Finance Transformation: Anti-maatwerk-commissie

door Kees van KempenIk wil in deze blog een fantastische ervaring op dit gebied met u delen. Lees de tekst maar alsof het uw eigen onderneming is.Naar één ERP-systeemMaar liefst 1174 maatwerkaanpassingen telde het oude ERP-systeem. Ieder onderdeel, dat voor eigen toepassing een verandering wilde aanbrengen en daarvoor wilde betalen, vond honorering van de wensen. Jarenlang. Er was niet één onderdeeltje van het oude ERP-systeem dat voor meer dan één bedrijfsonderdeel operationeel was. Ieder had zo z’n eigen specificaties. En dat wilden we niet meer in de Best in Finance-ambitie. We wilden juist: standaard en uniform. Maar hoe pak je een reductie van 1174 maatwerkaanpassingen aan. Je komt niet alleen aan de technische IT-aanpassingen, je komt aan doorsnijdingen die gebruikers gewend zijn, je komt aan hele legale argumenten dat je een marktorganisatie anders moet aansturen dan een costcenter, je komt ook aan de creativiteit of de vakgebied-overtuigingen van de verantwoordelijken voor finance in de diverse bedrijfsonderdelen.Een mooiste klus: de anti-maatwerkcommissie.Ambitie: géén maatwerkaanpassingenVanuit het Best in Finance-programma kwam een van de weinige verordonneringen, namelijk dat het nieuwe ERP-systeem zou worden uitgerold zonder maatwerkaanpassingen. Voor de eigenaren van de maatwerkaanpassingen in het oude ERP-systeem kwam er een mogelijkheid om zich toch nog hard te maken voor een enkele maatwerkaanpassing. De anti-maatwerkcommissie kende twee samenstellingen, een met alle CFO’s van de diverse bedrijfssegmenten en een met alle IT-verantwoordelijken van dezelfde bedrijfssegmenten. De programmamanager Best in Finance was voorzitter. Als de commissie bijeenkwam zaten er zo’n man/vrouw of acht, negen aan de ene kant van de tafel, de kant van de commissie. Degene, die zich hard wilde maken voor een maatwerkaanpassing kwam alleen of met maximaal met twee personen. Een oneerlijke wedstrijd, maar een effectieve aanpak.Het leidde uiteindelijk tot 160 goedgekeurde maatwerkaanpassingen, te verdelen in drie categorieën: noodzakelijke interfaces, externe regelgeving en interne controlemogelijkheden. Geen enkele maatwerkaanpassing diende nog afwijkende besturingswensen van managementteams van bedrijfsonderdelen.Zo belangrijk waren die maatwerkaanpassingen nietEn ja, iedereen die het niet eens was met de uitspraken van de anti-maatwerkcommissie kon bezwaar aantekenen. Niet binnen het eigen onderdeel, want ook de eigen CFO (VP Finance) en de eigen IT-verantwoordelijke waren als lid van de anti-maatwerkcommissie betrokkene bij de besluitvorming. Ook niet bij de concern-CFO, want die was uiteraard gebonden aan zijn eigen Best in Finance-ambities. Wel bij de Raad van Bestuur. Maar ja, dat deed niemand. Zo belangrijk waren al die eigen maatwerkaanpassingen nu ook weer niet.Kees van Kempen blogt voor CFO.nl over finance transformation. Hij studeerde econometrie aan de Tilburg University, was bij KPN 18 jaar werkzaam als financieel directeur bij meerdere onderdelen van KPN en is sinds 2008 programmamanager KPN Best in Finance. Lezers kennen Van Kempen misschien ook van zijn werkzaamheden voor de KPN Academy vakmanschap Finance, in het bijzonder van de KPN NBA Mastercourse die ook open staat voor niet-KPN’ers. Verder is Van Kempen lid van de Adviesraad van Yacht.Kees van Kempen schreef eerder:Excellence en efficiency accelereren effectiviteit en impactFinance Transformation: Maak van je grootboek een kleinboekFinance Transformation: ESSA