Continuous Transaction Control (CTC) is in steeds meer landen van toepassing en binnenkort ook in Europa. Dit houdt in dat bedrijven na levering van hun producten of diensten verplicht een e-factuur moeten sturen; het sturen van een pdf is dan niet meer toegestaan. Hoewel veel landen de invoering van CTC hebben uitgesteld is er volgens Nazar Paradivskyy, director of regulatory affairs van softwarebedrijf en internationaal e-factureringsspecialist Pagero, geen weg weer terug. “Veel bedrijven vragen mij wat de boete is als ze niet op tijd zijn voorbereid op CTC. Mijn antwoord is altijd heel simpel: dan kun je geen zaken meer doen in dat land.”

Tussen 2026 en 2028 introduceren zeven landen in de Europese Unie (EU) CTC voor alle zakelijke transacties, dus ook voor Nederlandse bedrijven die naar die landen hun producten of diensten leveren. Dit geldt bijvoorbeeld voor België, Duitsland en Frankrijk. In andere landen, zoals Italië en Spanje, is e-factureren als gevolg van CTC al een verplichting, net zoals in veel Latijns-Amerikaanse landen. “Dat steeds meer landen CTC invoeren is omdat zij in het verleden moeite hadden met het innen van de btw, als gevolg van onder meer fraude en corruptie,” zegt Nazar Paradivskyy director of regulatory affairs van softwarebedrijf Pagero. “Met CTC willen zij hun btw-inkomsten veiligstellen. Dit doen zij door real time inzicht te krijgen in de btw-stromen van zowel nationale als internationale transacties.”

Pagero, dat wereldwijd actief is op het gebied van e-factureren, ziet dat veel bedrijven de overstap van pdf-facturen naar e-facturen zien als een taak voor de belastingteams, met ondersteuning vanuit IT, en bij voorkeur laten uitvoeren door de kantoren in de landen zelf. “Mijn belangrijkste boodschap is dat CTC geen belastingkwestie is, maar een vraagstuk dat de CFO van de centrale organisatie moet oppakken”, zegt Paradivskyy. “Elk land heeft namelijk andere wet- en regelgeving, waardoor het veel efficiënter is overstijgend te handelen in de geest van die wet- en regelgeving en het centraal op te pakken. Alleen op die manier zijn de kosten van de transitie beheersbaar en zijn er enorme efficiency voordelen en kostenbesparingen te realiseren.”

Om zijn woorden te illustreren rekent hij voor dat de verwerkingskosten van een e-factuur in plaats van een pdf-factuur aanzienlijk dalen. “Het geleiden van een pdf-factuur door de organisatie kost gemiddeld € 5 tot € 8 per factuur. Bij een e-factuur is dat gemiddeld € 1 per factuur. Zie CTC en de invoering van e-factureren daarom niet als een bedreiging, maar als een kans om de concurrentiekracht van het bedrijf te versterken.”

Lees ook op CFO.nl: Continuous transaction control biedt bedrijven kans om efficiencyvoordelen te behalen

CFO bepaalt de strategie
Wat Paradivskyy in veel landen ziet gebeuren, is dat het mandaat van invoering van CTC telkens wordt uitgesteld. Met als gevolg dat lokale vestigingen van multinationals, die nu de transitie proberen door te voeren, de omschakeling van pdf-facturen naar e-factureren ook voor zich uit schuiven. “Het activeren, deactiveren en weer activeren zorgt voor enorme kosten zonder dat het iets oplevert”, vertelt hij. “Juist ook om reden is het van belang een centrale aanpak te ontwikkelen met technische perspectieven en een landen overstijgende strategie.” Dat deze strategieontwikkeling in handen moet zijn van de CFO van de centrale organisatie is voor Paradivskyy glashelder. “Het is geen verandering van de gegevensdrager, dus een xml-factuur in plaats van een pdf-factuur, maar een verandering hoe je het hele factuurverwerkingsproces inricht. Het heeft ook invloed op de gehele toeleveringsketen, dus het heeft impact op zowel de relaties met klanten als die met toeleveranciers.”

