Banijay Benelux case study: automatisering en verbetering van het declaratieproces met Klippa

Banijay Benelux (BBNL), dat voorheen bekend was als Endemol, is een alom bekend productiehuis. Bij BBNL werken veel mensen, verspreid over diverse projecten. Deze medewerkers doen allerlei uiteenlopende aankopen, waarvoor vervolgens declaraties ingediend worden.

Dit maakt dat het declaratieproces een stuk ingewikkelder wordt. Dit vraagt om een gespecialiseerd declaratieproces. BBNL heeft Klippa hierin gevonden als partner. We gingen hierover in gesprek met IT Manager Leon Backbier van BBNL.

Het declaratieproces van Banijay Benelux voor Klippa
De grootste frustratie kwam voort uit het volume en de variatie aan declaraties waar BBNL mee te maken had. “Er werden veel kleine transacties met zakelijke creditcards en pinpassen gedaan.” Dit zorgde ervoor dat de bonnetjes zich bij collega’s opstapelden. Declareren voelt namelijk minder urgent, wanneer er betaald is met de zakelijke pas.
Bovendien vergde het proces een hoop inspanning; de bonnen moesten gekopieerd, uitgeknipt, bij elkaar geplakt en handmatig in de financiële administratie ingevoerd worden. Er was geen inzicht en daarnaast ook geen tijd om complexere systemen zoals SAP en Microsoft Dynamics aan te leren.

“Over het algemeen gebruiken bedrijven projecten, kostensoorten en -plaatsen als dimensies. Bij BBNL gaan we vaak nog drie tot vier dimensies verder. Deze wisselen bovendien soms per dag en we hebben daarnaast een erg flexibel goedkeuringsproces. Toen dit allemaal in een standaardapplicatie werd ingericht, liepen we er steeds tegenaan dat het stroef en onhandzaam aanvoelde”. Hier moest iets aan gedaan worden.

De gewenste oplossing
Door de opstapelende frustraties ging BBNL op zoek naar een oplossing die specifiek op deze complexe situatie toegepast kon worden. De volgende criteria werden opgesteld:

• Eenvoudig te gebruiken door het personeel;
• De declaratie app moet intuïtief zijn;
• Eenvoudige integratie in de eigen backend middels een API;
• Een systeem dat een sterk wisselende projectadministratie ondersteunt;
• Inzicht en controle in het declaratieproces.

Klippa’s declaratie oplossing
Klippa’s declaratie oplossing brengt voor Banijay Benelux de volgende voordelen met zich mee:

• Middels user-synchronisatie is er volledige controle over welke gebruiker wat kan zien;
• Een erg intuïtieve app. Eenvoudig te gebruiken zonder handleiding;
• 90% besparing op de doorlooptijd (van 3 maanden naar 7 dagen);
• Slimme bedrijfsregels;
• In-control met automatische fraudepreventie;
• Een groep productspecialisten en techneuten om mee te denken en problemen op te lossen.

Waarom kiest Banijay Benelux voor Klippa?

BBNL kiest voor Klippa om de volgende redenen:

• Pure eenvoud in gebruik;
• Volledige controle en inzicht;
• Fout- en fraudepreventie;
• Eenvoudige integratie met derde systemen;
• Open en vooruitstrevende samenwerking.

Pure eenvoud in gebruik
“Door de pure eenvoud van Klippa besparen wij nu 90% op doorlooptijd!” Met Klippa kunnen medewerkers gelijk aan de slag zonder ingewikkelde handleiding. Medewerkers maken na de aankoop een foto van de bon in de app, waarna deze de data automatisch afleest. Vervolgens wordt met één druk op de knop de declaratie ingediend.

Volledige controle en inzicht
BBNL is overgestapt naar een proces dat veel inzicht en controle biedt vanaf de kant van de beheerder. “Wanneer je de cijfers duidelijk opgeteld ziet, leidt dit automatisch tot andere handelingen die de efficiëntie bevorderen.” Bovendien kan in Klippa aangegeven worden wie wat kan doen en zien, wat het proces controleerbaar en behapbaar houdt. “De internal control is erg belangrijk voor ons.”

Fout- en fraudepreventie
Fout- en fraudepreventie was een ander erg belangrijk aspect. “We weten nu precies hoe laat en waar er een transactie is geweest. Klippa maakt het over het algemeen een stuk eenvoudiger om verdachte transacties eruit te filteren.” Het is nu altijd helder in welke fase een declaratie zich bevindt. Daarnaast is het duidelijk wat er gedaan moet worden om de fasen te voltooien.

Eenvoudige integratie met derde systemen
Klippa’s front-end is eenvoudig te integreren met erg veel derde systemen. In het geval van BBNL kan Klippa’s API communiceren met BBNL’s Mendix back-end, het financiële systeem Unit4 Coda, SurePay en de identity provider Adaptive. “Deze workflow werkt uitstekend met onze eigen tussenlaag, wat eigenlijk een soort Middleware is.” 

Open voor vooruitstrevende samenwerking
De wederzijdse ambitie en de manier van samenwerken gaf voor Leon Backbier de doorslag. “De samenwerking met Klippa’s management en developers is hartstikke prettig. Ik vind het namelijk belangrijk dat men in een samenwerking openstaat om naar elkaar te luisteren en rekening te houden met elkaars wensen. Dat vonden we gelijk in Klippa.”

– Deze bijdrage wordt u aangeboden door Klippa. –