Finance Transformation: Finance selfie

Door Kees van KempenEen selfie maken van je eigen finance organisatie kan met vier kwadranten die ieder een verschillende context of situatie weergeven. Finance kan op elke plek in het kwadrant worden geprojecteerd.De twee assen lopen van:• finance is wel of niet in control;• finance is zeer op zichzelf gericht of is juist sterk op de business gericht.   ExcellenceIn het kwadrant linksonder heeft finance een groot probleem. De cijfers kloppen niet, zijn niet volledig, niet juist of niet stabiel. De kwartaalcijfers zijn steeds anders dan de andere maandcijfers, alsof alle issues uitsluitend in de derde maand van het kwartaal voorkomen. Er zijn voortdurend verrassingen vanwege herwaarderingen, voorzieningen, vrijvallen, maar ook door seizoenpatronen die toch elk jaar hetzelfde zouden moeten zijn. De controlerend accountant heeft altijd lange lijsten correcties en gaat alsmaar gedetailleerder de controles uitvoeren. Het auditcomité van de raad van commissarissen eist een stuurgroep Administratieve Organisatie. Er wordt een nieuw hoofd administratie benoemd en medewerkers moeten allemaal naar een cursus IFRS. Intern zijn er rapportagelijstjes met rode stoplichten. Kortom finance is met zichzelf bezig. Het kwadrant heeft de titel ‘excellence’, niet omdat de situatie excellent is, maar omdat excellence het steekwoord is in deze situatie.EfficiencyHet kwadrant linksboven weerspiegelt de shared service-organisatie. In de fase van excellence heeft finance ontdekt hoezeer uniformering en standaardisatie van belang zijn om in control te zijn. Eén werkwijze, één grootboek, één ERP-systeem, één proces, één tijdschema, één materialiteitsprincipe, één lay-out van tabellen, etc. Die conditie voor excellence borg je in centrale shared service centers: één afdeling Accounting, één afdeling Management Informatie, één Crediteurenadministratie, één Debiteurenadministratie, één Projectadministratie, etc. Het werk gebeurt excellent, altijd in één keer goed, op tijd, volledig. Dat geeft vertrouwen. De shared service organisatie krijgt het vertrouwen. Het efficiency-kwadrant is het kwadrant van de mooie programma’s. ESSA blijkt in de praktijk een goede communicatiedrager, omdat iedereen zich erin kan herkennen. ESSA staat voor Elimineren, Simplificeren, Standaardiseren en Automatiseren. WaardecreatieAls al het transactie gerelateerde werk in één keer goed gebeurt, adequaat en snel, en finance is efficiënt georganiseerd, dan voel je wel aankomen dat de controllers bij Corporate Control en in de business minder gedoe-tijd hebben, heel veel minder gedoe-tijd en daardoor tijd krijgen voor hun eigen werk:• Het finance werkveld: financiering, fiscale zaken, investor relations, mergers & acquisitions, maar ook cashflow en werkkapitaal;• Partner voor de business. De controller in de organisatie draagt er aan bij dat de business de beste besluiten neemt en waarde creëert;• Finance zelf kan waarde creëren, door eigen analyses, benchmarks, zaken op de agenda krijgen, het oppakken van performance management, e.d.In dit derde kwadrant kan finance alle professionaliteit inzetten en volop differentiëren binnen haar eigen finance-organisatie. Veel CFO’s vinden dat zij moeten acteren in dit kwadrant. Ongetwijfeld terecht. Maar schep voor jezelf de condities en besteedt zo af en toe een dag aan het kwadrant rechtsonder, het risk-kwadrant en niet aan de kwadranten excellence en efficiency, daar heb je je mensen voor. Het risk-kwadrant moet je zelf doen, misschien samen met je changemanager.Het risk-kwadrant Werken voor de business geeft finance veel voldoening. Maar te veel aandacht voor de business houdt een risico in. Even niet opletten en je bent niet meer in control. Een te groot enthousiasme voor de business en een finance-organisatie die zwak bestuurt, kan funeste gevolgen hebben. Er zijn twee manieren waarop de aandacht voor de eigen finance-organisatie kan verzwakken. Allereerst kan de CFO te veel hooi op zijn vork nemen en naast CFO ook CIO en COO worden en wanneer hij deze houding projecteert op alle finance mensen, krijg je een organisatie die te veel business-hooi op zijn vork heeft. Positief is dat dit vaak nog opvalt zodat er actie ondernomen kan worden. De tweede manier is gevaarlijker en komt langzaam en tersluiks. Dat is de ondermijning van de excellence, het verlies van uniformiteit en standaardisatie. Funest! Het begint misschien met het goedvinden van een iets afwijkende presentatie van cijfers in de managementletter voor een van de onderdelen. Funest! Als decentrale financieel verantwoordelijken externe adviseurs in huis halen, moeten alle alarmbellen rinkelen: wees meer dan zuinig op je excellence!Kees van Kempen blogt voor CFO.nl over finance transformation. Hij studeerde econometrie aan de Tilburg University, was bij KPN 18 jaar werkzaam als financieel directeur bij meerdere onderdelen van KPN en is sinds 2008 programmamanager KPN Best in Finance. Lezers kennen Van Kempen misschien ook van zijn werkzaamheden voor de KPN Academy vakmanschap Finance, in het bijzonder van de KPN NBA Mastercourse die ook open staat voor niet-KPN’ers. Verder is Van Kempen lid van de Adviesraad van Yacht. Kees van Kempen schreef eerderFinance Transformation: Van A naar B en niet meteen van A naar DFinance Transformation: Anti-maatwerk-commissie Excellence en efficiency accelereren effectiviteit en impact Finance Transformation: Maak van je grootboek een kleinboek Finance Transformation: ESSA