Onno Krap CFO Exact: strategie werpt vruchten af

Kern van de strategie is groei door focus, innovatie en eenvoud. De ingezette nieuwe koers begint volgens Onno Krap, sinds 2012 CFO van Exact Holding, zijn vruchten af te werpen. “Sinds 2013 is er weer sprake van groei: in 2014 lag de groei boven de doelstelling van minimaal 4 procent en voor dit jaar verwachten we hier nog eens dunnetjes overheen te gaan.” Bij zijn aantreden als CFO in 2012, kort na de huidige CEO Erik van der Meijden, belandde Krap in een onderneming die in vrij korte tijd een aantal managementwisselingen had beleefd, waardoor de strategische richting onduidelijk was. “Wij troffen een geografisch georganiseerde organisatie aan waarin binnen de geografieën een grote variëteit aan productlijnen bestond met verschillende winstgevendheden, maar ook met heel verschillende groeipotentiëlen. In het jaarverslag kon je zien dat de omzet in de voorgaande vijf tot zes jaar steeds een beetje afkalfde. Het bedrijf probeerde zijn resultaten op peil te houden door sterk op de kosten te sturen. Wij moesten die vicieuze cirkel doorbreken.” Groei was daarbij essentieel, volgens Krap. Er werd een nieuwe groeidoel-stelling neergelegd, waarbij binnen een aantal jaren de groei tussen de 4 en 7 procent zou moeten uitkomen. “Een bedrijf dat groeit, heeft weer mogelijkheden, er ontstaat ruimte voor investeringen”, aldus Krap, die begon met een sterke focus aan te brengen. “We vonden het bedrijf te complex. Er was geen algemeen adagium dat je dingen gewoon sim- pel moet doen. Het kost best veel tijd en energie om simpele oplossingen te vinden, maar daarna ben je flexibeler en wendbaarder.”

Om scherpte en transparantie te creëren werd het bedrijf opgedeeld in drie businessunits die ieder een eigen strategie en een eigen managementteam met volledige P&L-verantwoordelijkheid hebben: Business Solutions, Specialized Solutions en Cloud Solutions.  “In Business Solutions zijn onze meer traditionele on-premises producten ondergebracht. Deze producten kenmerken zich door een omvangrijke klantenbasis en veel terugkerend onderhoud. De businessunit heeft beperkte groeimogelijkheden, maar is wel winstgevend”, stelt Krap. “Een van de strategische pijlers van deze divisie is het behoud van onze bestaande klanten, die goed zijn voor ongeveer 80 procent van de licentie-inkomsten. Bij alles wat we doen, nemen we onze huidige klanten in gedachten. We mikken met onze producten minder op nieuwe afnemers, maar willen mooie dingen doen voor bestaande contacten, zoals onze producten in de cloud brengen, ze ontsluiten via tablets of de functionaliteit verdiepen. Het grappige is dat je, zodra je dat doet, ook relevant bent voor nieuwe klanten.” In het klantenbehoud zijn volgens Krap echt slagen gemaakt, de attrition daalde met 30 procent. De variabele beloningsstructuur bij Business Solutions is ook afgestemd op het behoud van klanten.  Het portfolio van de businessunit Specialized Solutions is de afgelopen jaren opgeschoond. “Specialized Solutions bestond eigenlijk uit zes verschillende bedrijven, die in het verleden zijn geacquireerd en nooit volledig zijn geïntegreerd. In de afgelopen drie jaar hebben we drie bedrijven verkocht, omdat er geen sprake was van synergie met onze andere activiteiten. Zoals met Long- view, dat zich richt op grotere enterprise ondernemingen. Bij ons ligt de nadruk op de onderkant van de markt, het mkb, daar willen we goed in zijn en daar gaan onze investeringen naar toe”, aldus Krap.  De groeimotor van het bedrijf is volgens Krap Cloud Solutions, de businessunit waarin het Exact Online-portfolio is belegd. “Drie jaar geleden was het nog relatief klein, maar het groeide wel met 40 procent per jaar. Als je dat jaar na jaar volhoudt en de juiste investeringen doet, wordt het vanzelf groot. In 2013 hebben we 16 miljoen euro extra in Cloud Solutions geïnvesteerd op een toenmalige omzet van 20 miljoen. Dat was bijna een verdubbeling van de investeringen in het jaar ervoor. Nu investeren we de volledige omzetgroei van Cloud Solutions, rond de 40 procent per jaar, terug in de business. Daarin bewegen we heel snel. Als je vele miljoenen per jaar in de business stopt, moet je zorgen dat je dat geld juist besteedt. Veel van onze kosten zitten in de medewerkers, we nemen dan ook veel extra mensen aan om snelheid te maken. Er is nu een window of opportunity en daar willen we gebruik van maken.”  