Is procesautomatisering met robotics de toekomst van finance?

De rol van financiële leiders verschuift. Om concrete business value te creëren is het zaak dat zij als technologie evangelisten groeimogelijkheden identificeren en nieuwe strategieën formuleren. 

Veel CFO’s vonden technologie vooral risicovol. Het kon immers tot vertragingen en kostenoverschrijdingen leiden. De gangbare overtuiging is nu dat technologie concrete waarde kan brengen. Ook de CFO wil daarbij verder gaan dan alleen uren- en kostenbesparingen. Het doel is processen vergaand te automatiseren en technologie te benutten om business strategieën en cruciale initiatieven te ontwikkelen en te ondersteunen.

In het verleden was robotics al bijzonder ingrijpend voor de productie van bijvoorbeeld auto’s. Recent voorspelde Oxford University de automatisering van 35 procent van alle banen in de komende 10-20 jaar. In de Business Process Outsourcing sector (BPO) en Shared Service Centers (SSC) is Robotics Process Automation (RPA) sterk in opkomst. Innovatieve technologische oplossingen leveren concrete verbeteringen voor efficiency en kwaliteitsmanagement. De ontwikkeling en toepassing van robotics verschuift zo van evolutie naar revolutie. 

Wat is RPA?

Robotics Process Automation is automatisering waarbij een computer (robot) de bestaande software gebruikt zoals een menselijke gebruiker dat ook zou doen. RPA voert simpelweg de acties uit op basis van bepaalde regels, en gebruikt bestaande applicatiesoftware zoals een persoon dat zou doen om een transactie of proces te volbrengen. In wezen is RPA 'robotics software' die bedrijven kunnen configureren om acties in bestaande applicaties op te vangen en te interpreteren. 

Wanneer RPA software eenmaal getraind is en processen begrijpt, kan het automatisch transacties uitvoeren, data bewerken, reacties oproepen en zo nodig communiceren met andere systemen. Er zijn al tools voor het verzamelen van data, zoals screen scrapping en digital image recognition en voor het bezoeken van een server of voor links aan een website. 

Robots kunnen met verschillende applicaties te werken en de procedurele kennis die zij gaandeweg opdoen in een kennisdatabank organiseren en deze delen met andere robots (de bot draait op een virtuele machine in het datacenter). Dit geldt voor bots die de bestaande applicatiesoftware manipuleren om een proces te voltooien of cognitieve computersystemen die kennis uit data krijgen als een ‘ervaring’. Deze ervaring gebruiken ze voor toekomstige situaties. Robotics technologie is ontworpen om de vraag naar mankracht te verlagen of zelfs te elimineren, voor taken als IT-ondersteuning, workflow, remote infrastructure en complete back-office processen voor finance, accounting, supply chain management, klantenservice en HR. 

Het Robotica spectrum:

Procesautomatisering: Complete proces automatisering van A tot Z en bouw van Standard Process Automation Templates (met uitbreidingsmogelijkheden).

Mash-ups: Geïntegreerde desktop is een belangrijk onderdeel van het Digital Workforce Platform; het biedt kenniswerkers één informatiebron, voorkomt schakelen tussen schermen en biedt extra informatie, inzicht en opties om de kennismedewerker te onderbreken en te ondersteunen bij besluitvorming.

Digitale assistentie: Maak afspraken met de belangrijkste leveranciers, bouw vaardigheden en capaciteiten op en implementeer een virtuele assistent (Operations Help Desk, HR Portal, Technology Operations). Dit alles geïntegreerd met het Digital Workforce Platform.

Cognitieve autonome oplossingen: Maak afspraken met de belangrijkste leveranciers, bouw sterke vaardigheden en capaciteiten op in vooraanstaande technologische applicaties, zoals Predictive Analytics, Automatic System en Process Tuning, System Personalisation, Anomaly Detection en Recommender Systems.

Hoe realistisch is RPA?

