Exact werkt aan exponentiële organisatie

In een gezamenlijk gesprek met Erik van der Meijden en Onno Krap over disruptie en exponentiële groei en de samenwerking tussen CEO en CFO, schetst Van der Meijden kort de weg die de afgelopen vier jaar is afgelegd. “Op het moment dat ik kwam, waren er veel veranderingen in de markt waar Exact tot op dat moment nog niet heel erg goed op had gereageerd. Er was geen duidelijke strategie, iedereen deed zijn eigen ding. Er was veel beweging, maar we kwamen niet vooruit.” Om hier verandering in te brengen, werd in korte tijd een duidelijk strategie opgezet waarbij de Nederlandse en internationale organisaties werden geïntegreerd in een op internationale klanten gerichte organisatie onder de naam Business Solutions. Deze businessunit is aanbieder van ERP en business managementoplossingen voor klanten met tussen de 50 en 1000 medewerkers. “Deze klanten krijgen een product dat hun in staat stelt om de operaties in verschillende landen op een uniforme manier te runnen. Consolidatie vindt plaats op het hoofdkantoor met volledige transparantie naar de onderliggende processen. Daarnaast hebben we gewerkt aan de lancering van een ‘private cloud’. Dat heeft geleid tot een aanwas van klanten waardoor er bij Business Solutions weer sprake is van groei is na een aantal jaren van daling.” DisruptiefDe groeibriljant is Cloud Solutions dat met Exact Online clouddiensten aan kleinere bedrijven aanbiedt. “Daar hebben we hard op ingezet”, aldus Van der Meijden. “We zagen de beweging naar cloud en naar gestandaardiseerde producten en in onze optiek was cloud disruptief. Een accountant kan in de cloud samenwerken met zijn klant en dezelfde dataset bewerken waardoor beiden dezelfde view op de financiële situatie van de onderneming krijgen. In plaats van een schoenendoos met bonnen aan het eind van het jaar, hebben zij actuele informatie en kunnen zij elkaar helpen om op tijd bij te sturen.” Naast Nederland en België waar het begon, is Exact Online ook gelanceerd in Amerika, Engeland, Duitsland, Frankrijk en Spanje en er wordt nu gekeken naar Zuidoost-Azië. “De groei gaat erg hard, als je het hebt over een disruptieve groei dan is het daar”, stelt Van der Meijden. “We hebben wereldwijd 280.000 klanten waarvan 250.000 in Exact Online en 30.000 in Business Solutions producten. We hebben vorig jaar 52.000 klanten toegevoegd, dat is 1000 per week oftewel 1 per tien minuten. We zijn nu aan het nadenken hoe we dat kunnen omvormen van 1 per 10 minuten naar 10 per minuut en wat voor een organisatie we dan moeten bouwen.”De ondersteuning voor een exponentiële organisatie staat reeds in de steigers volgens Krap. Met   het opsplitsen van de onderneming in drie businesses, zijn alle ondersteunende functies zoals facilities, IT, HR, accounting etc. al apart gezet met als doel deze te centraliseren, te standaardiseren en te automatiseren. Dat is belangrijk volgens Krap want: “Het is leuk dat een deel van je organisatie met 35 tot 40% groeit per jaar, maar je hebt een schaalbare supportorganisatie nodig die met slimme technologie dit proces kan ondersteunen.”  Erik van der Meijden  Exponentiële organisatie Het idee van een exponentiële organisatie komt van Van der Meijden, maar het is volgens Krap aan de rest van de organisatie om hier handen en voeten aan te geven. “Hoe vertaal je het begrip exponentieel en wat ga je dan daadwerkelijk doen om dat te realiseren? Voor een deel zitten we, zoals ik net aangaf, al in dat proces. Het begrip ‘central for local’ past heel mooi op een exponentiële organisatie. Het sluit ook precies aan bij het cloudmodel, dat  is ook ‘central for local’. In feite moet de hele organisatie, verkoop, marketing, support en ondersteunende functies worden ingericht volgens diezelfde filosofie.” Cloud biedt nieuwe mogelijkhedenDe cloud biedt volgens Van der Meijden nieuwe mogelijkheden. “Wij hebben ongelooflijk veel data van klanten. Je moet heel erg oppassen wat je met die data doet, die is uiteindelijk van de klant. Wij zoeken naar manieren om met behulp van die data, uiteraard met toestemming, toegevoegde waarde aan die klant te leveren. Wij kunnen die data omzetten in bruikbare informatie zoals bijvoorbeeld een benchmark zodat de klant kan zien hoe hij het doet t.o.v. peers. We hebben ook ERP In de cloud en ook hier weten we veel van de klant. Dit biedt de mogelijkheid om op andere gebieden zoals bijvoorbeeld