Exact Online is buiten Nederland en België ondertussen ook internationaal uitgerold in het Verenigd Koninkrijk, de VS, Duitsland en Frankrijk. “Daar zijn we echt ondernemend bezig”, aldus Krap. “We bouwen vanaf de grond op, gaan met tien man zo’n land in om ons product te marketen en te verkopen en dat groeit al vrij snel door naar vijftien tot twintig man. Als we een land in gaan, gaan we er vol in. Maar je kunt het niet alleen, accountants of administratiekantoren zijn belangrijke partners, zij moeten het product gaan gebruiken en promoten. Je hebt implementatiepartners nodig, je moet je infrastructuur en marketingapparaat opbouwen en je kanalen vinden.”  De omzet van Cloud Solutions is in 2014 met 30 miljoen euro relatief klein ten opzichte van Business Solutions, waar 110 miljoen wordt omgezet. Hoewel er in de cloud nog geen winst wordt gemaakt, drijft de groei van Cloud Solutions, rond de 40 procent per jaar, volgens Krap het totale bedrijf naar groei. “Dat geeft een heel ander gevoel.”  Dat gevoel leidt tot het aanscherpen van de ambities: Exact wil een wereldwijde top-drie-speler worden in de markt van businesssoftware in de cloud voor het mkb. “Er zijn in deze markt nog geen global players. We denken dat met de cloud, en de scalability die je daarmee hebt, de wereld veroverd gaat worden door een aantal wereldwijde spelers.”  Rob Hoevens van Longview, die deelneemt aan het gesprek, wil van Krap weten of de onderneming alleen openstaat voor organische groei of ook voor acquisities om de groei te versnellen. Krap: “De afgelopen drie jaar hebben we ingezet op autonome groei, we hebben bewust geen omzet gekocht, want zeker in de techniek zit je met de integratie van platformen. Op dit moment zitten er 200 duizend bedrijven op ons systeem in de cloud. Als je veel acquisities doet, koop je ook nieuwe platformen en verlies je een deel van je scalability-voordeel.”  Op Hoevens’ suggestie dat Exact zich ook zou kunnen richten op de overname van klantenportefeuilles die op een traditioneel platform draaien, en die te migreren naar Exact om op die manier bijvoorbeeld toegang te krijgen tot de Aziatische markt, antwoordt Krap: “Dat is een mogelijkheid, maar we proberen ook daarin focus aan te brengen. We zijn op zoek naar functionele acquisities om ons portfolio echt rijker te maken voor onze klanten, maar ik sluit ook andere mogelijkheden niet uit.” Het hervonden elan en de strategie van Exact zetten private equity-investeerder Apax ertoe aan om in oktober 2014 een bod uit te brengen op de onderneming. De prijs die Apax bood, was dermate aantrekkelijk dat 99,7 procent van de aandeelhouders zich aanmeldde en Exact inmiddels van de beurs is gehaald.  Voor Krap is het nog te vroeg om uitgebreid in te gaan op de nieuwe situatie, maar hij ziet de toekomst met vertrouwen tegemoet. “We waren sinds 1999 genoteerd aan de beurs, dat heeft goed gewerkt. De laatste jaren hadden we een ruim dividendbeleid, 100 procent van onze winst werd uitgekeerd aan dividend. Daarmee trek je ‘value investors’ aan die dat dividendrendement aantrekkelijk vinden. Tegelijkertijd zijn er behoorlijke investeringen nodig in de cloud, een deel van onze aandeelhouders vond dat een fantastisch idee, maar er waren ook anderen die behoudender waren. Als er dan een partij zoals Apax voorbijkomt die onze groeistrategie omarmt, kun je wel stappen maken.”  De gesprekken die met Apax zijn gevoerd, gingen diep, volgens Krap. “We zijn heel transparant geweest en dat leidt uiteindelijk tot vertrouwen. Dat komt het proces ten goede en voorkomt verrassingen achteraf. Als ze met alle informatie die ze hebben tot de conclusie komen dat ze veel geld willen investeren, is dat een compliment voor het bedrijf en voor de mensen.”  De overgang van beursgenoteerd naar een PE-omgeving leiden in de praktijk niet tot grote veranderingen in de werkwijze van de finance-functie. “We hadden qua managementrapportage een heldere set indicatoren waarmee je de business redelijk kon doorgronden. Business Solutions heeft een andersoortige managementrapportage dan Cloud Solutions. De basis is hetzelfde, maar de accenten zijn anders, hierdoor krijg je inzicht in wat er in de business gebeurt. Je ziet wel dat we van een bedrijf dat in het verleden sterk op de P&L stuurde, een bedrijf zijn geworden dat zich meer richt op cash. De overgang viel echter samen met de centralisatie van onze cashmanagementfunctie, die al gaande was. Nu weten we met een druk op de knop op ieder moment van de dag onze wereldwijde cashpositie.”  