Zonder inzicht geen regie: waarom CFO’s nú moeten sturen op digitalisering van Finance en inkoop

Digitalisering is geen nice-to-have meer. Het is een must. Zeker voor Finance en Inkoop, afdelingen die niet alleen de ruggengraat vormen van de operatie, maar ook steeds vaker het verschil maken in strategische wendbaarheid en financiële gezondheid. Maar hoe ver zijn we eigenlijk? En waar liggen de grootste kansen?

Een onafhankelijk onderzoek onder meer dan 400 Finance- en Inkoopprofessionals laat zien dat veel organisaties nog worstelen met fundamentele onderdelen van het purchase to pay-proces. De cijfers liegen er niet om.

1. PDF-facturen nog altijd aan de top
Meer dan de helft van de middelgrote en grote bedrijven ontvangt facturen nog vaak of altijd als pdf via e-mail. En dat terwijl de Europese ViDA-wetgeving e-facturatie uiterlijk in 2030 verplicht stelt voor B2B-transacties (zie kader). De klok tikt.

ViDA komt eraan – ben je er klaar voor?

De Europese Commissie werkt aan het ViDA-wetsvoorstel (VAT in the Digital Age), dat e-facturatie verplicht stelt voor B2B-transacties binnen de EU. De deadline? Uiterlijk 2030. Maar landen mogen dit al eerder invoeren — en sommige zijn daar al mee begonnen.

Voor CFO’s betekent dit: afwachten is geen optie meer. Organisaties die nu al investeren in e-facturatie profiteren straks van:

• Lagere implementatiekosten (geen last-minute stress).
• Betere datakwaliteit en compliance.
• Minder afhankelijkheid van handmatige processen.

Of je wilt of niet: e-facturatie wordt de norm. De vraag is alleen: wacht je tot het verplicht is en ga je voor compliance, of loop je voorop en geniet je van de besparingen die dat oplevert?

2. Trage en dure factuurverwerking
Een factuur verwerken kost gemiddeld €16,90 tot €19,70 en duurt vaak twee weken. Slechts 9% van de bedrijven keurt facturen automatisch goed. De rest blijft hangen in handmatige processen — met alle risico’s van dien.

3. Betaalgedrag onder druk
Eén op de drie bedrijven betaalt facturen te laat. Niet vanwege liquiditeitsproblemen, maar door trage goedkeuringsprocessen en fouten. Dat is niet alleen inefficiënt, het schaadt ook de relatie met leveranciers (zie kader).

Digitaliseer de keten, niet alleen je eigen proces
Stel, je hebt wél geïnvesteerd in automatisering. Je workflows zijn strak ingericht. Je Finance team werkt efficiënter dan ooit. En toch… blijft die structurele besparing uit. Herkenbaar?

Veel CFO’s lopen tegen hetzelfde aan: de interne processen zijn geoptimaliseerd, maar de keten blijft achter. Leveranciers sturen nog steeds pdf-facturen, bestellingen lopen via e-mail en de afstemming kost tijd. Tijd die je dacht te besparen. Facturen die je tijdig dacht te kunnen betalen.

De blinde vlek in digitale transformatie
Digitalisering stopt vaak bij de voordeur van de organisatie. Terwijl juist daar de grootste winst te behalen valt. Want als jouw processen digitaal zijn, maar die van je leveranciers niet, dan verplaats je het probleem. Of erger nog: je verplaatst de kosten.
Jaap-Jan Nienhuis, Senior Product Manager bij 4CEE, sprak hierover tijdens het Factuurcongres in de sessie ‘Optimaliseer uw keten, niet uw proces’. De belangrijkste takeaways uit zijn verhaal:

• Maak supplier onboarding een strategisch onderdeel van je digitaliseringsagenda, dus geen afterthought.
• Digitaliseer de hele keten, niet alleen je eigen proces. Anders bespaar jij, maar verschuif je mogelijk de kosten naar je leverancier.
• Kijk naar het volledige P2P-proces: van bestelling tot betaling. Daar liggen de échte besparingen, niet alleen bij e-factureren.
• Categoriseer je leveranciers op digitale volwassenheid en strategisch belang. Iedere categorie vraagt een eigen aanpak (bijvoorbeeld e-facturatie, e-ordering, OCI-koppeling).
• Stel een multidisciplinair onboardingteam samen (Finance, Inkoop, ICT) en geef ze de juiste tools om leveranciers slim aan te sluiten. Op die manier wordt het onboardingteam een ‘supplier excellence team’.

4. Onbeheerde uitgaven, onzichtbare risico’s
Bijna 60% van de indirecte uitgaven is onbeheerd. Vooral bij middelgrote bedrijven leidt dit tot onnodige kosten, gebrek aan grip en extra werk voor Finance. En dat terwijl juist daar de ruimte zit om te optimaliseren.

5. Automatisering als antwoord op schaarste
De arbeidsmarkt blijft krap, maar technologie biedt verlichting. AI en automatisering worden steeds vaker ingezet om processen te versnellen en fouten te verminderen. Toch blijft het tempo van adoptie achter.

Wat betekent dit voor jou als CFO?
Als CFO ben je niet alleen bewaker van de cijfers, maar ook regisseur van verandering. Zonder inzicht in hoe jouw organisatie ervoor staat, kun je die rol niet goed vervullen. En zonder actie loop je het risico achter te blijven — strategisch én operationeel.
Daarom is het nú tijd om te sturen op digitalisering. Niet alleen om kosten te besparen, maar om wendbaar te blijven in een steeds complexere markt.

Ontdek waar jouw organisatie staat
Benieuwd hoe jouw organisatie zich verhoudt tot de rest van Nederland? Download het trendrapport en krijg inzicht in:

• De status van digitalisering binnen Finance & Inkoop
• De grootste knelpunten én kansen
• Praktische aanbevelingen voor de volgende stap

Download het trendrapport 2024-2025