Dat landen in de EU de komende jaren CTC invoeren, komt omdat het EU-wetsvoorstel ViDA – VAT in a Digital Age’, in het Nederlands: btw in het digitale tijdperk –, dat hetzelfde beoogt als CTC, in 2030 in werking treedt. Paradivskyy vindt dat Europese bedrijven zich moeten afvragen waarom de EU dit doet, omdat veel landen in Europa, behalve de eerder genoemde, niet veel last hebben van btw-gaten. “Het ware probleem in de EU is dat de achterstanden in productiviteit in toenemende mate oplopen ten opzichte van bijvoorbeeld de Verenigde Staten. Daar draait de invoering van ViDA werkelijk om: door het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces binnen de gehele toeleveringsketen is het mogelijk de productiviteit aanmerkelijk te verhogen. Ons advies aan internationaal opererende bedrijven is dan ook om CTC niet te zien als een last maar om het te gebruiken om de broodnodige kwaliteitsslag te maken.”

E-facturatie leidt tot tijdwinst
De overstap naar e-factureren leidt volgens Paradivskyy niet alleen tot efficiencyvoordelen, kostenbesparingen en het verbeteren van de concurrentiepositie; ook het levert het organisaties veel tijdswinst op. “Medewerkers op een financiële afdeling zijn met het verwerken van pdf-facturen ongeveer de helft van hun werktijd bezig met het handmatige administratieve taken”, zegt hij. “Ga maar na: eerst moeten ze binnenkomende facturen handmatig intypen in het factuurverwerkingssysteem, daarna moeten facturen eventueel worden gecorrigeerd en opnieuw worden geboekt. Als deze processen zouden zijn gedigitaliseerd, of nog beter zijn geautomatiseerd, hebben financiële medewerkers ineens heel veel tijd over voor andere taken, zoals het genereren van waardecreatie in de vorm van initiatieven die de winst van de organisatie verhogen.”

Om die tijdswinst op een goede manier om te zetten in waarde creatie voor de organisatie is Paradivskyy van mening dat bedrijven hun medewerkers goed moeten scholen. Het belang van educatie vergelijkt hij met hoe binnen Pagero, zijn eigen werkgever, wordt omgegaan met AI. “Als je leert hoe je goede prompts schrijft, dan leer je hoe je op de juiste manier werkt met AI. Wij hebben op die manier ook 50 procent tijdswinst geboekt die we nu kunnen gebruiken voor andere werkzaamheden.” Een zelfde soort analogie ziet hij hoe bedrijven omgaan met de mogelijkheden van e-facturatie. “Dat is hetzelfde als een Ferrari kopen voor het vervoeren van aardappelen, ofwel er wordt veel geld geïnvesteerd in technologie, mensen en duurbetaalde consultants, terwijl het grotere plaatje, hoe gaan we de veranderingen doorvoeren die leiden tot efficiencyverbetering, kostenreductie en concurrentiekracht – lees: goede prompts leren schrijven – over het hoofd worden gezien.”

Eerlijk ondernemersklimaat
Het zien van het grotere plaatje vindt Paradivskyy dus een verantwoordelijkheid van de CFO. Die zou volgens hem ook oog moeten hebben voor de trends in de markt. “Het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces biedt mogelijkheden voor data-analyse en creëren van dashboards die de CFO helpt sneller en adequater in te spelen op marktveranderingen.” Een ander punt dat hij wil aanstippen is dat CFO’s zouden moeten nadenken over wat de wetgever beoogt met het steeds meer willen weten over de interne processen van organisaties. “Nu willen overheden weten hoe de btw-stromen lopen. Als gevolg daarop zou ik mij kunnen voorstellen dat zij steeds meer onregelmatigheden uit hun economieën willen halen. Ik denk daarbij bijvoorbeeld aan het opvragen van verzendgegevens en transportdocumenten met als doel een eerlijk ondernemersklimaat te stimuleren. Dit maakt hun economieën sterker ten opzichte van andere landen. Dus nogmaals: hoe digitaler je wordt als bedrijf, hoe productiever en hoe concurrerender je in de wereld staat.”

Lees ook op CFO.nl: Wim van Bael (SSC-specialist): “Mensen hebben geen hekel aan verandering, wel aan veranderd worden.”

Sijthoff Accountants Academy Summercourse

Verbreed je blik tijdens de Summercourse van Sijthoff Accountants Academy op een inspirerende locatie. In drieënhalve dag verdiep je je in verslaggeving, fiscaliteit, duurzaamheid en leiderschap. Je ontdekt hoe je professioneel koers houdt in een complexe wereld vol verandering. Met actuele vakkennis, ruimte voor reflectie en waardevolle gesprekken die je verder brengen.

Bekijk het programma