Waarom organisaties zo lastig veranderen: grondhoudingen in de veranderdialoog

oor wat betreft deze ‘opstelling’ tijdens een veranderdialoog zijn diverse dimensies te onderscheiden. Cruciale dimensies op zijn in ieder geval: (Open – Gesloten) en (Reactief – Proactief). Als beide partijen bijvoorbeeld gesloten en reactief de dialoog aangaan (of eigenlijk: dus niet echt aangaan), dan krijgt hun dialoog meer het karakter van een onwenselijke onderlinge strijd dan van een gewenst gezamenlijk optrekken. Om waarlijk het goede gevoel te krijgen dat men krijgt van gezamenlijk ten ‘veranderstrijde’ te trekken en om uiteindelijk de ‘verandervruchten’ te mogen plukken, dienen beide partijen zich juist open en proactief op te stellen.

Twee Dimensies

Een dialoog over veranderen kan men op twee tegenovergestelde wijzen insteken: Open of gesloten. Open de dialoog aangaan betekent op voorhand geen enkele observatie, bevinding, conclusie, oplossing, etc. van de andere afwijzen of die van zichzelf ‘heilig’ verklaren. Het uitgangspunt bij een open opstelling is dan men accepteert dat altijd alles ter discussie mag worden gesteld. Een open houding blijkt uit ook het feit dat men zijn eigen meningen en gedachten los wil laten ten faveure van die van de ander. Hiertegenover staat de gesloten insteek van de dialoog. Degene, die op een dergelijke wijze de dialoog aangaat, staat niet open voor de nieuwe/aanvullende data, informatie en kennis van de ander. Hij/zij (hierna ‘hij’ voor mannelijk en vrouwelijk) komt zijn gelijk halen en/of zijn zin doordrijven. Iemand met een gesloten houding gaat eigenlijk helemaal geen dialoog aan. Hij komt debatteren.

Naast de (Open – Gesloten)-dimensie kent de veranderdialoog nog een andere cruciale dimensie: (Reactief – Proactief). Iemand die de dialoog reactief aangaat wacht eerst af waar de ander mee komt en reageert enkel daarop. De ‘reactieveling’ laat het initiatief volledig bij de ander liggen. Hierdoor ontstaat meer een vraag-antwoord-gesprek dan een dialoog. De ‘proactieveling’ deelt daarentegen alles vrijelijk en zonder dat daarom moet worden gevraagd. Hierdoor kunnen de voor veranderdialogen noodzakelijke rijkelijk gevulde informatiestromen op gang komen.

Vier grondhoudingen

De hiervoor genoemde verschillende insteken van de dialoog zijn tot een viertal grondhoudingen te combineren. Om dit nader te illustreren worden metaforen uit de Oosterse vechtkunst en traditie gebruikt: de Lama, de Aikidoka, de Ninja en de Samoerai.

1)Open – Proactief (Lama)

2)Open – Reactief (Aikodoka)

3)Gesloten – Reactief (Ninja)

4)Gesloten – Proactief (Samoerai)

Lama (Open – Proactief)

Binnen de Tibetaanse religies, in het bijzonder boeddhisme, wordt de aanduiding lama vaak gebruikt als algemene term voor monniken. Velen kennen via televisie het beeld van de (Shaolin) monniken die hun ‘heiligheid’ demonstreren via kungfu-kunsten, maar het leeuwendeel van de monniken is veel vredelievender ingesteld. Zij focussen op zaken als mededogen en verlichting door opgaan in de waarheid. Op zulke lama’s doelen wij wanneer wij de term ‘lama’ gebruiken. De favoriete wedstrijdsport van deze lama’s is niet vechten maar de dialoog. Zij storten zich daarin met hart en ziel. Het kan er zelfs ruig uitzien, omdat iedereen zich verdringt om de degenen die het woord voeren. Daarbij wordt gezwaaid met gebedskralen om het gelijk te onderstrepen en wordt hard in de handen geklapt. Het doel, dat deze middelen heiligt, is waarheidsvinding. Bij een lama draait alles niet om gelijk krijgen maar om gelijk hebben. Een open en proactieve houding in de dialoog helpt de lama’s het gelijk of de beste oplossing te vinden. Kenmerkend voor deze houding is stelling nemen maar deze onmiddellijk verlaten voor een betere en non-verbaal een open houding.

