ViDA maakt e-facturatie in Nederland verplicht

Het is vrijwel zeker dat de verplichting tot e-facturatie er gaat komen en dat betekent dat ook iedere organisatie in Nederland voor 2030 de overstap op e-facturatie moet maken. Wat betekent dit voor uw organisatie?

Op 8 december 2022 bracht de Europese Commissie de eerste versie van het ViDA-voorstel naar buiten. ViDA, oftewel ‘VAT in the Digital Age’, heeft tot doel de efficiëntie en transparantie van het belastingstelsel te verbeteren, en tegelijkertijd fraude te verminderen. Bedrijven en overheidsinstanties worden daarbij verplicht om digitale oplossingen te gebruiken voor belastingaangifte en facturatie. Op 5 november jongstleden heeft de Europese Raad Economische en Financiële Zaken (ECOFIN) het ViDA-voorstel goedgekeurd. Voor digitale rapportage en e-facturatie geldt daarbij een ingangsdatum van juli 2030. Eind 2023 heeft het Europees Parlement al gestemd en ViDA goedgekeurd. Vanwege de wijzigingen in het voorstel moet het Europees Parlement nu opnieuw stemmen over ViDA.

ViDA in Nederland

Hoe gaat Nederland om met de wetgeving omtrent ViDA? Jaap Jan Nienhuis, Product owner bij Tradeinterop, vertelt hier meer over. “Als je kijkt naar de landen om ons heen, dan loopt Nederland zeker niet voorop. E-facturatie is hier al een paar jaar verplicht als je aan de Rijksoverheid factureert, maar voor bedrijven onderling is deze verplichting er tot op heden niet. Hoewel steeds meer organisaties de toegevoegde waarde van e-facturatie zien en de overstap maken, verloopt de adoptie van e-facturatie langzaam.”

Nu eigenlijk wel zeker is dat de verplichting er komt en dat deze per 1 juli 2030 ingevoerd moet zijn, gaat er ook voor Nederlandse bedrijven het een en ander veranderen. Hoe Nederland precies vorm gaat geven aan ViDA is nog niet duidelijk. Jaap Jan geeft aan: “De Rijksoverheid en landen om ons heen maken gebruik van het Peppol-netwerk om e-facturen uit te wisselen. Ook is het uitgangspunt dat de rapportage van deze facturen via het Peppol netwerk gaat verlopen. Het ligt daarom voor de hand dat Nederland voor Peppol kiest als kanaal voor het uitwisselen van elektronische documenten (waaronder e-facturen). Omdat ViDA ook betrekking heeft op de rapportage en controle op de afdracht van btw, speelt ook de Belastingdienst een belangrijke rol bij de invulling van ViDA in Nederland. Tot dusver is er nog niets bekend over de wijze waarop hieraan invulling wordt gegeven.”

E-facturatie in België, Frankrijk en Duitsland

Niet ieder land heeft Europese wetgeving afgewacht. De landen om ons heen zijn bijvoorbeeld al aanzienlijk verder met de invoering van e-facturatie. Zo is bijvoorbeeld in België, Frankrijk en Duitsland al vastgesteld wanneer e-facturatie verplicht wordt gesteld.

“België heeft de afgelopen jaren flinke stappen gezet op het gebied van e-facturatie”, aldus Jaap Jan. “Er is al een verplichting om e-facturen te sturen naar openbare overheden en vanaf 1 januari 2026 is het voor alle bedrijven (Business-to-Business) in België verplicht om e-facturen te verzenden en ontvangen. Je ziet dat bedrijven daar nu echt wel actief op zoek zijn naar e-facturatieoplossingen die aansluiten bij hun bestaande processen. In België is gekozen voor Peppol als kanaal om e-facturen uit te wisselen. Omdat de Nederlandse overheid ook gebruik maakt van Peppol zal er zeker gekeken worden naar het verloop van de invoering en België.”

Frankrijk en Duitsland werken ook aan een verplichting. In Frankrijk wordt e-facturatie stapsgewijs ingevoerd. Vanaf 1 september 2027 zijn alle Franse organisaties verplicht om e-facturen te verzenden en ontvangen. Ook Duitsland kiest voor een gefaseerd model, gebaseerd op omzet. Op 1 januari 2028 zullen alle bedrijven daar volledig over zijn op e-facturatie.

Verschillende systemen voor e-facturen

Ook in andere Europese landen wordt gewerkt aan een model om te voldoen aan de aankomende verplichting tot e-facturatie. Sommige landen, zoals Italië en Spanje zijn al zover. Zij hebben een eigen systeem geïmplementeerd voor e-facturatie en om facturen digitaal te rapporteren.
Jaap Jan licht toe: “Hoewel deze landen al flinke stappen hebben gemaakt en e-facturatie daar de standaard is, betekent dit niet automatisch dat ze compliant zijn met ViDA. Zij krijgen tot januari 2035 de tijd om hun systemen in lijn te brengen met ViDA”.

Even afwachten dan maar?

“Ik zou als organisatie zeker niet wachten met e-facturatie”, aldus Jaap Jan. “Hoe de invulling er voor Nederland precies uit gaat zien is nog niet duidelijk, maar wat je als organisatie wel weet, is dat e-facturatie de standaard wordt. Door nu alvast de eerste stappen te zetten houd je als organisatie zelf controle over de overstap naar e-facturatie. Je kunt het rustig inbedden in je organisatie en bestaande software of er bij een overstap naar andere software vast rekening mee houden. Zo voorkom je dat je straks versneld over moet, terwijl de rest van de organisatie daar nog niet op is ingericht. Het is dus zeker goed om eens te informeren bij je softwareleverancier of een e-facturatiedienstverlener over hoe je hier het beste mee kunt starten.”