Leadership in Finance Summit leert de CFO: “Assume nothing and expect anything.”

Bekijk hier de foto's >> 

'Een programma ramvol met mooie sessies', zo kondigde CFO community manager Amber Overbosch het gisteren gehouden Leadership in Finance Summit aan. Valt er dan zo veel te vertellen over 'Check your assumptions at the door', het onderwerp van de dag? Toch wel.

Wie wel eens last heeft van een trage computer kan erover meepraten: al die programma's die automatisch aangaan als de PC wordt aangezet, zonder dat je ze bewust hebt aangezet. Zo is het ook met aannames, zegt Executive Coach Arvid Buit, de eerste spreker tijdens de plenaire opening van het Leadership in Finance Summit 2023. "Rond de 80 procent van onze aannames zijn onbewust", zo spiegelt Buit de aanwezige Finance Leaders in de zaal voor. "Aannames over onze medewerkers, bijvoorbeeld. Dat is wel eens lastig."

Buit geeft het voorbeeld van een CFO die sterk cijfermatig is ingesteld en bij voorkeur datagedreven beslissingen neemt. Zo'n Finance Leader zal niet altijd even goed kunnen communiceren met iemand met andere aannames. "Dus als iemand van HR hem komt vertellen dat mensen ontevreden zijn nadat een bedrijf is gefuseerd – en dat daar toch echt iets aan moet worden gedaan – is de kans groot dat die boodschap niet landt bij de CFO." Niet iedereen is nu eenmaal een vleesgeworden Excel-programma, wil Buit maar zeggen.

Dé manier om misverstanden, langs elkaar heen praten en blinde vlekken te voorkomen, is om jezelf bewust te worden van je eigen aannames. Dan kun je naar je eigen aannames kijken van buitenaf, alsof ze 'een masker' zijn, dat je makkelijk kunt op- of afzetten, en verwisselen voor een andere set aannames als dat beter uitkomt, aldus Buit. Maar hoe doe je dat? Dat is nog lang niet eenvoudig, blijkt uit enkele andere inspiratie-sessies en roundtables op het Leadership in Finance Summit.

Tunnelvisie

Waar Buit het heeft over aannames die we over onszelf en anderen hebben, vertelt 'factchecker' Frank Leeman van FactGurus over allerlei aannames die we hebben over onze omgeving. Die zijn behoorlijk wankel, zeker in tijden van desinformatie die zelfs de media infiltreert, zo laat Leeman zien in een aantal schrijnende voorbeelden. "Blijf kritisch vragen stellen", is zijn belangrijkste advies. Een boodschap die ook weerklinkt in de presentatie van forensisch onderzoeker Marco Bosmans, die waarschuwt voor de 'tunnelvisie' die mensen parten kan spelen, ook als ze alle feiten op een rij hebben. Want ook dan kan een verkeerde interpretatie van die feiten op de loer liggen.

Ook praktisch filosoof Puck van Dijk heeft het over het belang van vragen stellen. Niet zozeer over kritische vragen, zoals Leeman en Bosmans, maar eerder over onbevangen vragen. Vragen zoals een kind van een jaar of vier die kan stellen. Jonge kinderen schijnen wel 300 keer per dag vragen te stellen. Volwassenen misschien een keer of tien. Dat komt niet omdat ze meer weten dan toen ze jong waren, maar omdat ze hun nieuwsgierigheid zijn kwijtgeraakt en omdat ze zich schamen om voor dom te worden aangezien. Niet nodig, zegt ze. "Stel vragen, ook over aannames van jezelf en van anderen. Kijk goed naar die aannames en gebruik ze als brandstof voor goede vragen."

Zoals filosofen sinds mensenheugenis doen, Socrates voorop. Zoals wetenschappers doen, door hypotheses op te stellen en die te toetsen. "Zoals mensen met een groot vermogen tot zelfreflectie over zichzelf zullen doen", aldus Esther Pool-Kamp, tot voor kort CFO van Sunrock, die samen met Tom van Dael, CFO van Fox-IT reflecteert op het thema. Het draagt ertoe bij dat ze haar aannames kan testen en waar nodig aanpassen. En het draagt ertoe bij dat zij zich, ook als CFO, kwetsbaar opstelt, anderen raadpleegt om haar besluiten beter te kunnen onderbouwen – 'omdat ik niet alles weet' – en anderen aanmoedigt om vooral ook veel vragen te stellen.

Lees ook op CFO.nl: Esther Pool-Kamp (CFO Sunrock): “Zo’n distributieketen, die helemaal draait op 100% groene stroom, dat is waar wij elke dag voor werken.”

