Leiderschap op het scherpst van de snede

Tijdens een masterclass op CFO Day gaf Swillens aan de hand van twee cases die hij zelf heeft meegemaakt en de lessen die hieruit zijn te trekken, de aanwezige CFO’s een inzicht in leiderschap in deze wereld die in het leger wordt aangeduid als VUCA. Een panel van financials trok vervolgens de paralellen tussen leiding geven in de militaire en in de financiële wereld. In 2008 was Swillens commandant van een eenheid in Uruzgan in Afghanistan die bestond uit 800 man. Er waren al zeven missies voor deze missie geweest en er zouden er daarna nog enkele volgen. “Het is een missie geweest waarin Nederland echt heeft gevochten. Er is een aanzienlijk aantal mensen gewond geraakt en een aantal personen is gesneuveld in die tijd. Op het moment dat je weet dat jouw besluiten er toe kunnen leiden dat mensen gewond raken of gedood worden, geeft dat een andere dimensie aan leidinggeven”, aldus Swillens.Kiezen voor de aanvalEen van die acties waarbij zijn eenheid betrokken was, was het opruimen van een bolwerk van de Taliban dat op 5 tot 6 kilometer van de Nederlandse post in Tarin Kowt lag in de Baluchi-vallei. Swillens schetst de dilemma’s. “De vraag was: ruimen we die stronghold op zodat we er geen last meer van hebben in de toekomst, of containen we het probleem? Als we het containen hebben we op de korte termijn geen slachtoffers maar op de langere termijn neemt de kans daarop wel toe omdat de vijand op hele korte afstand zijn plannen kan voorbereiden. Ga je het doen dan weet je zeker dat in de weken die de operatie in beslag neemt je mensen gaat verliezen.” Alle opties werden uitgebreid besproken en uiteindelijk werd gekozen voor de aanval. “We hebben de operatie uitgevoerd in samenwerking met andere troepen, het bolwerk werd opgeruimd en er is een eigen post geïnstalleerd.”Terugkijkend naar de lessons learned van deze operatie stelt Swillens: “Je moet dit doen vanuit een visie die echt klopt, waar je volledig achter staat en die je vrij eenvoudig aan je mensen kunt uitleggen. Je moet van tevoren duidelijk maken waarom het belangrijk is dat je op dat moment die actie met bijbehorende risico’s onderneemt. En je moet de risico’s die eraan verbonden zijn zeer goed afwegen.” Voorbereiden met wargamingBij een operatie waar er wat meer tijd is om te plannen, is wargaming volgens Swillens een enorme hulp. “Je spreekt het plan door en kijkt naar de 2e en 3e orde-effecten. Je kunt nog zo goed plannen, je moet je er altijd bewust van zijn dat er effecten gaan optreden die je niet hebt voorzien. Zoals Von Clausewitz al stelde: degene die wint is degene die het beste in staat is om met frictie om te gaan. Je moet kunnen omgaan met het verschil tussen plan en uitvoering. Dat is een les die volgens mij in het bedrijfsleven ook geldt.”Paul Verhagen, CFO van Fugro, herkent wat Swillens zegt. “Een goede visie is erg belangrijk bij de finance transformatie van Fugro. De beslissingen die je neemt hebben een grote impact op mensen, er vallen niet direct doden of gewonden maar er vallen wel slachtoffers. Je moet dit kunnen rechtsvaardigen vanuit een breder belang, het bedrijf moet concurrerend zijn en blijven anders krijg je op de lange termijn nog meer slachtoffers. Je neemt gecalculeerde risico’s en neemt soms beslissingen op basis van informatie die niet compleet is maar is geënt op ervaring en andere feiten.” Ook Herman Molenaar, CFO van Vanderlande Industries, herkent de situatie en de dilemma’s van Swillens. “Wij zijn tot nu toe autonoom gegroeid, maar voor verdere groei kijken we naar acquisities. Daarbij probeer je ook zo goed mogelijk alle opties te bekijken en risico’s af te wegen.” Het tweede voorbeeld dat Swillens de CFO’s voorlegt heeft te maken met een noodsituatie waarbij er onmiddellijk een oplossing moet worden gezocht. Het betreft een melding van een mogelijke zelfmoordaanslag binnen 24 uur op een plek waar mogelijk Nederlandse troepen actief zijn en waarbij het doelwit niet exact bekend is. Parallel planproces bij zelfmoordaanslagSwillens; “Je hebt hierbij een zeer korte reactietijd, ga je ingrijpen met alle risico’s van dien of laat je het lopen en hoopt er het beste van wat vaak in dit soort situaties helemaal niet zo’n verkeerde optie is. Soms is het verstandig om de kat uit de boom te kijken en te onderzoeken hoe betrouwbaar de informatie is en wat de gevolgen zijn van wel en niet handelen. In dit geval hebben we heel snel een parallel planproces opgestart vanuit het hoofdkwartier maar ook vanuit de plek waar de uitvoerende eenheid