In 12 stappen naar een Shared Service Center

Of een SSC ook voor uw organisatie geschikt is, hangt voor een groot deel van de organisatiestructuur af, maar ook van de wil bij het personeel om het SSC te laten slagen. Bij de keuze om een SSC te implementeren zijn er vele valkuilen waar rekening mee gehouden dient te worden. Folkert-Jan Jager (Finance Director Chubb Varel) was betrokken bij de opzet van een SSC tijdens een overnameproces en kampt met gemengde gevoelens, daar SSC het controllers moeilijk kunnen maken om added value naar de business te genereren. Frank Verhoef (Directeur Service Center ParnassiaBavo Groep) ziet een SSC juist als vereenvoudiging van het werk van de controller, omdat er gewerkt wordt met een eenduidige manier van vastleggen van gegevens. De derde spreker, Ruud Wilgenkamp (Manager Shared Services Vanderlande) ziet een SSC als een kans om hoog ontwikkeld en geconcentreerd vakmanschap samen te brengen om zo het leven van de controller te vergemakkelijken. Op basis van de discussie en de inbreng uit de zaal volgen hieronder de tien gouden tips die elke financial zou moeten hanteren bij de eventuele implementatie van een SSC. Stap 1: Het venijn zit in de START. Onderschat vooral niet hoeveel werk het opzetten van een Shared Service Center kost. Alle mogelijke problemen moeten worden doordacht en de kleinste processen moeten helder zijn. Computerproblemen kunnen bijvoorbeeld voor een enorme vertraging in de workflow zorgen. Stap 2: Breng alle processen op orde voor het SSC in het leven geroepen wordt. Te vaak wordt gedacht dat afzonderlijke, decentrale processen verbeterd kunnen worden in een centraal SSC. Door eerst de huishouding op orde te brengen vergroot u de kans van slagen van een SSC echter aanzienlijk. Stap 3: Zoek de juiste mensen bij elkaar voor het SSC. Vaak worden de beste mensen uit de decentrale vestigingen gehaald, maar passen zij ook bij elkaar? Wees vooral ook niet bang om een slechte match te herstellen. Stap 4: ‘Oude stijl’- boekhouders kunnen in een ‘Nieuwe Stijl’-organisatie vaak minder goed uit de voeten. Data-analysten zijn de financials van de toekomst, die dan ook in een SSC veel beter zullen functioneren. Stap 5: Groot voordeel van een SSC is de inzichten in data. SSC kunnen fungeren als tool om de hele organisatie helder te krijgen. Decentraal worden bepaalde problemen niet gesignaliseerd, terwijl tezamen met alle gegevens vaak de ernst van de situatie wel duidelijk wordt. Stap 6: Het opzetten van een SSC gaat in fasen; probeer dan ook alles niet meteen te doen maar blijf de basics in de gaten houden. Service aan de klant is daarbij het meest van belang.

____________________________________________________________________________

Alles over Shared Service Centers in één dag!Veel (grote) ondernemingen hebben een Financial Shared Service Center, besparen kosten en verhogen de kwaliteit van de administratieve processen. Dankzij shared service centers is het makkelijker te voldoen aan de financiële wet- en regelgeving en worden de kosten van de financiële functie omlaag gebracht. Maar toch blijkt dat niet iedereen altijd even tevreden is. De cursus Financial Shared Services leert u uw SSC te optimaliseren! Klik hier voor het volledige programma

____________________________________________________________________________

Stap 7: Kostenbesparing realiseer je niet over één nacht ijs en zeker niet zonder de nodige inspanning. Temper uw verwachtingen over winsten op korte termijn. Stap 8: Alleen met mensen die de business van voor tot achter kennen, kan de opzet van een SSC succesvol zijn. Daarbij zijn managegementkwaliteiten belangrijker dan financiële; men moet goed in staat zijn alle verschillende zaken centraal bij elkaar te brengen. Stap 9: Bedenk van tevoren een exit-strategie bij outsourcing naar een ver land. Geregeld komt het voor dat de dienstverlening van bijvoorbeeld een buitenlandse helpdesk onder de maat is. Het zal u verbazen hoe weinig bedrijven prestatieafspraken ook meteen duidelijk vastleggen. Stap 10: Harmoniseer uw ICT-systemen. Zonder gedegen ICT-systeem is een SSC gedoemd om te mislukken. Daarbij: zonder een eenduidig systeem kan het SSC ook niet optimaal functioneren. Laat een eventueel nieuw systeem testen door de mensen die er mee moeten gaan werken; niet door diegenen die er verstand van hebben. Stap 11: Het is essentieel dat de controller en toekomstige financiele afdeling van het SSC aan dezelfde kant van de tafel zitten en samen werken aan verbetering van het SSC. Voorkom een wij/zij situatie. Stap 12: Mocht u het SSC gerealiseerd hebben; zorg voor goede communicatie. Des te meer informatie het SSC kan ontsluiten van de gehele organisatie, des te minder het nut van dat SSC uitgelegd dient te worden. Ga daarom ook goed na aan wat voor soort informatie de interne klant behoefte heeft.