Ritchy Drost: Hoe finance wel mee kan helpen met de business

"Finance helpt niet mee met de business", zei Ritchy Drost (CFO VodafoneZiggo) ruim een jaar geleden in een interview met CFO Magazine. Een opmerking die lang nagalmde in de finance community. Van de week kon Drost zijn uitlating toelichten tijdens een webinar dat Alex van Groningen met medewerking van rapportagesoftwareleverancier Workiva organiseerde. En vooral konden Drost en Bart van Praag, general manager EMEA Workiva, hun gedachten laten gaan over hoe finance wél kan meehelpen met de business.

"Wat ik bedoelde met de uitspraak 'Finance helpt niet mee met de business'. Dat is heel simpel", zegt Ritchy Drost (CFO VodafoneZiggo) in antwoord op de vraag van community manager Michael van Asperen om zijn uitlating in CFO Magazine toe te lichten. "Ik bedoelde dat er geen onderscheid is tussen finance en de business." Finance is geen heel andere afdeling, die als het de business zo uitkomt even kan worden gesommeerd om wat cijfers aan te leveren. Nee: finance kan de business doorlopend ondersteunen. De twee zijn innig verstrengeld. 

Bekijk hier het webinar: ''Finance helpt niet mee met de business''

"Wel kun je stellen dat finance idealiter 'in de lead' is. Dat finance met zaklampen naar de toekomst moet schijnen en de anderen op weg helpen naar diezelfde toekomst." En als mensen daar geen prijs op stellen, en vinden dat finance maar moet zorgen dat de boekhouding op orde is en zich verder niet te veel met andermans zaken moet bemoeien?, oppert Van Asperen? "Daar kan ik me wel kwaad over maken", zegt Drost. "Al heeft de financiële afdeling dit waarschijnlijk aan zichzelf te wijten. Kennelijk slaagt finance er in zo'n geval niet in z'n toegevoegde waarde te bewijzen." 

Dat finance niet wordt gezien als business partner maar vaak als een business facilitator, komt vaak voor, zegt Bart van Praag, general manager EMEA Workiva (een cloudaanbieder van rapportagesoftware). "Zeker bij bedrijven die veel aan fusies en overnames doen. De toch al complexe processen binnen dat soort bedrijven wordt nog complexer als ze met andere bedrijven samengaan, met data die zich heel lastig laten verwerken. Het gevolg is dat her en der data opborrelen. Vaak door mensen die handmatig maar rapporten opstellen, omdat het zo moeilijk is om met software greep te krijgen op alle data. Het gevolg is wel dat er veel fouten worden gemaakt." 

Mijd maatwerk
De oplossing is om toch te proberen tot een softwarematige oplossing te komen, en alle administratieve basisprocessen te automatiseren. Met standaardsoftware, het liefste in de cloud, zodat mensen er altijd en overal aan kunnen werken – een uitkomst, zo heeft de coronacrisis wel aangetoond – en waarvan de updates elkaar in hoog tempo kunnen opvolgen. "Standaardisatie levert snelheid op, het bespaart kosten en het zorgt voor een betere aansturing van het primaire proces en draagt bij tot een meer klantgerichte houding", aldus Van Praag.

Drost is het volledig met hem eens. En VodafoneZiggo – typisch zo'n fusiebedrijf dat van zeer complexe processen aan elkaar hangt – is ook druk bezig om alle software voor zover mogelijk te standaardiseren. Het bedrijf is nog niet zover, maar duidelijk is wel waar het heen wil: alle 'basics' op orde, rapportages van zowel financiële als niet financiële kpi's, het liefste in real time ('op mijn mobiel', en toegankelijk via een app), en als het even kan kort maar krachtig, zodat de rapportages makkelijk kunnen worden gebruikt om de strategie van het bedrijf te toetsen en waar nodig bij te sturen. Met 250 financials die omdat alle administratieve processen op orde zijn, kunnen meedenken met de business. Dankzij, zoals Van Praag zegt, de standaardsoftware als kloppend hart van de onderneming . 