Hofnar

Buitenstaanders – zoals Socrates er ook eentje was – kunnen vaak beter vragen stellen dan insiders. Dit geldt ook in het bedrijfsleven. Een buitenstaander let op andere zaken en stelt andere vragen dan iemand die ergens werkt. Daarmee kan hij aanzetten tot denken, waardoor betere besluiten worden genomen.

Sommige buitenstaanders gaan nog verder dan dat, en bieden tegenspraak, maken grappen en grollen, en wagen het om te twijfelen aan de visies en meningen van ongenaakbare leiders binnen de organisatie. Ze houden het bedrijf een spiegel voor, leggen daarmee allerlei aannames bloot en openen de weg voor allerlei mensen binnen de organisatie om ook eens hun mond open te doen. De hofnar vervulde in vroegere tijden zo'n belangrijke rol, zegt de moderne, professionele hofnar Jort Verhagen. Bedrijven zoals Afas huren hem vaak in om hun 'tegenspraak te organiseren', zoals dat heet, en te voorkomen dat het bedrijf aan ja-knikkers ten onder gaat. Uiteraard is het niet altijd per se nodig een hofnar in te schakelen.

Het aannemen van medewerkers met diverse achtergronden om frisse perspectieven te stimuleren wil ook wel helpen, constateert Tom van Dael, CFO van cybersecuritybedrijf Fox-IT. Iemand zoals hijzelf ook is: "Ik weet niets van cybersecurity, maar ik kan er wel vragen over stellen. Zoals mensen die niets van Finance weten binnen ons bedrijf ook heel intelligente vragen over mijn vakgebied kunnen stellen."

Strategie in tijden van onzekerheid

Behalve het plenaire gedeelte bestaat het 'ramvolle programma' van het Leadership in Finance Summit uit diverse 'mooie sessies', zoals community manager Amber Overbosch aangeeft. De honderden bezoekers van het Leadership in Finance Summit gaan na de goed verzorgde lunch uiteen om zo'n kleinere, sterk interactieve sessie bij te wonen.

Zoals de sessie van Patrick van der Pijl, CEO van strategie-adviesbureau Business Models Inc., met als onderwerp 'strategie in tijden van onzekerheid'. Bijzonder actueel: "Tien jaar geleden hadden we het over een wereld die VUCA was, 'volatiel, onzeker, complex en ambigu', maar de onzekerheden zijn tegenwoordig veel groter dan toen. Denk aan de onvoorspelbare ontwikkelingen van prijzen van grondstoffen, inflatie en politieke omstandigheden. Allerlei zaken die vroeger vast stonden, doen dat allang niet meer."

Daardoor wordt het voor bedrijven ook moeilijker om hun strategieën op te stellen en uit te voeren, aangezien de aannames waarop die strategieën veel minder vanzelfsprekend zijn dan vroeger. Daar komt bij dat veel mensen 'strategie' toch al een lastig onderwerp vinden. De aannames wat er eigenlijk onder 'strategie' verstaan moet worden verschillen. Zelfs binnen de organisatie kunnen aannames wat de eigen strategie behelst verschillen, en op corporate niveau wordt er nogal eens een heel andere invulling aan gegeven dan op business unit niveau en functioneel niveau.

Uit een onderzoek onder deelnemers aan de CFO Day blijkt dat CFO's enorm worstelen met de toegenomen onzekerheden in de omgeving, en dat ze worstelen met hun eigen strategische rol. Als je dat weet, is het ook geen wonder dat 70 procent van alle strategieën mislukt.

Van der Pijl geeft diverse adviezen over wat bedrijven en Finance leaders kunnen doen om succes te hebben met hun strategie. Misschien wel het belangrijkste advies – in elk geval een advies dat direct aansluit op het thema van de dag – is om aannames die ten grondslag liggen aan een strategie keer op keer expliciet te maken en te herijken. Van der Pijl heeft het dan over 'versnellen', 'terug naar de tekentafel' en 'valideren om 'dichter op de bal' te kunnen zitten. De CFO kan zowel bij de totstandkoming van de strategie, bij de monitoring van de uitvoering en bij de rapportage van de resultaten een glansrol vervullen. Hierbij kan hij gebruikmaken van allerlei tools en methodes, waaronder scenario-planning, stress tests – en zo ook ideeën voor nieuwe business modellen genereren.

Datagedreven beslissingen

Met behulp van dergelijke tools kunnen CFO's bijdragen aan datagedreven beslissingen. Met andere woorden: goed onderbouwde beslissingen, die mogelijk in gaan tegen eerdere beslissingen die werden genomen op basis van aannames. Betere beslissingen, in het algemeen, op basis van feiten in plaats van verzinsels.