In de dagelijkse realiteit kent de inzet van robots wel beperkingen. Processen moeten namelijk repetitief en deterministisch zijn, zoals in Shared Service Centers en back-offices. Juist daarom voorzien we geen massale vervanging van menselijke arbeid. Eerder een heroriëntatie van het personeel, dat zich concentreert op de taken die menselijke analyse, oordeel en inzicht vereisen. Ervaringen bij Accenture tonen aan dat robotafhandeling van inkooporders de transactietijd halveert. Gerobotiseerde ‘digitale assistenten’ die kunstmatige intelligentie en machine learning via social media toepassen kunnen operationele kosten met 80 procent verlagen. 

Er zijn speculaties dat de komende vijf jaar bijna één derde van de BPO-bedrijven failliet gaat, omdat ze niet in robotica investeren. Hun zakelijk succes hangt sterk af van de prijs en ook SSC’s lopen dus grote risico’s. Hoewel RPA al sinds 2005 bekend is, duurde het even voor BPO’s en SSC’s voldoende voordelen zagen om te investeren. BPO’s die dat deden, profiteren nu van kostenbesparingen bij offshoring. Ook near- en onshore SSC’s kunnen robotica breed toepassen voor hun (back-office) processen. Naast Accenture gebruiken verschillende bedrijven momenteel RPA in processen voor Finance & Accounting, Record to Report, Invoicing, Order Management, HRM, Customer Services en claimverwerking. 

Wat kunnen organisaties automatiseren? 

Alles wat in exacte regels te omschrijven is (clean data en logische regels), is te automatiseren. Momenteel toont Finance & Accounting (F&A) de meeste interesse. Deze transacties verlopen volgen strikte regels en zijn gebaseerd op grootschalige data-entry en validatietaken. Voor deze handmatige, repetitieve regelgebaseerde taken kunnen organisaties software robots configureren. Zij voeren het werk uit tegen veel lagere kosten dan mensen.

Geschikte activiteiten voor RPA zijn:

Robots fungeren als geautomatiseerde assistenten en zijn ontworpen om samen te werken met mensen. Tegelijkertijd rapporteren ze doorlopend over de voortgang. Een robot hoeft de data niet te begrijpen. Hij hoeft alleen het proces te begrijpen en waar het proces verschilt op basis van de input. De robot lost ook symptomen (van inefficiëntie) op zonder vragen over de achterliggende redenen. Robotics behaalt dezelfde voordelen in vergelijking met vervanging van onderliggende systemen en met minimaal risico, kosten en operationele impact.

De voordelen van RPA?

Directe Voordelen

– robots zijn 75 procent goedkoper dan offshored fte’s, en 90 procent goedkoper dan onshored fte’s

– robots zijn 24/7/365 beschikbaar

– directe automatisering van honderden kleine tot middelgrote procedures

– enorm gereduceerde verwerkings- en leadtijden

– geen kostbare integratie of herontwikkeling van processen

Indirecte Voordelen

– kwaliteitsverbetering door eliminatie van menselijke fouten

– eenvoudige overdracht van extra capaciteit, indien nodig

– de optie om transactieprocessen onshore uit te voeren en dus te voldoen aan compliance-eisen of bij twijfel over het offshore uitbesteden van processen

– de virtuele omgeving is eenvoudig op- of af te schalen

Sleutelrol CFO

Het afgelopen decennium bepaalde het beheersen van arbeid de markt. Nu staat de vervanging van arbeid door gespecialiseerde systemen centraal. RPA is zeker niet nieuw, maar technologieën ontwikkelen zich razendsnel. De voordelen van RPA-technologie zijn evident. Het is essentieel dat organisaties de nieuwe mogelijkheden en kostenbesparingen benutten als ze het 'tipping point' voor hun branche niet willen missen. 

Of het nu volledige eliminatie van handmatige processen betreft of het faciliteren van rechtlijnige procedures, RPA wordt in de nabije toekomst een significant onderdeel van financiële organisaties. Ongeacht of het om een evolutie of revolutie gaat, is dit het moment om serieus na te denken over Robotics Process Automation. Als technologie evangelist moet de CFO een sleutelrol in de discussies spelen.

Ingmar Pul, Jules Smeets en Hans van Dokkum zijn Consultants bij Accenture Strategy