Theo Rinsema, CEO Microsoft Nederland: Nieuwe werken is proces in ontwikkeling

Of Microsoft alle doelstellingen heeft gehaald, is volgens Theo Rinsema, algemeen directeur Microsoft Nederland, lastig te meten. “We zijn nog materiaal aan het verzamelen en werken hierbij nauw samen met de Erasmus Universiteit. We kunnen wel zeggen dat de productiviteit licht is gestegen en de mobiliteit van werknemers behoorlijk is toegenomen. Dat geeft aan of mensen voelen dat ze de ruimte krijgen om werk- en privéleven in harmonie te bepalen. De bezettingsgraad in het oude kantoor van Microsoft was gemiddeld 24 procent, de meeste werknemers waren al gewend aan thuiswerken. Nu zie je dat ze soms enkele dagen thuis werken en soms enkele dagen naar kantoor komen buiten de files om. De hoogste bezettingsgraad ligt nu om half elf ’s ochtends en drie uur ‘middags.” Het nieuwe werken behelst meer dan thuiswerken en meer flexibiliteit. Er is ook een andere leiderschapsstijl voor nodig. “Je moet mensen de ruimte geven en niet het gevoel dat ze worden gecontroleerd. Als leider moet je sturen op output. De nadruk op aanwezigheid verschuift naar bereikbaarheid.” Die bereikbaarheid wordt vergroot door de technologie. “Via chatten staan we in contact met elkaar”, aldus Rinsema. “Dit heeft geleid tot minder e-mail en meer chats, wat een veel efficiëntere manier van communiceren is. Wil je iemand echt spreken, dan kun je dat via de chattechnologie doen, met of zonder live beeld. Er is daardoor een gelaagdheid in de communicatie gekomen en dat levert veel efficiëntie op. Het wordt ook enorm gewaardeerd door de medewerkers.” De filosofie achter het nieuwe werken is dat mensen wilden thuiswerken om een betere balans tussen werk- en privésfeer te krijgen. Het blijkt in de praktijk echter lastig om te stoppen met werken. “De techniek maakt het mogelijk om te kiezen waar en wanneer er wordt gewerkt. Dat wordt nu de verantwoordelijkheid van de werknemer. Als je niet gestoord wilt worden, kun je dat aangeven, dan verschijnt er een bolletje achter je naam en weten anderen dat ze je met rust moeten laten.”VOOROPLOPEN Naast eerder genoemde doelstellingen voor het nieuwe werken was het voor Microsoft ook een soort ‘noblesse oblige’. “We voelden ons ook verplicht om onze eigen technologie te gebruiken zoals we onze klanten adviseerden. We moeten vooroplopen.” Daarnaast speelt ook de ecologische duurzaamheid een rol. “We wilden onze footprint op het milieu reduceren. Onze CO2-uitstoot moet in de periode 2007-2012 met 30 procent omlaag. Ten opzichte van 2007 is de footprint al 17 procent gedaald. We willen mensen bewust maken van hun mobiliteitsbewegingen.” Bijkomend voordeel is de aantrekkingskracht op werknemers. Vorig jaar eindigde Microsoft als eerste als Great Place to Work. Het aantal spontane sollicitaties is volgens Rinsema zeker toegenomen. Het nieuwe werken is nog steeds een proces in ontwikkeling. “Het is nooit af”, stelt Rinsema. “Je leert patronen doorbreken, de IT wordt intensiever gebruikt en de communicatie gaat efficiënter. Het is niet statisch, we willen nu ook de sociale media integreren in onze communicatie en nieuwe medewerkers hebben begeleiding nodig. We noemen het een reis. Eigenlijk had ik verwacht dat we een eindbestemming zouden bereiken en dan nog een paar kleine stapjes zouden moeten doen. Je moet echter open zijn en reflecteren wat goed gaat en wat niet. Er zijn constante veranderingen.” Intern zijn wiki’s, blogs en chatten al gemeengoed, nu wil Rinsema ook de sociale media integreren. “Mensen zijn effectiever door sociale netwerken binnen en buiten het bedrijf. Om het in goede banen te leiden heeft het management de taak om regels te stellen en medewerkers te doordringen van de professionele functie. Ze moeten de grenzen herkennen, maar verbieden werkt niet.” Het gebruik van sociale media door werknemers kan een onderneming ook kwetsbaar maken door wat er over het bedrijf gezegd en geschreven wordt, maar dat mag volgens Rinsema geen verschil maken. “Als je gelooft in transparantie en sociale media, moet je gewoon zorgen dat het beeld van je bedrijf goed is en dat het klopt, dat is goed werkgeverschap en ondernemerschap.” Zelf is Rinsema een rolmodel voor de organisatie. “Status en hiërarchie zijn in het nieuwe werken van elkaar losgemaakt, het gaat erom wat je doet. Ik heb mijn agenda voor iedereen in de organisatie openstaan, iedereen kan zien wat ik doe. Dat draagt bij aan de geloofwaardigheid. Alleen als ik een vertrouwelijk gesprek heb, kan ik dat blok blokkeren. Ik ben net als iedereen een nomade in het kantoor. Doordat ik op verschillende plekken zit, heb ik directer contact met anderen en dat levert ook wat op. In principe is het nieuwe werken voor iedere functie geschikt, iedereen kan kiezen om wel of niet naar kantoor te gaan. Je moet wel op zoek naar het optimum van samenzijn en zelfstandig werken. Binding is belangrijk, ik geloof niet in 100 procent virtueel werken, je moet een optimum zien te vinden.”