Voorkom dat urgentie kritisch denken aantast

De snel veranderende wereld en technologische ontwikkelingen vereisen van leiders dat ze snel beslissingen kunnen nemen. Zo niet dan kun je kansen missen of nog erger, ingehaald worden door ondernemingen die sneller op een nieuwe ontwikkeling zijn ingesprongen. Kortom, de druk is hoog. Kritisch denken kan het kind van de rekening zijn, met alle gevolgen van dien. Een niet goed doordacht besluit kan averechts werken en tot hoge kosten leiden. Voorzichtigheid is dus gepast.

De kunst is om een balans te vinden tussen actie ondernemen en kritisch denken. Reflective urgency, noemt Jesse Sostrin, van PWC’s Leadership Coaching Centre of Excellence dit. In Harvard Business Review geeft hij drie tips hoe hier mee te gaan.

-Pas op voor de ‘urgentie-valkuil’. Op de momenten waarop de druk hoog is ontstaat de drang om sneller te werken om een achterstand in te lopen. Dit is vaak onbewust en routinematig gedrag, dat uiteindelijk juist averechts werkt. Hierdoor verdwijnt de tijd om kritisch na te denken als sneeuw voor de zon.
Voorbeelden die Sostrin noemt zijn multitasken bij werk dat volledige aandacht vereist of het eerder beëindigen van afspraken om naar de volgende te rennen, terwijl het werk dat eruit voortkomt zich alleen maar opstapelt. Een stapje terugnemen om te reflecteren lijkt op zo’n moment een luxe die je je op niet kunt veroorloven. Maar als je de valkuil wel ziet, bevrijd je jezelf van het gevoel van constante urgentie.

Het risico is dat een leider die in deze valkuil stapt vervalt in constante vorm crisismanagement. Die bestaat uit veel micromanagement, overmatige controle en een onpersoonlijke en directieve communicatiestijl, die de betrokkenheid van medewerkers aantast.

-Focus op de belangrijkste zaken. Dit lijkt een open deur, maar we hebben de onbewuste neiging hebben ons op taken te richten die we leuk vinden om te doen of waar we goed in zijn. Soms lijkt het of ze de druk verlichten, zoals het afwerken van to-do list, maar vaak gaat dit ten koste van taken met een hogere prioriteit of kwesties die spelen op de lange termijn.

-Benader niet elke taak op dezelfde manier. Bepaal wanneer er reflectie nodig is en wanneer er juist actie gewenst is. In een ideale wereld switch je zo van reflectie naar actie en omgekeerd, maar helaas is het in de werkelijkheid anders, schrijft Sostrin. We kunnen weinig veranderen aan de hoeveelheid taken die er op ons wacht. Ook kunnen we het ons niet veroorloven deze af te gaan werken zonder er voldoende over te reflecteren. Kijk per situatie wat er vereist is en zet dit op een subtiele manier in.

Hiermee bedoelt Sostrin dat het oppassen is niet volledig door te slaan in de reflectie- of actiemodus. Denk aan de analysis-paralysis, waardoor de reactiesnelheid afneemt. De actiemodus: eerst doen, dan nadenken, zorgt juist voor veel werk achteraf, als mogelijke schade hersteld moet worden.

Om makkelijk te switchen tussen reflectie en actie is de 60-40-regel een oplossing. Bepaal voor iedere taak of succes afhankelijk is van actie of juist van meer reflectie. Als de focus voor meer dan 60 procent bij actie ligt, beperkt je de hoeveelheid tijd die ervoor nodig is. Ligt het percentage onder de 40 procent, breid dan de tijd uit en zorg voor een diepe focus.

(Bron: hbr.org)