Louis de Roo, Data Strategy Leader bij E-mergo, een bedrijf dat organisaties ondersteunt om 'het maximale uit data te halen' zet tijdens zijn masterclass de stappen uiteen om datagedreven te kunnen werken: van 'stel een doel' (over hoe je data kunt inzetten om je bedrijfstargets te behalen)) tot 'beheer en optimaliseer' (over het onderhouden van je data-omgeving).

Een belangrijk advies is ook hier, net als tijdens de sessie van Van der Pijl, dat het werk nooit af is. Datagedreven werken is een continue reis naar verbetering, aldus De Roo. “Je datastrategie, roadmap, KPI’s, applicaties  en dashboards verdienen het daarom regelmatig tegen het licht gehouden te worden. Elk proces dat je optimaliseert geeft je data en inzichten waarmee je weer nieuwe verbeteringen kunt aanbrengen. En die nieuwe data geeft je ook een steeds beter beeld van je eigen organisatie, je klantwensen en je producten.” Als het goed is, krijgt een onderneming die succesvol is ook steeds meer data, op basis waarvan ook steeds betere beslissingen kunnen worden genomen. Een opgaande spiraal is dan het gevolg.

‘Assume nothing’

Aan het einde van de dag is er nog één afsluitend programmaonderdeel: een presentatie van de Zuid-Afrikaanse Brenden Pienaar, die al jaren voettochten door de Afrikaanse Savanne organiseert. Een zeer ervaren gids, die door zijn kennis van ecosystemen en zijn vaardigheden in tracking (spoorzoeken) de hoogst haalbare Scout-status heeft bereikt. En toch verlopen zijn tochten niet altijd even soepel. Pienaar begint zijn verhaal met een herinnering aan een ontmoeting met een stier van een Kaapse Buffel in de bush van het Kruger Nationaal Park. De stier viel Pienaar en zijn secondant aan en de twee wisten ternauwernood te ontsnappen aan de dood.

Ook voor menige CFO geldt dat er een 'buffel' op hem wacht, stelt Pienaar, maar slechts weinigen houden daar rekening mee. “Een plotselinge wereldwijde crisis, of een andere ramp van ongekende omvang: wie denkt daar iedere dag over na? Niemand. Maar Pienaars verhaal is vooral bedoeld om de aanwezige Finance leaders duidelijk te maken dat ze zich meer bewust moeten worden van hun omgeving: “Voortdurende aanpassing en overleving zijn net zo belangrijk in de wildernis als in competatieve markten en bedrijfsorganisaties.”

De ontmoeting met de buffel die hem deed rennen voor zijn leven, leerde Pienaar ook een belangrijke levensles: het belang van de ‘circle of awareness’, de 'cirkel van bewustzijn'. Deze methode omvat het visualiseren van jezelf in een denkbeeldig landschap en het verzamelen van informatie via je zintuigen om zo een cirkel om je heen te creëren. Deze cirkel vertegenwoordigt je aandachtsniveau op een bepaald moment. Het doel is om in het centrum van je cirkel te blijven, een omgeving waar je het minste risico loopt. Gaandeweg kun je de cirkel dan uitbreiden. Maar als je te snel beweegt of wordt afgeleid, drijf je naar de rand van je cirkel, wat gevaarlijk kan zijn.

Ook in het bedrijfsleven kan deze cirkel worden gebruikt. Zoals het in de bush essentieel is om je te baseren op zintuiglijke waarnemingen, doen beslissers in het bedrijfsleven er goed aan informatie effectief te verwerken en aandacht te schenken aan duidelijke signalen: zoals markttrends, klantfeedback en interne dynamiek. Ook als CFO of als bedrijf is het van groot belang om in het centrum van je cirkel te blijven, waar je slechts beperkte risico's loopt omdat je een grondig begrip hebt van de markt en je positie. En ook hier geldt: beweeg alleen binnen de grenzen van je cirkel om verwarring en verkeerde beslissingen te voorkomen. Uitbreiden kan misschien, maar zorg voor balans in je projecten en beslissingen. Het is belangrijk om te herkennen wanneer je afdwaalt van het centrum van je cirkel.

En zo eindigde het Leadership in Finance Summit 2023 geheel in thema: behoud het zicht op je doelen en waarden, onderbouw je beslissingen goed en wees paraat zodat je onmiddellijk actie kunt ondernemen als dat moet. "Assume nothing and expect anything."

Bekijk hier de foto's >>