ook meedenken over de plannen op de lange termijn. De opbrengsten zijn namelijk ook lang niet altijd financieel. Door de invoering van de OV-chipkaart hebben we 70% minder zwartrijders bij het GVB en is bovendien de sociale veiligheid toegenomen. Niet alles is in geld uit te drukken. Een andere vraag is bijvoorbeeld hoe we als gemeente omgaan met de opkomst van initiatieven als Airbnb. Inwoners verhuren daarbij hun woning aan toeristen. Daar zitten heel veel verschillende aspecten aan. Is er bijvoorbeeld sprake van illegale onderhuur en hoe zit het met de toeristenbelasting? Met een puur financiële blik kom je niet ver als je antwoorden zoekt.’Burgers en klantenMark Telgenkamp vraagt Van Gils naar een vergelijking tussen een gemeente en een bank. Wat zijn de verschillen en overeenkomsten?Van Gils grapt eerst dat burgers veel minder snel weglopen dan klanten. Hij vervolgt: ‘Banken hebben ook veel klanten, de range is hetzelfde. Maar eigenlijk hebben ze nog maar heel weinig persoonlijk contact. Bij de keuze tussen digitaliseren of dichtbij de burger staan, moet je als gemeente goed kijken naar wat de mensen zelf willen en kunnen en wat er gebeurt als je bepaalde zaken ‘depersonaliseert’. Als een gemeente wel kiest voor fysieke aanwezigheid dan geloof ik overigens niet in een monodisciplinair aanbod, maar is het volgens mij beter om verschillende diensten samen te voegen. Kijk bijvoorbeeld naar probleemwijken. Mensen hebben daar vaak meerdere problemen en in die complexiteit is het nodig om netwerken te hebben waarin deze problemen in samenhang worden aangepakt.’VoorloperVan Gils heeft nog een flinke opdracht voor de boeg om de reorganisatie tot een goed einde te brengen, maar over andere onderwerpen is hij al heel tevreden. ‘Wij zijn echt top of the bill met onze GGD, waar veel andere gemeenten komen kijken hoe wij bijvoorbeeld de psychiatrische opvang georganiseerd hebben. Ook op het gebied van citymarketing zijn wij met Iamsterdam een voorloper, wat een positieve invloed heeft op het beeld van het vestigingsklimaat voor nationale en internationale bedrijven, als ze overwegen zich hier te vestigen.’Van Gils mag de vervolgvraag voor deze interviewreeks stellen aan Philippe Raets, zijn opvolger als gemeentesecretaris van Rotterdam. ‘Rotterdam heeft naar omvang zwaardere problematiek in de wijken. Hoe werk je als stad aan je internationale ambitie terwijl er ook een grote opgave in die wijken ligt?’