Door: Sjoerd Janssen (VP, Sales & General Manager van Billtrust)

Meer dan 30 landen wereldwijd voeren tussen nu en eind 2026 verplichte e-facturatie in of breiden bestaande systemen uit. België trapt af op 1 januari, gevolgd door Polen en Griekenland in februari. Frankrijk verplicht de ontvangst van e-facturen vanaf september. Werk je in of met deze landen? Dan heb je nog maar enkele weken om compliant te zijn.

Toch blijven directiekamers in heel Europa afwachten: “Dat pakken we volgend kwartaal wel op.” De luxe van een zorgvuldige voorbereiding is echter al voorbij.

De compliance-valkuil die de meeste bedrijven niet zien aankomen

Finance leaders onderschatten fundamenteel hoe deze verplichtingen werken. Ze zien een deadline in 2027 of 2028 voor hun lokale markt en nemen aan dat ze nog tijd hebben om te voldoen. Maar dat is een misvatting.

Duitsland illustreert deze valkuil. Hoewel kleinere Duitse bedrijven pas vanaf 2028 e-facturen hoeven uit te reiken, moeten alle Duitse bedrijven al sinds januari 2025 conforme e-facturen ontvangen. Een kleine Duitse afnemer kan bijvoorbeeld geen EN16931-conforme factuur van een grote leverancier weigeren.

Dit is wat finance leaders verkeerd begrijpen: niet de vestigingsplaats van jouw bedrijf bepaalt je tijdlijn, maar die van je grootste handelspartners. Als zij opereren in landen waar e-facturatie van toepassing is, kunnen hun eisen jouw compliance-schema dicteren, niet het projectplan van jouw finance team.

Lees ook op CFO.nl: eInvoicing compliance: dit zijn de nieuwste updates voor april 2025

Wacht niet! Het domino-effect is al begonnen

Voor Nederlandse bedrijven die over de grens zakendoen, wordt de complexiteit alleen maar groter. Zij moeten zich niet voorbereiden op één verplichting, maar op gelijktijdige compliance in België, Duitsland, Frankrijk en andere landen, elk met eigen technische standaarden en platforms.

Hoewel Nederland een eigen vier-fasenplan heeft, in lijn met ViDA, is een exacte tijdlijn nog niet bekend. Dat kan sommigen misschien in de verleiding brengen om te wachten.

Dat zou een kostbare fout zijn. Jouw handelspartners wachten namelijk niet.

• Belgische klanten hebben vanaf januari 2026 Peppol-conforme facturen nodig – niet omdat de Nederlandse wet dat voorschrijft, maar omdat hun systemen dat vereisen.
• Duitse afnemers verwachten al sinds januari 2025 EN16931-conforme ontvangstcapaciteit
• Franse partners vereisen compliance per september 2026.

Kortom: jouw binnenlandse tijdlijn is irrelevant wanneer jouw grootste klanten opereren onder verplichtingen die nu actief zijn.

Samenlopende deadlines bemoeilijken de compliance

De schaal van deze transformatie is ongekend. Begin 2026 voeren drie grote Europese markten – België, Polen en Griekenland – hun verplichtingen in. Dat zet een immense druk op finance teams en serviceproviders.

We maken een fundamentele verschuiving mee op e-facturatie vlak: van periodieke rapportage op samenvattend niveau naar realtime validatie en controle op transactieniveau.

Traditionele Btw-systemen die ooit werkten op basis van vertrouwen met controle achteraf worden nu vervangen door een nieuwe set regels. Facturen moeten worden gevalideerd door overheidsplatforms voordat ze juridisch geldig zijn.

Het Poolse KSeF-systeem bijvoorbeeld, kent aan elke factuur een uniek ID-nummer toe dat haar rechtsgeldig maakt. Zonder dat nummer heb je jouw klant formeel niet gefactureerd.

De grootste fout: dit als IT-probleem behandelen

De grootste denkfout is e-facturatie beschouwen als een technologisch project dat je kunt delegeren aan de IT-afdeling. Hoewel integratie cruciaal is, zullen de winnaars juist de bedrijven zijn die mandaten zien als een kans voor een bredere, financiële transformatie.

Realtime factuurvalidatie maakt directe inzichten in debiteurenactiviteiten mogelijk, met meer automatisatie en accurate cashflow forecasts. Wanneer finance de mindset verlegt van compliance naar financieel voordeel, verschuift de focus van wettelijke vereisten naar modernisering.

Vooruitstrevende CFO’s vragen zich af: “Hoe kunnen we dit moment benutten voor innovatie in ons order-to-cashproces? Kunnen we het gebruiken om het beheer van ons werkkapitaal te verbeteren? Welke voordelen behalen we door een early adopter te worden?” Wie dit moment aangrijpt als strategische transformatie, investeert in capaciteiten die de financiële positie van een bedrijf voor het komende decennium zullen herdefiniëren.

De crisismodus vermijden

Projecten voor e-facturatie compliance, van de selectie van een oplossing tot de volledige uitrol, duren soms wel 12-18 maanden.

Voor de Belgische deadline van 1 januari 2026 is dat schip al gevaren. Organisaties zonder projecten die al lopen, bevinden zich in crisismodus. Hetzelfde geldt voor Polen en Griekenland. Bovendien is de capaciteit van consultants en serviceproviders al beperkt, wat de bottleneck de komende maanden nog groter maakt.

De volgende kritieke mijlpaal is Frankrijk, september 2026 – waar alle bedrijven e-facturen moeten kunnen ontvangen. Voor complexe organisaties is 10 maanden voorbereidingstijd al bijzonder krap.

Een raamwerk voor directe actie

• Onmiddellijke actie: Breng in kaart in welke landen je B2B-transacties uitvoert. Identificeer welke verplichtingen jou raken en wanneer. Ga ervan uit dat je in de eerste golf van elke gefaseerde uitrol zit.
• Kortetermijnimplementatie: Focus op België, Polen en Griekenland, aangezien hun deadlines vast staan. Bouw intussen ontvangstcapaciteit op voor Frankrijk en Duitsland om verstoring van je supply chain te voorkomen.
• Strategische planning: Begin nu met selectie van een leverancier voor de verplichtingen van 2027-2028. De doorlooptijd is langer dan je denkt.

Een beslissend moment

De invoering van e-facturatieverplichtingen is de meest ingrijpende operationele verandering voor Europese finance-afdelingen in decennia. Voor Nederlandse bedrijven die internationaal actief zijn, is dit een beslissend moment.

Je bereidt je niet voor op de regels van één land; je bereidt je voor op een nieuw Europees operationeel model waarin realtime digitale facturatie de basis vormt voor handel.

Bedrijven die deze omslag als strategisch behandelen, zullen sterker uit de strijd komen. Wie blijft uitstellen, riskeert supply chain-verstoringen, boetes van toezichthouders en een achterstand ten opzichte van concurrenten.

Billtrust eInvoicing oplossingen

De wereldwijde overgang naar verplichte B2B eInvoicing brengt zowel kansen als uitdagingen met zich mee. Billtrust helpt je bij de naleving en het optimaliseren van jouw order-to-cash-proces.Neem vandaag nog contact met ons op.