ViDA en Continuous Transaction Control (CTC): de start van een nieuwe koers

Wellicht heeft u het al meegekregen: dankzij het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA) gaat er een hoop veranderen in de wet- en regelgeving rondom zakelijke transacties. En hoewel het bedrijven onvermijdelijk de nodige tijd en moeite zal kosten om in die verandering mee te kunnen bewegen, brengt het tevens mogelijkheden en kansen met zich mee.

Aan de hand van Continuous Transaction Control (CTC) gaat de overheid realtime betaaltransacties monitoren, om zo btw-fraude tegen te gaan. Maar wat is CTC precies? En welke voordelen hebben deze veranderingen voor bedrijven en organisaties? En wat betekent het voor u als CFO?

Wat is CTC precies?

Continuous Transaction Control is een vorm van overheidstoezicht op transacties die plaatsvinden binnen een land. In sommige landen, bijvoorbeeld Spanje en Italië, wordt dit al toegepast. Deze vorm van toezicht is in Nederland nog niet zo bekend, maar daar gaat verandering in komen. Het wetsvoorstel VAT in the Digital Age, of kortweg ViDA, van de Europese Commissie schrijft namelijk voor dat CTC de komende jaren in álle Europese lidstaten de nieuwe standaard gaat worden.

CTC-systemen zijn ontworpen om btw-fraude en -ontduiking tegen te gaan door transacties in realtime te controleren en te valideren. Dit betekent dat bedrijven die internationaal opereren, vooral met partners in landen waar CTC-regels van kracht zijn, hun facturerings- en rapportageprocessen moeten aanpassen om aan deze nieuwe vereisten te voldoen.

Voor CTC moet de factuur eerst elektronisch worden verzonden naar en goedgekeurd worden door de belastingautoriteit voordat deze naar de klant wordt gestuurd. Er is dus sprake van e-facturatie. Ook vereist CTC dat uw systemen in staat zijn om te communiceren met de overheidsplatforms en dat uw facturen voldoen aan specifieke formaten en standaarden. Bovendien vereisen CTC-systemen realtime rapportage van kopers en/of verkopers over de btw-bedragen die verbonden zijn aan elke factuur.

Om daaraan te kunnen voldoen, is er een hoog niveau van transparantie en nauwkeurigheid nodig in uw boekhouding.

Voordelen van CTC voor bedrijven

De implementatie van Continuous Transaction Control kan aanvankelijk als een uitdaging worden ervaren, maar het brengt ook aanzienlijke voordelen met zich mee voor bedrijven en hun financiële teams.

1. Verbeterde compliance

E-facturatie heeft een aanzienlijke impact op compliance. Bedrijven moeten niet alleen aan kunnen tonen dat transacties op een compliant manier worden uitgevoerd aan toezichthouders, maar ook aan partners en klanten. CTC dwingt bedrijven om hun systemen aan te passen en te voldoen aan specifieke regelgevingen, wat resulteert in verbeterde compliance en het vermijden van boetes en juridische problemen.

2. (Kosten)efficiëntie

De overstap op e-facturatie leidt tot aanzienlijke efficiëntieverbeteringen in interne processen. Facturen kunnen automatisch worden verwerkt, uitzonderingen worden duidelijker, en het factureringsproces versnelt, wat leidt tot snellere betalingen en een verbeterde cashflow.

De overstap naar e-facturatie opent op die manier ook de deur naar kostenbesparing. Door geavanceerde systemen te implementeren die niet alleen transacties verwerken maar ook de compliance controleren en documenteren, kunnen bedrijven efficiënter opereren en kosten besparen op de lange termijn.

3. Strategische besluitvorming

Door integratie met bestaande financiële systemen en analyse tools biedt e-facturatie diepgaande inzichten in uitgavenpatronen. Voor CFO's biedt dit de kans om strategische beslissingen te nemen op basis van accurate en tijdige financiële data, waardoor de algehele financiële efficiëntie en transparantie binnen de organisatie worden geoptimaliseerd.

4. Flexibiliteit voor toekomstige veranderingen

De verschuiving naar e-facturatie heeft niet alleen invloed op huidige regelgeving, maar ook op toekomstige veranderingen. CFO's moeten ervoor zorgen dat financiële systemen flexibel genoeg zijn om zich aan te passen, en dat vergt een proactieve benadering van financieel beheer, waarbij technologische vernieuwingen worden omarmd en geïntegreerd in de financiële strategie van de organisatie.

Lees ook op CFO.nl: Drie tips over hoe digitalisering aan te moedigen als CFO

Verbeter je compliance met Continuous Transaction Control

Kortom: hoewel de implementatie van Continuous Transaction Control initiële uitdagingen met zich meebrengt, biedt het bedrijven de mogelijkheid om compliance te verbeteren, efficiëntie te verhogen, kosten te besparen en strategische besluitvorming te optimaliseren. Het is van cruciaal belang dat u als CFO proactief omgaat met deze veranderingen. Begin als CFO op tijd met het aanpassen van jullie systemen, zodat de organisarie op tijd klaar is voor ViDA en het volledige potentieel van CTC te benutten.

Meer weten over Continuous Transaction Control?
Lees meer op de website van 4Exchange.