Welke waarde voegt nieuwe ERP toe?

Door Bouko de Groot

De cijfers liegen er niet om: tot 80 procent van de traditionele rollen zal verdwijnen, finance zal 40 procent minder mensen nodig hebben, en nieuwe en meer gespecialiseerde functies komen eraan. Dit alles volgens een recent onderzoek van Accenture.

Lees ook: Slimmer. Beter. Sneller: concurrentievoordeel dankzij data

De onomkeerbare verandering brengt echter veel mogelijkheden voor het leveren van extra toegevoegde waarde. Verdergaande automatisering neemt het grootste deel van het procesgerichte werk uit handen van het individu, zodat die zich veel meer kan richten op waardecreatie binnen de organisatie.

Dankzij de betere koppeling met robotica, kunstmatige intelligentie en machine learning krijgt de financiële professional de tijd en de mogelijkheden om mee te denken op strategisch niveau.

Nieuwe platformen

"Technologie op zichzelf brengt geen transformatie, de manier waarop deze technologie wordt toegepast wel," zegt Mirjam van der Hoeven, senior principal bij Accenture. Als voorbeeld haalt ze een recent project aan waar ze zelf bij betrokken was.

Mirjam van der Hoeven is senior principal bij Accenture

Een wereldwijde levensmiddelenproducent worstelde tijdens de periode-afsluiting met een arbeidsintensief proces om actuele kosten correct toe te wijzen aan producten en inzicht te krijgen in de bruto-winstmarge, waarna men pas aan de feitelijke analyse van verschillen kon beginnen.

René van Heijningen is managing director en lead CFO strategy NL praktijk bij Accenture

“Door gebruik te maken van nieuwe ERP-technologie op basis van een vereenvoudigde architectuur en datamodellen, kan data in real-time verzameld en geanalyseerd worden. Hierdoor is finance nu in staat proactief met productie, logistiek en inkoop mee te sturen op productiviteit en inkoopprijzen." De technologie faciliteert het inzicht, waardoor de professional meer focus kan leggen op de analyse.

De doemdenker

Los van de extra mogelijkheden die de nieuwe generatie ERP-systemen biedt, maken die het ook makkelijker om nieuwe technologieën in te zetten, zoals robotics en machine learning. "Met de oude generatie ERP was het moeilijker om deze nieuwe toepassingen efficiënt in te zetten," zegt René van Heijningen, managing director en lead van de CFO Strategy NL praktijk bij Accenture.

"Zo gaan reconciliaties bijvoorbeeld veel gemakkelijker in combinatie met artificial intelligence, het kost veel minder tijd. Ook worden managementrapportages eenduidiger en intuïtiever, dus is er meer tijd voor het analyseren van de inzichten en strategische beslissingen, legt hij uit. De doemdenker is al snel bang dat de nieuwe technologie de persoon gaat vervangen.

"De CFO beweegt zich meer naar het kijken naar uitkomsten en sturen van visie."
-Mirjam van der Hoeven

Van Heijningen nuanceert dat beeld. "Machine learning ziet patronen die wij niet altijd zien, dat klopt, maar dit moet gekoppeld worden aan de financiële en business-kennis van de CFO en diens finance-professionals om de juiste interpretatie en acties te kunnen bepalen."

De nieuwe professional

Het veranderende milieu van de nieuwe ERP's van onder andere SAP, Oracle en Microsoft, en hun nauwere en betere samenwerking met nieuwe technologie, vergt ook een aangepaste professional.

"In de nieuwe functie beweegt de CFO zich meer naar het kijken naar uitkomsten en sturen van visie," onderschrijft Van der Hoeven. "Nieuwe mogelijkheden als real-time inzichten en forecasting helpen de CFO daarbij. Finance speelt een sleutelrol in het ontsluiten van informatie," vervolgt ze.

"De CFO kan immers goed bepalen welke investeringen het beste renderen."
-René van Heijningen

Van Heijningen vult aan: "Er komen veel meer mogelijkheden voor de CFO om de business te helpen sturen op waarde, bijvoorbeeld met geavanceerde scenario-analyses op nieuwe businessmodellen of de mogelijkheid sneller op trends in de markt te anticiperen." Uit de analyse kunnen dan nieuwe mogelijkheden voor het bedrijf gevonden worden. Hij ziet daarbij "de CFO als de aangewezen persoon om de waarde daarvan te bepalen. Daarom is de positie van CFO zo belangrijk in de directie."

