’t Hoen (Schiedam): ‘Transformatie wordt breed gedragen’

IntegriteitDe gemeente kende een onrustige bestuurlijke periode met alle gevolgen van dien. Dit leidde tot een gemeentelijke herbezinning, waar Dirk-Jan ’t Hoen, sinds 2013, een sleutelrol in vervult.’Ik ben een onafhankelijke adviseur van het college van Burgemeester en Wethouders. In deze rol heb ik een sleutelpositie in het borgen van de integriteit van het gemeentebestuur. Mijn positie als onafhankelijk adviseur stelt mij in staat om kritische vragen te stellen.’ Als Concern Controller houdt ’t Hoen zich nadrukkelijk bezig met de hele breedte van de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie.Drolsbach (Vanberkel Professionals): ‘Als Concern Controller vervul je meerdere rollen binnen de organisatie en ben je veel bezig met de intregriteit van deze organisatie. Is dit momenteel een grotere rol dan je rol als financieel adviseur?’’t Hoen: ‘Ik voel me niet meer integriteitsadviseur dan financieel adviseur. Integriteit dient verankerd te zijn in de gehele bedrijfsvoering en ik vind het daarom logisch dat ik me daarmee bezighoud.’Doelmatiger werkenMottard merkt op dat men de functie ook zou kunnen omschrijven als de CFO van de gemeente Schiedam. Daar is ’t Hoen mee eens. ‘Mij is nadrukkelijk gevraagd of ik stevig genoeg ben om, ook gevoelige, zaken aan te kaarten, indien dit nodig is. Ik heb hier totaal geen moeite mee, eigenlijk beschouw ik dit als één van mijn voornaamste taken. De gemeente is volop in beweging en bezig om de manier van werken anders vorm te geven, doelmatiger. In het verleden werd gaandeweg pas bepaald waarop er precies geëvalueerd zou worden. Eén van de huidige initiatieven is, om vooraf duidelijk aan te geven op welk in te zetten beleid zal worden geëvalueerd.’Hugo Drolsbach: ‘Op welke wijze heeft de digitale transformatie impact op de manier van werken in Schiedam?’’t Hoen: ‘Kijk bijvoorbeeld naar onze begroting. Die was eerder zo’n 300 pagina’s dik. Dat moet korter, toegankelijker. We pakken dat heel nadrukkelijk organisatiebreed op en niet alleen binnen het team Financiën. Die transformatie wordt overigens gedreven door meerdere mensen binnen de organisatie. Het is een samenspel tussen de Gemeentesecretaris en mij. Deze is bij ons erg proactief en neemt veel initiatief. Er is dusdanig veel in beweging dat ik eerder de finisher moet zijn dan de starter. De resultaten, daar gaat het om en ik pas mijn acties en interventies steeds aan bij wat er speelt en nodig is.’   Meer participatie voor de burger creërenMottard en Drolsbach vragen zich af wat de inwoners van Schiedam hier nu concreet van merken.’We zoeken op allerlei manieren de interactie met de inwoners op. Burgers kunnen problemen, zoals bijvoorbeeld de onveiligheid van een verkeersplein, aankaarten en dan pakken wij het op. Wij noemen dat kansen benutten voor de stad en hebben hier ook geld voor gereserveerd. Kortom niet werken vanaf de tekentafel, maar aansluiten bij wat er speelt. Dat maakt ons werk veel dynamischer. Maar daar is nog ‘een wereld te winnen’. Als Financial wil je ook graag de controle behouden. Het is soms lastig om de ‘grip’ los te laten over de uitkomst. Als de ambtenaar van de gemeente vooraf in zijn/haar hoofd heeft dat de stenen van de stoep rood moeten zijn en de burger blijkt grijze of, misschien, helemaal geen stenen te willen, dan is dat lastig loslaten. We zitten nu als organisatie in dat proces en dit vergt een cultuuromslag.’Deze manier van werken vraagt om een ander type Financial bij de gemeentelijke organisatie. Een meer ondernemende ambtenaar.Drolsbach: ‘Zou je dat andere type Financial kunnen omschrijven?’‘We moeten veel meer met onze omgeving in gesprek. Bovendien is de omgeving, waarin we werken, een stuk dynamischer geworden. Wat gisteren nog actueel was, is vandaag, bij wijze van spreken, achterhaald. Dat vraag een type Financial die in staat is om goede interactie met de collega en/of de klant te hebben. In elk geval dien je contact te maken en de goede vragen te stellen. Hij/zij moet zijn/haar eigen grenzen kennen zodat hij/zij bewust buiten vaste formats kan werken. Logisch gevolg is dat er door deze transformatie op bepaalde plekken een mismatch ontstaat met medewerkers. We zitten nu aan het begin van dit proces. In de managementlagen is er al aardig wat gewisseld, maar ik denk dat we nog  een behoorlijk stuk te gaan hebben.’Nieuwe mensen dienen oplossingsgericht en omgevingsbewust te zijn in de ogen van ’t Hoen. ‘Uiteraard is vakinhoudelijke kennis nog steeds erg belangrijk, maar zogenoemde ‘soft skills’ zijn steeds belangrijker aan het worden.’Meer waarde toevoegenAl met al is het echter een spannand en uitdagend proces voor ’t Hoen en zijn collega’s. Digitalisering leidt tot fundamentele vragen over hoe de gemeente zijn rol naar de burger vervult. ‘We zitten op een fikse berg data. Data waar je als financiën iets mee moet. Maar, hoe meer ik vastleg, hoe meer vragen ik krijg en hoe meer verantwoording er moet zijn. We willen bepalen wat we als regisseur op data gaan openbaren en wat niet. Hoe ga je bijvoorbeeld om met kwaliteitseisen aan data? Het zijn allemaal zaken waar men in Schiedam op een innovatieve manier mee om wil gaan.’Drolsbach: ‘Hoe probeert de gemeente Schiedam ruimte te maken om te innoveren?’‘Het College heeft ingestemd om te komen tot een meerjarenplan op het gebied van innovatie van de bedrijfsvoering en als kader ingebracht in de zomernota 2015. Ieder jaar gebruiken we incidenteel geld dat we het voorgaande jaar hebben vrijgespeeld. Voor 2015 is 500.000 euro gevraagd en dat is inmiddels vrijgespeeld. Een noviteit voor Schiedam en ik ben er trots op dat het college hier voor kiest. Het innoveren van de bedrijfsvoering willen wij ook op een innoverende wijze gaan doen. Dit jaar betekent dit dat de gemeente Schiedam het project Serious Ambtenaar organiseert. Overheidsorganisaties kunnen een vraagstuk voorleggen en doneren 5.000 euro aan Serious Request. In ruil daarvoor zet een team van 10 geselecteerde ambtenaren zich twee dagen belangeloos in voor het werken aan een oplossing. Schiedam zal in het kader van het innoveren van de bedrijfsvoering een oproep doen aan collega’s in het land om een bijdrage te leveren. Bottom line is dat we proberen, door de digitale transformatie, meer waarde toe te voegen in plaats van de nadruk te leggen op hoe we meer met minder kunnen doen.’