Transformatie bij Raad voor de rechtspraak: 4 mijlpalen voor de financiële functie

‘De Raad voor de rechtspraak is een unieke organisatie’, begint Bernd Klein Schiphorst. ‘Wij zijn verantwoordelijk voor het beleid en de kwaliteit van de gerechten als geheel, het toezicht op de bedrijfsvoering van de gerechten en de verwerving en verdeling van de middelen. We hebben een jaarbudget van 1 miljard euro waarvoor de rechtspraak 1,8 miljoen zaken per jaar afhandelt.’ ‘Hoe kun je de rechtspraak in Nederland financieren en de kwaliteit op orde houden?’, vervolgt Klein Schiphorst. ‘Dat is een constant dilemma voor ons. Onze ambitie is om bij het uitvoeren van onze taakstellingen, zeer transparant te zijn en alle stakeholders goed inzicht te geven. Een belangrijke rol daarbij spelen integriteit en verbinding maken met de business.’ De Raad voor de rechtspraak bestaat uit vier leden. Twee leden uit de rechterlijke macht, waarvan er een de voorzitter is. En twee leden die niet uit de rechterlijke macht komen, waaronder de CFO waar Klein Schiphorst aan rapporteert. Hij deelt 4 belangrijke veranderingen die bij de Raad voor de rechtspraak hebben plaatsgevonden en de rol die de financiële functie daar in heeft gespeeld. 1. Nieuwe financieringswijzeVan het budget van 1 miljard euro gaat er circa 125 miljoen euro naar huisvesting, 80 miljoen euro naar ICT, 20 miljoen euro naar opleiding en 15 miljoen naar het bestuursbureau van de Raad voor de rechtspraak. ‘Het overige deel gaat naar de gerechten zelf’, aldus Klein Schiphorst. ‘Dan kom ik gelijk bij mijn eerste mijlpaal. Dat is het in 2005 geïntroduceerde baten-lasten stelsel, en de productiegerelateerde financiering.’ De reden om het nieuwe financieringsysteem in te voeren was dat de Raad de onafhankelijke positie van de rechtspraak wilde benadrukken en ook wilde komen tot een evenredige verdeling van het budget en om goed verantwoording te kunnen afleggen richting het Ministerie van Veiligheid en Justitie (destijds Ministerie van Justitie). ‘Het moest niet zo zijn dat de grootste mond of de beste contacten ook de grootste budgetten zouden krijgen’, zegt Klein Schiphorst. ‘We wilden een eerlijke verdeling en een systeem waarbij we de gerechten onderling goed konden vergelijken. Het productiegerelateerde budget maakt dit mogelijk.’ De invoering van de nieuwe financieringswijze is succesvol verlopen, zegt Klein Schiphorst zichtbaar tevreden. ‘De rechtspraak is nu voor 95 procent P maal Q – prijs maal hoeveelheid – gefinancierd. Voor het productiegerelateerde budget dienen wij één keer per jaar een begrotingsvoorstel in bij het parlement via de Minister van Veiligheid en Justitie en iedere drie jaar voeren we prijsonderhandelingen met de Minister van Veiligheid en Justitie. Daar kom ik bij de volgende mijlpaal op terug.’ De grootste uitdaging van het project was het nieuwe systeem geaccepteerd te krijgen bij de rechtelijke macht. ‘Rechters hebben liever een budget waarvoor zij alle zaken kunnen afhandelen’, aldus Klein Schiphorst. ‘Er moet – in de ogen van de rechters – altijd voldoende geld zijn om de maatschappelijke opgave van de rechtspraak te vervullen. Om draagvlak te creëren hebben we het productiegerelateerde budget daarom nauw aangesloten op een werklastmetingsmodel dat de rechtelijke macht zelf had ontwikkeld in de jaren 80 en 90 van de vorige eeuw. Dat model is destijds ontwikkeld om een objectief, rechtvaardig een geaccepteerd drukmiddel te hebben richting de politiek voor het afdoen van zaken. Het model is gebaseerd op onder meer tijdschrijfonderzoeken en gemiddelde behandeltijden van zaken. Vanuit de financiële portefeuille hebben we ervoor gekozen het financieringssysteem dus te laten aansluiten op hun belevingswereld. Over dit model hebben we overeenstemming bereikt met het Ministerie van Veiligheid en Justitie en heel belangrijk, met het ministerie van Financiën.’ Het nieuwe systeem werkt in de praktijk erg prettig, constateert Klein Schiphorst. ‘Het geeft veel duidelijkheid in het bereiken van overeenstemming met de minister.  We kunnen nu zeggen; met wat u ons biedt aan financiële middelen, kunnen wij dit leveren. Het zorgt voor betrouwbaarheid. We hebben ook nooit meer discussies met de gerechten, althans niet over de financiering van zaken, want die is objectief en betrouwbaar vastgesteld.’  2. PrijsonderhandelingenDe tweede mijlpaal zijn de prijsonderhandelingen die de Raad voor de Rechtspraak driejaarlijks voert. Klein Schiphorst heeft er drie meegemaakt in 2006, 2009 en 2012. Wat waren de belangrijkste onderwerpen tijdens deze onderhandelingen? 2006 Na de invoering van het nieuwe financieringssysteem in 2005, bleek dat dit de kwaliteit van de gerechten wel onder druk kon zetten. Een grotere zakeninstroom genereert namelijk meer geld, en gerechten kunnen nu ook eigen vermogen opbouwen. Dat zijn allemaal zaken die efficiency in de hand werken, maar daar staat tegenover dat de kwaliteit onder druk kan komen te staan. Klein Schiphorst: ‘Dus hebben wij bij de prijsonderhandelingen van 2006 gesteld dat de kwaliteit hoog op de politieke agenda moet staan. Er is extra geld gegeneerd voor onderwerpen als permanente educatie en meervoudig afdoen (meerdere rechters die zaakmateriaal bekijken, red.)’.2009Ook in de prijsonderhandelingen van 2009 – voor de huidige periode 2011-2013 – was het onderwerp ‘kwaliteit’ weer een belangrijk thema. ‘We hebben gestreden voor 50 miljoen euro extra voor een kwaliteitsimpuls’, aldus Klein Schiphorst. ‘De minister was het eens met het bedrag, maar er moest volgens hem wel een minteken voor staan. Daarop hebben wij gesteld de kwaliteit op peil te willen houden na de investering van 2006. Het belang daarvan voor onze achterban – de rechterlijke macht – was zo groot dat de nullijn voor ons echt de bodem was en dat is er ook uitgekomen.’2012De laatste prijsonderhandelingen van 2012 stonden in het teken van ombuigingen die al in de begroting van het Ministerie van Veiligheid en Justitie verwerkt waren. ‘Er dienen forse bedragen bespaard te worden op bedrijfsvoering en andere terreinen’, vertelt Klein Schiphorst. We hebben aangegeven te willen bijdragen aan de opgave van kabinet Rutte, maar pas per 2016. Dus, in 2014 en 2015 is de prijs gehandhaafd en in 2016 draagt de rechtspraak bij aan de besparingsopgave van het kabinet.’ Gaat dat dan niet ten koste van rechtspreken? Volgens Klein Schiphorst is dat niet het geval. ‘De rechtspraak gaat de besparing realiseren door de bedrijfsvoering op een goedkopere manier te herinrichten. Daarnaast gaat de rechtspraak van papier naar digitaal. Daarvoor zijn we als rechtspraak een groot programma genaamd ‘kwaliteit en innovatie’ (KEI) begonnen. Het doel is processen sneller, goedkoper, beter en efficiënter te maken. Vooral voor de burger. Door dit te doen wordt de rechtspraak doelmatiger en hebben we hopelijk ook straks minder budget nodig.’ 3. Shared Service CentreConform de trend bij overheidsorganisaties heeft ook de Raad voor de rechtspraak een shared service center (SSC) opgericht, een landelijk dienstencentrum voor de rechtspraak. ‘Hiermee wilde de Raad voor de rechtspraak een deel van de ombuigingen realiseren. In de businesscase zagen we veel laaghangend fruit zoals het centraliseren van financiële administratie, griffierechten en inkoop. Maar het is niet van leien dakje gegaan. We hadden er namelijk niet op gerekend dat de invoering van het SSC volledig samen zou lopen met de introductie van een nieuw financieel systeem.’ Hadden Klein Schiphorst en zijn collega’s dat niet kunnen voorzien? ‘Nou, wij dachten dat de systeemimplementatie op dat punt klaar zou zijn, maar dat heeft wat vertraging opgelopen. Het bleek allemaal veel moeilijker dan verwacht. Zo moeilijk zelfs dat we nu nog aan het opruimen zijn. In zo’n situatie is het wel heel belangrijk als financiële kolom om die stip op de horizon goed in de gaten te houden en door te gaan op de ingeslagen weg.’ 4. 2013‘Dit jaar is een zwaar jaar voor ons’, zegt Klein Schiphorst beschouwend over de huidige periode. ‘Zoals ik al vertelde bij de eerste mijlpaal is de rechtspraak productiegefinancierd. Als de instroom van zaken afneemt, bijvoorbeeld omdat de griffierechten omhoog gaan, waardoor mensen kiezen om op een andere manier hun conflicten op te lossen, nemen onze inkomsten af. Die inkomstendaling valt samen met de investering die wij doen in het nieuwe landelijke dienstencentrum en het programma ‘kwaliteit en innovatie’. De uitdaging van de financiële functie is toch een balans te houden tussen investeringen die gedaan moeten worden en het beschikbare budget. Dat betekent dat wij – als financiële functie – vooral heel transparant moeten zijn over wat er nu gebeurt en duidelijke keuzes voorleggen aan de Raad zodat hij prioriteiten kan stellen en keuzes kan maken.’ ‘Er komt de komende jaren nog heel veel op de rechtspraak af’, besluit Klein Schiphorst. ‘Onze CFO zit daar middenin als lid van de Raad en ik ondersteun hem daar van harte bij.’  FINANCE TRANSFORMATIE IN DE PUBLIEKE SECTOR – 7 TIPS & TRICKS1. Sluit aan op de belevingswereld van je interne klant. 2. Bewaak de balans tussen kwaliteit en efficiency. Zet hard in als dat nodig is, maar geef ook wel eens iets weg. 3. Betrek het primaire proces (in het geval van Raad voor de rechtspraak zijn dat de rechters) zeer nauw in prijs/budgetonderhandelingen. De financiële kolom vormt daar een verbindende schakel in.   4. Houd je vast aan de stip aan de horizon, juist in moeilijke tijden waarin budgetten onder druk staan en er veel kritiek is op de doelmatigheid van overheidsdiensten.5. Zorg als financiële functie voor optimale transparantie zodat bestuurders gemakkelijker prioriteiten kunnen stellen en besluiten kunnen nemen.  6. Voor de oprichting van een landelijk dienstencentrum (shared service centre) is het belangrijk support vanuit het bestuur te hebben. Ook heb je een uitstekende programmamanager nodig. 7. Durf in te grijpen als het mis gaat.Naam: Bernd Klein SchiphorstFunctie: Directeur Financiën, Bedrijfsvoering & ToezichtOrganisatie: Raad voor de RechtspraakLeeftijd: 46Hobby’s: Tennissen, fietsenOpleiding: Bestuurskunde gestudeerd in Leiden en RotterdamLoopbaan: Werkte sinds het begin van zijn carrière voor verschillende overheidsorganisaties, waaronder het Ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties en het Ministerie van Veiligheid en Justitie. In 2006 begon Klein Schiphorst bij de Raad voor de rechtspraak.Aantal fte: 100Aantal fte team: 40 (incl. HRM, huisvesting, Legal)Software: Oracle_____________________________________________________________________________________Public Finance Community voor de publieke sector De Public Finance Community is de plek waar jij finance professionals uit de publieke sector ontmoet. Ontmoet financiële eindbeslissers op het vooraanstaande Jaarcongres Public Finance en diverse toongevende seminars. Draag bij aan het debat om de financiële functie binnen de publieke sector verder te professionaliseren. Op woensdag 6 november organiseren Alex van Groningen en de Public Finance Community in samenwerking met het European Institute of Certified Public Controllers (EICPC) het Jaarcongres Public Finance 2013 op Landgoed de Horst in Driebergen. Meer informatie: www.public-finance.nl_____________________________________________________________________________________