Hoewel Krap de zaken op orde heeft, zijn er volgens hem nog steeds stappen te maken. “De businessunits zijn P&L-verantwoordelijk, maar dat geldt niet voor zaken als finance, HR, facilities, inkoop en andere ondersteunende functies. Die zijn ondergebracht in wereldwijde shared service centers die voor het grootste deel aan mij rapporteren. In 2012 troffen we een local for local finance-organisatie aan zonder sterke centrale sturing. We hebben die omgevormd in een veel meer top-down gecentraliseerde organisatie met shared service centers in Kuala Lumpur, Delft en Columbus (VS). We hebben ook een separate controllingfunctie gedefinieerd, die was er niet. De controllers zitten nu dicht tegen de business aan en maken deel uit van de managementteams van de businessunits. Zij rapporteren wel in directe lijn binnen finance om consistentie over de businessunits te behouden. Onze shared services richten zich sterk op ‘legal entity’; zij moeten zorgen dat de boeken van de landen goed afgesloten worden. Daar rapporteren ze over aan een centrale rapportagegroep die verantwoordelijk is voor de integriteit van de cijfers (one version of the truth). De rapportagegroep levert cijfers aan de controllers, die ze weer vertalen naar hun businessunits en daar informatie aan toevoegen die specifiek is voor die business. Je krijgt zo een heel gestandaardiseerd leesbaar verhaal. Dat proces hebben we grotendeels afgerond, maar er zijn altijd verbeteringen mogelijk”, aldus Krap.  Hoevens is benieuwd naar de rol van automatisering bij Exact. “We zijn in de gelukkige positie dat we onze eigen software gebruiken”, stelt Krap. “In elke entiteit maken we gebruik van Exact Globe en Exact Synergy. We hebben in ieder land hetzelfde systeem en kunnen zo relatief gemakkelijk dezelfde processen afdwingen en implementeren. We komen wel uit een local for local-organisatie waarbinnen ieder op een eigen manier invulling gaf aan de inrichting van het systeem. Daar hebben we dus nog werk te doen. Maar de basis staat en daar hebben we Longview boven staan voor de consolidatie en rapportage. We hebben ook een datawarehouse voor als we gedetailleerde analyses willen doen. Dat is onze eigen systeemomgeving en die is heel simpel en gestandaardiseerd”, concludeert Krap.  In het kader van de eenvoud is ook de ingewikkelde taxstructuur van Exact onder handen genomen. “We hebben dat onderdeel vereenvoudigd door middel van een taxcontrol-framework met gestandaardiseerde wereldwijde transferpricing op basis van OESO-regels. Het is simpel en komt uit Longview. Het stelt ons in staat aan het eind van het jaar de taxboekingen te maken met minder kans op fouten of grote afschrijvingen. De invoering kost wat denkwerk, maar als je het eenmaal hebt, is het heel gemakkelijk”, zegt Krap, die benadrukt een verantwoordelijke belastingbetaler te willen zijn. “We zoeken geen moeilijke structuren, we betalen gewoon onze fair share. Daar hoort een wereldwijd transfer-pricingsysteem bij, want je moet het wel consequent wereldwijd doorvoeren en op een goede manier documenteren.”  Sinds enige tijd worden klanten van Exact ook uitgenodigd om te komen kijken hoe de onderneming is ingericht en werkt. “Dat is ontzettend leuk”, stelt Krap. “De shared service-manager vertelt zijn verhaal, de inkoopmanager laat zijn wereldwijde inkoopproces zien en soms komt mijn secretaresse Ineke erbij om te laten zien hoe zij met Synergy werkt. Ik vertel het verhaal van centralisatie en harmonisatie. Ik geloof er ook echt in. Onze klantengroep, het mkb, is vaak gegroeid door acquisities en heeft in veel gevallen te maken met een slecht geïntegreerde en niet gestandaardiseerde systeemomgeving. We willen geen verkoopverhaal houden, maar zeggen gewoon: kom bij ons kijken hoe wij het hebben gedaan.”  De grootste uitdaging die Krap voor de komende jaren ziet, is de ambitie van Exact om tot de top- drie van global players te behoren. “De realisatie van die ambitie valt of staat met de internationale uitrol van Exact Online. In Nederland hebben we een goede marktpositie en hebben we ons bewezen. Nu het buitenland nog.”