"Ik heb een hekel aan maatwerk", zegt Drost. "Ik kies altijd voor een standaardpakket, ook al heeft het maar 50 procent van de functionaliteit van maatwerksoftware. Dan maar wat compromissen. Het scheelt je in een bedrijf als het onze zo een factor tien aan kosten. Het geld dat je uitspaart kun je dan aanwenden voor allerlei nuttige zaken." En wat als dat op verzet stuit? "Dat komt voor. Maar daar moet je als leidinggevende niet aan toegeven. Dat verzet komt meestal van 'techies' die dat meer voor zichzelf willen dan voor de klant." 

Klantgerichte finance
Terwijl die klant juist centraal moet staan, in de belevingswereld van iedereen binnen het bedrijf, ook van de financials. "Customer centricity is in elk geval een van de pijlers waar het beleid van VodafoneZiggo op rust", zegt Drost. "En de klant is niet gebaat bij ingewikkelde maatwerksoftware. Je kunt beter proberen een 'McDonalds-gevoel op te roepen met standaardsoftware. Met een paar voorgeprogrammeerde menu's waar de klant uit kan kiezen, bijvoorbeeld, als hij contact zoekt met het bedrijf. Of door hem toegang te geven tot zijn eigen data en hem die te laten aanpassen als dat moet. Als je zelf aan de knoppen zit, heb je het gevoel dat je heel belangrijk bent."

Het belang van 'customer centricity' komt tijdens het webinar keer op keer terug, in verschillende gedaanten. Zoals zovele bedrijven is VodafoneZiggo momenteel bezig met een grootscheepse digitale transformatie onder het mom 'Go Digital' maar die digitaliseringsslag is grotendeels bedoeld om beter te presteren in de ogen van de klanten. Zeker zo belangrijk is de mentaliteitsverandering die moet plaatsvinden binnen het bedrijf. Ook hier weer: de werknemers van het bedrijf moeten zo 'customer centric' mogelijk worden – de financials inbegrepen. Daarmee samenhangend: de 'kloksnelheid' moet omhoog, zoals Drost het uitdrukt. "Niet meer er dagenlang over doen voordat je ergens toe besluit." En werknemers moeten 'blijvend veranderen' en inspelen op nieuwe kansen die zich aandienen. Daarvoor moet er wel een cultuur zijn waarin mensen fouten mogen maken. 

Hoge fouttolerantie
Dat is nog niet eenvoudig, zegt Van Praag. Minder eenvoudig dan in de VS in elk geval. "In Europa is men toch wat risico-averser. Een ondernemer die in de VS failliet is gegaan, wordt bewonderd omdat hij iets heeft geprobeerd. Hier word je er op aangekeken. Je hebt ook veel meer 'intrapreneurs' in de VS. Je moet daar wel initiatief nemen, want zo kun je excelleren. En als je niet excelleert, ben je je baan niet zeker. Hier word je als werknemer wel beschermd, en hoef je je geen zorgen om je baan te maken als je niet uitblinkt."

Hoe denkt VodafoneZiggo dan toch die ondernemende, klantgerichte cultuur door te voeren? Drost noemt een hele rits maatregelen. "Een ander soort mensen aannemen. Mensen op andere plekken zetten. Financials bijvoorbeeld, die gewend zijn om alleen rapportages te verzorgen nu verantwoordelijk te maken voor de data en de kwaliteit van die data." Werknemers mogen nu hun eigen doelstellingen bepalen, een beproefde maatregel om het eigen initiatief te stimuleren. 

Tot slot, misschien wel de belangrijkste maatregel: "Drempels weghalen", zoals Drost het noemt. Wat hij daarmee bedoelt? "Minder hiërarchie in de organisatie, want die wordt vaak misbruikt om fouten te maskeren of selectieve informatie te delen of het bedrijf in een bepaalde richting op te sturen." En daarnaast ook: de drempels weghalen om vrijuit te spreken en feedback te geven en te ontvangen. "Om van elkaars fouten te leren in plaats van naar schuldigen te zoeken."