Data voor snelheid

Er zal een duidelijke scheiding komen tussen de controller als business-partner, die naast analytische ook soft skills moet hebben, en de diepere specialisten van bijvoorbeeld accounting, financial control en risico-analyse.

Van Heijningen ziet ook deze trend "naar meer specialisatie en nieuwe rollen zoals een finance operations process-manager die meer inzet op monitoring en ingrijpen, dan op de executie van het proces." Hij constateert ook dat de samenwerking met IT nog groter wordt en voorziet een bredere rol bij verdere automatisering van de organisatie: "De CFO kan immers goed bepalen welke investeringen het beste renderen."

De basis van de nieuwe kracht zijn de data, de snelheid waardoor alle relevante informatie snel beschikbaar is en de gebruikersvriendelijke toegang tot de informatie. Accenture heeft berekend dat de gemiddelde finance-professional 70 procent van de tijd besteed aan het voorbereiden van de echte analyse.

"De data kunnen direct gebruikt worden, bijvoorbeeld door de  verkoopafdeling."
-Mirjam van der Hoeven

In één document

Eerst verzamelen en organiseren ze data en rapporten, voordat ze kunnen analyseren. Al dat voorwerk kan nu uit handen worden genomen. "Dat vereist wel dat de onderliggende datastructuren daarvoor geschikt zijn," zegt Van der Hoeven.

Nieuwe ERP-systemen als S/4 HANA van SAP lossen dat op door data eenmalig vast te leggen, bij de bron. Hierbij worden gegevens uit de verschillende financiële componenten in één document geboekt met alle relevante kenmerken voor verdere analyses.

"De onderliggende hiërarchie moet je slim, zo eenvoudig en flexibel mogelijk inrichten."
-Mirjam van der Hoeven

"Dat betekent dat je niet alleen bezig bent met financieel vastleggen, maar dat de data direct gebruikt kunnen worden, bijvoorbeeld door de  verkoopafdeling om de effectiviteit van haar laatste promotiecampagne te meten," licht ze toe. En ofschoon het opbouwen van lokale datasets risico's lijkt te hebben, vangt de nieuwe technologie die juist af.

Ondersteunen met machine learning

"Fouten van data-invoer bij de bron kunnen door de nieuwe mogelijkheden makkelijker en eerder ontdekt worden. De software zal het zelf kunnen ontdekken, omdat er dan ongeregeldheden zitten in de automatische flow. Dat kun je weer ondersteunen met machine learning," legt Van der Hoeven uit. De onderliggende datastructuur is daarbij erg belangrijk, die moet wel gebaseerd zijn op hoe het bedrijf wordt bestuurd.

"Tegenwoordig is het makkelijker om alle financiële gegevens te consolideren."
-Mirjam van der Hoeven

Bovendien moeten niet de data zelf bepalend worden. "Waar je op stuurt, mag niet gedreven worden door technologie," waarschuwt Van Heijningen, "dat moet het bedrijf zelf doen."

Daar speelt de CFO een grote rol bij, stelt Van der Hoeven: "De onderliggende hiërarchie moet je slim, zo eenvoudig en flexibel mogelijk inrichten, met bijvoorbeeld genoeg ruimte voor groei." Zo zijn de nieuwe ERP-systemen beter in staat om fusies en overnames te lijf te gaan.

"Voorheen betekende dit volledige integratie van de verschillende IT-systemen, een tijdsintensief traject waarbij overzicht op de nieuw gevormde organisatie vaak verloren gaat. Tegenwoordig is het makkelijker om alle financiële gegevens te consolideren, waardoor je snel inzicht hebt in het financiële plaatje," legt ze uit.

Migratiepad

Een overstap van de oude naar de nieuwe generatie ERP-systemen is begonnen. Hoe dat succesvol te doen, hangt af van waar het bedrijf vandaan komt.

Van der Hoeven ziet twee benaderingen: "Je hebt een meer geleidelijk migratiepad, met een meer operationele aanpak vanuit de processen, en je hebt de top-down-benadering, waar je eerst de nieuwe backbone gaat neerzetten en alles opnieuw organiseert." Ze ziet nog een voordeel: het onderhoud van de nieuwe systemen zal makkelijker zijn dan de oude met een flexibeler fundament, dat eenvoudiger is te wijzigen. Daarin ziet ze ook het belang van de CFO, om dat goed op te zetten.

Van Heijningen ziet dat ook: "Meer dan in het verleden moet een bedrijf daarin keuzes maken. Het dwingt een bepaalde standaard af." Ook dat is toegevoegde waarde voor het bedrijf, want "finance moet altijd de focus op waarde hebben".