supply chain of bijvoorbeeld voorraden nieuwe inzichten te leveren.”Digitale businessDigitaal is volgens Van der Meijden echt de kern van de dienstverlening. “Steeds meer diensten zijn digitaal, bijvoorbeeld een app waarmee je iets kunt bestellen of waarmee je een hotel kunt boeken. Laatst kreeg ik bij aankomst in China meteen een melding van Booking.com: kunnen we je helpen een hotel te boeken? Dat is digitale business en daarmee laat je zien dat je aan een specifieke klant waarde kunt toevoegen door een specifieke dienst aan te bieden in de vorm van een suggestie. Ook wij kijken hoe wij onze klanten kunnen helpen door in onze software dit soort suggesties in te bouwen. Een voorbeeld hiervan ligt op het gebied van fintech.  Bij het kijken naar dit soort oplossingen komt de rol van Onno sterk om de hoek kijken. Hij heeft veel expertise en ideeën ingebracht over hoe je dat zou kunnen structureren en wat een klant nodig heeft om zijn bedrijf financieel te runnen. “Krap: “In de digitale wereld gaat het over relevant zijn door op de juiste plaats, het juiste moment, de juiste aanbieding te creëren. We zouden een ondernemer bijvoorbeeld kunnen helpen met zijn cashflow forecasting. Als uit deze forecast naar voren zou komen dat hij op een bepaald moment een cashprobleem krijgt dan zouden wij hem door middel van geautomatiseerde oplossingen kunnen helpen zijn cashflow te managen. Bijvoorbeeld door geautomatiseerd toegang te bieden tot kredietverschaffers. Er zijn ook tal van mogelijkheden om factuurmanagement, factoring of short term financing, op een geautomatiseerde manier als onderdeel van je product te leveren. Dan praat je over geïntegreerde fintech.”Massive Transformative PurposeDe vraag dringt zich op hoe je bij deze sterke uitbreiding van activiteiten en exponentiële groei de organisatie simpel houdt en ervoor zorgt dat iedereen dezelfde kant op gaat? Het antwoord ligt volgens Van der Meijden in de structuur van de organisatie waarbij alles schaalbaar is en in een zeer duidelijke missie: een Massive Transformative Purpose (MTP).  “Bij de transformatie van de onderneming naar de cloud moesten we goed kijken hoe we dat gingen doen, hoe we de mensen mee zouden kunnen krijgen naar de toekomst.  In het proces hebben we een aantal oude kantoren gesloten en nieuwe kantoren geopend die fris en vol energie de cultuurdrager zijn van het nieuwe Exact. Rondom nieuwe initiatieven hebben we teams opgezet die de route om nieuwe diensten te ontwikkelen die relevant zijn voor onze klanten, te onderzoeken. Een sterk MTP, waarin mensen zich herkennen en waaraan ze willen meewerken, zorgt ervoor dat iedereen dezelfde kant op beweegt. Ons statement is: “We empower SME’s to be the driving force of the global economy”.  Het mkb is de groeimotor van de economie, maar zodra er maar iets gebeurt, een wereldwijde crisis, draaien banken de geldkraan dicht en kunnen bedrijven niet meer groeien. Wij willen deze bedrijven helpen. In principe zijn we in staat, met de gegevens en analytische software die we hebben, om een creditrating te doen waardoor je die klant in een paar minuten een financieringsaanbod kunt doen. Of we dit zelf doen of via een bank doet er niet toe, wij zijn de interface. Uiteraard doen we dit alleen met toestemming van de klant.”EcosysteemOp dit moment is Exact al bezig een aantal stappen te zetten zoals de eerder genoemde fintech initiatieven. Daarnaast is er een business community initiatief en zijn er initiatieven rond block chain hoewel het nog onzeker is welke kant het opgaat.  “We kijken ook sterk naar marktplaatsen: we hebben 250.000 klanten die online met ons verbonden zijn. De ervaring leert dat als je je ecosysteem wilt versterken je de klanten met elkaar moet verbinden. Dat kun je doen door relevante transactie-suggesties aan klanten te geven. De business community wordt uiteindelijk bepalender om met Exact te werken dan puur het product”, verwacht Van der Meijden. Krap vult aan: “Op dit moment is Exact Online met name een “system of record” en we willen naar “system of engagement” waarmee je niet alleen je boekhouding doet maar veel meer omdat het systeem relevanter wordt voor de bedrijfsvoering. Door aanvullende diensten te bieden, zoals vergaande vormen van geautomatiseerde transacties, proberen we klanten zover te krijgen dat ze het systeem gaan gebruiken voor hun dagelijkse business in plaats van alleen voor de boekhouding. Er zijn allerlei vormen van transacties mogelijk die je automatisch kunt inlezen of uitvoeren. Daarmee wordt de administratie vanzelf steeds meer up to date en daardoor relevanter, ook voor andere diensten.”   