zit. Er vinden tegelijkertijd analyses plaats van de situatie. Ik heb mijn commandant twee uur de tijd gegeven om met een plan te komen. Hij analyseert de opdracht en bestudeert de factoren die van invloed kunnen zijn, zoals de betrouwbaarheid van de informatie, en ontwikkelt met zijn mensen een integraal plan of soms meerdere plannen. Optie 1 is we gaan niets doen, optie 2 is zelf ingrijpen en optie 3 is ingrijpen samen met de Amerikanen en Afghanen. Er zitten aan alle opties voor- en nadelen die je bespreekt en uiteindelijk hak je de knoop door.”Er werd gekozen voor ingrijpen en de zelfmoordaanslag werd voorkomen, maar tegelijkertijd vond er in een dorp verderop een tweede zelfmoordaanslag plaats waarbij doden vielen. Op de vraag of hij de actie niet mislukt vindt omdat hij de tweede aanslag niet heeft voorzien stelt Swillens: “Dat is heel erg en natuurlijk ga je als het mis gaat alles nog eens zoveel keer na; wat heb ik niet gezien, wat heb ik fout gedaan? Maar ik zie het niet. Belangrijk is wel dat we leren van deze ervaring en die meenemen in de opleiding.”Vertrouwen in mensenExtreem belangrijk in dit soort situaties is volgens Swillens dat je de commandant, ook al zit hij op afstand, goed kent. “Je moet weten of het een nadenkende jongen is, of hij gewend is risico’s te nemen en of hij goed in de materie zit. Je moet vertrouwen hebben in je mensen en zij moeten vertrouwen in jouw hebben. Verder is ook heel belangrijk dat je je eigen tegenspraak creëert. Als je een aantal maanden met een groep optrekt zit het risico van groepsdenken er in. Je moet jezelf scherp houden.”Een van de aanwezigen wil weten wat er gebeurt als Swillens en zijn commandanten van mening verschillen over de aanpak. “Eerst proberen we tot overeenstemming te komen door uit te leggen waarom we tot die afweging zijn gekomen. Lukt dit niet dan zoeken we even een ‘zachte steen’ op om met een onafhankelijk persoon tot een oplossing te komen. Het is niet zo dat ik automatisch beslis, ik loop wel heel nadrukkelijk mijn oplossing na. Je moet als commandant niet alle beslissingen nemen want dan worden je manschappen lui en gaan denken: hij lost het wel op. Uiteindelijk ben je als commandant natuurlijk wel verantwoordelijk. Je kunt alles delegeren, maar jij blijft verantwoordelijk. Ik zou dan ook als lesson learned willen toevoegen: wie houdt de commandant in de gaten?”Speciaal team voor problemen Ook CFO’s hebben te maken met snelle disruptieve ontwikkelingen. Hans van Leeuwen, CFO van VolkerWessels, blikt hiervoor terug op zijn tijd bij T-Mobile toen Youp van het Hek een twitteractie startte om de gebrekkige klantenservice aan de orde te stellen. “We werden compleet verrast en hadden tijd nodig om te reageren. Uiteindelijk hebben we een speciaal team opgesteld om de problemen op te lossen zodat de organisatie gewoon door kon gaan met zijn werkzaamheden. Er wordt nu ook scherp gelet op social media.” Molenaar benadrukt dat VanderLande Industries over de hele wereld actief is, ook in landen waar het onveilig is zoals Jemen, Libië, Irak etc. “Wij maken dezelfde risico-afweging als de commandant. Ook bij ons kan het om levens gaan.” Fugro kreeg te maken met een zeer sterke daling van de olie- en gasprijzen die er toe leidt dat klanten hun investeringen uitstelden. “We moeten snel schakelen om mee te kunnen in de snelle veranderingen”, stelt Verhagen. “We hebben hiervoor plannen klaar liggen waarbij duidelijk is wie wat doet als een situatie zich voordoet. Voor de meeste bedrijven is dat ongelooflijk moeilijk. Er zijn veel bedrijven die mooie contingency plannen klaar hebben liggen maar die kunnen vaak de prullenbak in omdat ze in de praktijk niet uitvoerbaar zijn. Je moet deze plannen ook constant bijsturen.” Uitvoerbaarheid en eenvoud essentieelSwillens is het met Verhagen eens. “Uitvoerbaarheid en eenvoud is essentieel. Hoe simpeler een plan hoe beter. Voor iedereen moet duidelijk zijn wat het einddoel is ongeacht de route die ze nemen. Als alle verbindingen in het veld wegvallen, moet ieder weten wat het doel is en voor zichzelf bepalen hoe daar te komen.” Verder is volgens Swillens belangrijk dat zijn manschappen begrijpen en kunnen doorgronden wat er aan de hand is in bepaalde situaties. “De parallel met bedrijfsleven is het echt begrijpen hoe de samenleving en de markt in elkaar zitten en wat mensen drijft dat is fundamenteel. Dat is de reden dat we bij het corps commandotroepen ook mensen werven met een universitaire graad, die anders tegen problemen aan kijken.”Lees het volledige verslag van CFO Day