‘Data scientist wordt beste vriend CFO’

De ontwikkeling van proces mining is niet te stuiten. Grote bedrijven hebben de technologie massaal ontdekt. Middels speciale mining-software analyseren ze hoe de processen binnen hun organisaties écht verlopen, in tegenstelling tot hoe ze ooit ontworpen zijn. De procesdata analyseren ze vervolgens met als doel de processen efficiënter te maken.

Het in 2011 in München opgerichte Celonis loopt voorop in deze enorme IT-revolutie. Zeven jaar na oprichting bereikte het bedrijf al Unicorn-status (een waardering van 1 miljard dollar). Veel van de grootste bedrijven uit nagenoeg alle industrieën zijn al klant. Waaronder Shell, Unilever, Siemens en Vodafone. Alexander Rinke is co-CEO, mede-oprichter en Chief Product Owner van Celonis. In 2015 stond hij in de ‘Forbes 30 onder 30’, een lijst van topsprekers jonger dan 30 jaar. Ook werd hij onlangs benoemd tot lid van de Forbes Technology Council.

Lees ook: Hoe ABB door process mining zicht op waardeketen kreeg

Één grote uitdaging heeft Rinke niet. Hij wil vooral zoveel mogelijk waarde blijven leveren aan zijn klanten en daar heeft hij de juiste mensen voor nodig. “Er is zeker een war on talent gaande”, zegt de jonge software-ondernemer. “We moeten de goede mensen aantrekken. Dat maakt het grote verschil.” Celonis werkt nauw samen met universiteiten, o.a. de Technische Universiteit Eindhoven waar top-hoogleraar Wil van der Aalst – grondlegger van process mining – tot voor kort aan verbonden was. Celonis organiseert ook veel hackathons. Alles om talentvolle data scientists “vroeg te kunnen binden en boeien”.

Miljoenen gebeurtenissen

Process mining begint met eventdata; data over gebeurtenissen. Een event is voor te stellen als een regel in een spreadsheet of een databasetabel. Iedere regel staat voor de combinatie van een case (klant, patiënt of leerling), activiteit (bestellen, aanmelden, betalen) en tijd (wanneer het heeft plaatsgevonden): de drie bouwstenen die je in ieder geval nodig hebt. In dit digitale tijdperk worden deze data steeds vaker opgeslagen en zijn ook de analyse-tools beschikbaar om miljoenen gebeurtenissen per seconde te analyseren. Celonis biedt zo’n tool die uit alle systemen in een organisatie de benodigde data destilleert voor bepaalde procesanalyses.

De output bestaat uit procesmodellen: grafische beschrijvingen van de processen, zoals ze echt uitgevoerd worden. Dat dit veel oplevert bewijzen vroege voorlopers in process mining. Een grote wereldwijde klant stelde zich tot doel miljoenen aan productiviteitsverbetering te realiseren. Process mining is daar een belangrijk onderdeel van. “Een van de geanalyseerde processen is order to cash”, vertelt Rinke. “Ontdekt werd dat bij elke bestelling een credit check werd uitgevoerd. Dat vertraagde enorm, bleek uit de procesanalyse. De configuratie is daarop aangepast, zodat de limiet van vaste klanten sterk werd opgevoerd. Dit resulteerde in 50 procent snellere shipping. Zo maar een klein voorbeeld uit het bedrijfsbrede programma.”

Schrikken

De ultieme klant van Celonis is vaak de CFO, omdat die als taak heeft de productiviteit te verbeteren. “Het begint vaak met het doorlichten van één bedrijfsproces, bijvoorbeeld supply chain, klantenservice, order-to-cash of purchase-to-pay”, aldus Rinke. “In een end-to-end check wordt duidelijk wat er echt gebeurt. Dat is vaak even schrikken. Wat volgt, is een root cause-analyse. Welke klanten creëren het meeste werk? Welke stappen in het proces houden de boel op? Welke handelingen worden overgeslagen die later juist weer meer werk kosten?

Dan volgt het ‘repareren’: stappen erin, stappen eruit, acties vervroegen, taken automatiseren middels RPA (Robotic Process Automation).” Voor die laatste stap heeft Celonis de Intelligent Business Cloud op de markt gebracht, gebaseerd op hun process mining-technologie. Rinke: “Eerst waren we een soort MRI voor bedrijfsprocessen. Nu hebben we een business engine toegevoegd die medewerkers suggesties geeft om processen te verbeteren. Dit leidt tot een enorme versnelling in de bedrijfstransformaties.”

Slimme computers elimineren geen mensen

Gevolg van de productiviteitswinst is dat medewerkers vrijkomen voor belangrijkere zaken. Het idee dat AI massaal mensen gaat vervangen is zwaar overdreven, vindt Rinke. “Wij, die nota bene midden in de tech-revolutie zitten, zien dat niet gebeuren. Slimme computers kunnen werk elimineren, maar geen mensen. Want machines zijn niet empathisch, ambitieus en creatief. Je hebt de creatieve kracht van mensen nodig om succesvol te zijn. Een van onze klanten ontdekte dat eenvijfde van de facturen die voorheen opnieuw verwerkt moesten worden nu het proces doorlopen zonder onnodige en ongewenste handelingen. Berekend werd dat de vijf meest cruciale herbewerkingstaken gelijk stonden aan het werk van 17 fulltime werknemers die vroeger inkooporders corrigeerden. Zij doen nu zinvoller werk, zoals leveranciers zoeken en verbinden en werken aan goede partnerrelaties en dito deals.”

"De CFO moet deze kar trekken"

De reden dat het nu zo snel gaat met de groei, is volgens de tech-ondernemer dat bedrijven slimmer moeten gaan werken. Ze hebben geen keuze. Klanten worden met de dag veeleisender. “Wanneer mensen tien seconden moeten wachten om een film op Netflix te starten, duurt dat ze al te lang. Je kunt het je niet langer veroorloven om niet efficiënt te werken”, aldus Rinke. “Outsourcing, de oude oplossing, werkt vaak niet meer zo goed. Bovendien worden de prijzen hoger, dus zie je dat bedrijven dat werk terughalen. De enige manier om productiever te worden is door slimmer te gaan werken. Dat stelt je dan vervolgens in staat om te innoveren en te groeien.”

Cruciale rol CFO

De CFO is de grote facilitator van deze ontwikkeling. “Meer dan ooit een cruciale rol”, stelt de tech-entrepreneur. “Vraag aan een willekeurig bedrijf of ze in een transformatie zitten en het antwoord is ‘ja’. De CFO moet deze kar trekken.” In de nabije toekomst, zullen finance executives nog veel meer data driven zijn. “De essentie van de transformatie is dat alles gedigitaliseerd wordt en data genereert. Nu werkt de CFO nog veel met consultants, whiteboards en powerpoints. Straks is de data scientist zijn of haar beste vriend. Data science maakt het allemaal leaner en veel efficiënter. De data-revolutie zit nu echt in een stroomversnelling. Een uiterst opwindende tijd om CFO te zijn.”