Onno Krap De rol van de CEO en CFOOver de rol van de CEO en CFO wordt veel gesproken in de CFO Community. Ron Hemmer, CFO van Hunkemöller, gaf ooit de metafoor: “De CFO moet ervoor zorgen dat de organisatie driftend door de bocht gaat maar er niet uitvliegt. Hij moet ervoor zorgen dat ze niet te langzaam gaan. “Op de vraag hoe hij dat ziet, antwoord Krap in dezelfde metafoor: “De CFO moet groei faciliteren en dat kan niet door continu aan de noodrem te trekken, maar hij moet wel laten zien hoe de bocht loopt.  Hij moet niet alleen in de achteruitkijkspiegel kijken maar zorgen dat de consequenties van plannen ingekaderd worden door piketpaaltjes naar de toekomst te slaan. Natuurlijk hebben we weleens discussie over de plaats van die piketpaaltjes, maar het belangrijkste is dat ze er staan zodat je niet met een blinddoek voor je ogen rijdt. Als je niet in staat bent om de consequenties van plannen te vertalen in financiële doelstellingen, dan weet je niet wat je aan het doen bent. Dat is volgens mij de rol van de CFO. Leuk dat geslip, maar we moeten wel weten waar die bocht ligt is en hoe die loopt.”Volgens Van der Meijden vullen zijn karaktereigenschappen en die van Krap elkaar goed aan. “Onno is heel erg procesgericht, ik ga meer op zoek naar opportunity’s. Onno is degene die deze opportunity’s fileert en structureert. Hij bedenkt welke risico’s er zijn en maakt de financiële planning die er tegenaan komt te liggen.  Een paar weken geleden ben ik in China geweest om met potentiële partners te praten. Bij een mogelijke joint venture komen allerlei financiële, juridische en tax zaken kijken. Daar is Onno veel beter in, daar heb ik het geduld niet voor. ““Erik is vaak de initiator van een initiatief en ik trek hem aan zijn jasje om even te gaan zitten met een paar mensen om het allemaal even goed door te denken”, verduidelijkt Krap. Hoewel er geen duidelijke sprake is van een strikte grens tussen de taken van de CEO en CFO hebben beiden wel een duidelijke taakopvatting. “Ik ben een intuïtieve bestuurder, ik luister en zie wat er om me heen gebeurt en heb een soort intern kompas waardoor ik weet welke kant ik op wil. Ik ben veel met strategie bezig. Ik denk heel sterk in beelden en zie de hele puzzel.  Onno houdt zich ook met strategie bezig, maar hij is een sterke structuur en systeemdenker. Hij kijkt naar de stukjes en bedenkt hoe ze in elkaar passen. Soms ontbreken er ook wel eens stukjes of past het stukje niet, dat kunnen de meest briljante business ideeën zijn. Dan is het belangrijk dat wordt gekeken of het op een andere manier past.” Ook Krap benadrukt dat zij ieder een eigen rol hebben. “We doen alle business reviews samen waarbij we beiden onze eigen invalshoek hebben in lijn met wat Erik zei. Ik challenge wat meer vanuit wat ik zie in de cijfers en Erik wat meer vanuit zijn gevoel. Die combinatie werkt heel goed. “CultuurveranderingNu de nieuwe lijnen zijn uitgezet, rest de vraag hoe je de mensen in de organisatie mee krijgt in alle veranderingen. Krap: “Dat is mega ingewikkeld maar het begint met strategie. Waar gaan we heen? Vervolgens moet je heel erg veel communiceren over die strategie en niet te beroerd zijn om punten aan te passen, maar ook om afscheid te nemen van mensen die niet binnen de strategie passen. Langzamerhand verandert dan ook de cultuur binnen een organisatie en bewegen mensen meer vanzelfsprekend in de juiste richting. Als dan de resultaten beter zijn, ontstaat er meer ruimte om te investeren en als dan ook nog Private Equity je meer ruimte biedt, dan staat er opeens een totaal andere organisatie. Dat is gaaf om te zien.”Van der Meijden is van mening dat mensen een horizon willen zien. “Je kunt mensen enthousiast maken door resultaten te delen, maar je kunt ze nog enthousiaster maken door te laten zien waar je naartoe gaat met de organisatie. Door allerlei vormen van nieuwe dienstverlening transformeren we naar een heel andere organisatie die daadwerkelijk het mkb wereldwijd helpt hun business te laten groeien. Dat is heel inspirerend. Je ziet het in teruglopende verloopcijfers en verbetering van het engagement. De hele organisatie krijgt meer energie. Die energie wordt naar buiten gericht.”