Finance Transformation: ESSA

Door Kees van KempenESSA moet wel in de aangegeven volgorde: Eerst EliminerenJe moet eerst nadenken of je werkzaamheden kunt elimineren, of je kunt stoppen met bepaalde aspecten van het werk, omdat er niemand iets mee doet of te weinig, omdat het resultaat niet in verhouding staat tot de inspanning.Dan SimplificerenAls je besluit dat een activiteit moet worden voortgezet, zoek dan naar wegen om het zo simpel mogelijk doen. Eenvoud siert het werk. Het is gemakkelijker te maken, het is gemakkelijker te snappen, het is gemakkelijker te communiceren.Vervolgens StandaardiserenAls meerdere collega’s dezelfde of vergelijkbare activiteiten doen, kies dan voor standaardisatie, doe het allemaal op dezelfde manier, gebruik dezelfde tools, kies voor dezelfde lay out.Als laatste AutomatiserenEn als het standaard is, kun je het geautomatiseerd opleveren. Oké, ik ken de beperkingen van de aanleverende systemen en de definities van de KPI’s en zo, maar dat doet niks af aan het principe.Pas daarna outsourcen of offhorenHeb je aan de hand van ESSA-activiteiten kunnen afschaffen, processen kunnen vereenvoudigen, outputs kunnen standaardiseren en werkzaamheden kunnen automatiseren? Pas daarna is het tijd om na te denken over outsourcen of offshoren. Wie begint met automatiseren of wie begint met offshoren, maakt heel veel overbodige ballast standaard onderdeel van de toekomst.Procesbesturing Record to ReportESSA kent vele toepassingsmogelijkheden, maar in het kader van deze blog spreken we over de toepassing op het Finance proces Record to Report. Ik behoor tot degenen die vinden dat je de beleidsverantwoordelijkheid voor de keten moet scheiden van de uitvoering ervan. Onder beleidsverantwoordelijkheid versta ik dan vooral het stellen van prioriteiten tussen de diverse gewenste changes en het creëren van draagkracht (een verandering willen, een budget vrijmaken, de cultuur bijsturen) bij ingrijpende veranderingen zoals het overgaan op één ERP-systeem of het afdwingen van een uniforme standaard. Een mogelijke constructie is een Record-to-Report-board met de diverse betrokkenen vanuit de keten onder voorzitterschap van de directeur Corporate Control en met de teammanager ESSA als rechterhand en programmamanager. Het ESSA-team zelf zou ik weer dicht bij de uitvoering plaatsen, om te voelen wat goed gaat, wat werkt, wat beter moet.De key-spelers moeten ESSA wel willenBij een programma als ESSA speelt de cultuur een grote rol, vooral de cultuur aan de top van de Finance organisatie. Alle financieel verantwoordelijken moeten achter uniformering en standaardisatie staan, de CFO zelf en al zijn direct reports voorop. Als een van de financieel verantwoordelijken voor een businessunit als uitgangspunt heeft dat zijn/haar business zo specifiek is dat uniformering en standaardisatie niet kan, is mijn advies om niet met een ESSA-programma te beginnen. Er is eerst een andere klus te doen, werken aan een nieuwe cultuur.Kees van Kempen blogt voor CFO.nl over finance transformation. Hij studeerde econometrie aan de Tilburg University, was bij KPN 18 jaar werkzaam als financieel directeur bij meerdere onderdelen van KPN en is sinds 2008 programmamanager KPN Best in Finance. Lezers kennen Van Kempen misschien ook van zijn werkzaamheden voor de KPN Academy vakmanschap Finance, in het bijzonder van de KPN NBA Mastercourse die ook open staat voor niet-KPN’ers. Verder is Van Kempen lid van de Adviesraad van Yacht.Kees van Kempen schreef eerder:Excellence en efficiency accelereren effectiviteit en impactFinance Transformation: Maak van je grootboek een kleinboek