Aikidoka (Open – Reactief)

Een belangrijk kenmerk van aikido is dat op door de tegenstander uitgeoefende kracht niet wordt niet gereageerd met tegenkracht ("schrap zetten"), maar met meegeven. De kracht van de tegenstander keert zich vervolgens tegen hem wanneer hij uit balans wordt gebracht. In termen van dialoog: De aikidoka staat open voor wat er op hem afkomt. Daar werkt hij mee. Dat gebruikt hij tegen degene die dit op hem afvuurt. Daarbij komt dat ook kenmerkend is voor aikido dat er nimmer aangevallen wordt en dat alle technieken juist bedoeld zijn als verdediging, een reactie op een aanval. In een dialoog zal de aikidoka zich dus altijd reactief of afwachtend opstellen. Kenmerkend taalgebruik van de aikidoka is veel ‘ja, maar’-zinnen en non-verbaal heeft de aikidoka een afwachtende houding over zich, bijvoorbeeld door onderuitgezakt achterover te leunen in de stoel.

Ninja (Gesloten – Reactief)

Een ninja is een van oorsprong Japanse krijger die met alle middelen en ware doodsverachting zijn huurmoord probeert te volbrengen. Het sterkste punt van de ninja’s was ‘stealth’, oftewel: onzichtbaar blijven voor de vijand. Ze bleven soms dagen verscholen voor hun slachtoffer, zodat niemand het besefte als ze toesloegen en ze ook weer geruisloos konden ontsnappen. In een dialoog is een ninja iemand die niets nuttigs inbrengt of van zichzelf laat zien en uiterst opportunistisch enkel reageert op wat hij op z’n pad komt. Dit is het type mensen dat helemaal niet mee wil werken aan een dialoog, maar dit wel moet, bijvoorbeeld van hun baas. Hier is weinig eer aan te behalen, maar een ninja gaat, in tegenstelling tot de samoerai (zie hierna), ook niet prat op eervol gedrag. Hij wil zo makkelijk en snel mogelijk zijn geld verdienen en wegwezen. Kenmerkend qua taalgebruik zijn vage en dubbelzinnige woorden of überhaupt weinig tot niet praten. Non-verbaal kenmerkend is een bepaalde afwezigheid ten toon spreiden, door bijvoorbeeld teveel aandacht voor een mobiel of door veel uit het raam of naar de deur staren.

Samoerai (Gesloten – Proactief)

Samoerai is de term voor de krijgersklasse in het pre-industriële Japan. De term samoerai betekent ‘Hij die dient’. Samoerai’s dienen altijd iemand of iets: De keizer, hun clan, hun eigen belangen of eer, etc. Zij komen met een missie en gaan daar proactief voor. Maar door de focus op de vervulling van hun eigen missie stellen zij zich niet open maar gesloten op. Alles moet voor de verwezenlijking van hun doelen wijken. Figuurlijk blijkt de geslotenheid van de samoerai ook uit het feit dat zij een harnas dragen: Zij sluiten zich daarmee af van de buitenwereld en hun harnas gaat ten koste van hun flexibiliteit en wendbaarheid. In veranderdialogen verstoppen mensen in hun ‘harnas’ hun dubbele agenda. Kenmerkend voor deze houding is (im)ponerend taalgebruik en non-verbaal een confronterende houding, bijvoorbeeld door teveel recht aankijken als hij zelf spreekt en niet aankijken als de ander spreekt.

Discussiëren over onze (verander)percepties betekent mogelijk dat uitgesproken representanten van de vier bovenstaande kwadranten met elkaar in dialoog gaan. Dat kunnen vruchtbare discussies zijn, maar lang niet alle dialogen zijn daarbij even vruchtbaar. Voorbeelden hiervan zijn ook te vinden in het eerste hoofdstuk van het onlangs verschenen boek ‘In Dialoog over Veranderen’. Hierin wordt ook ingegaan op de vraag hoe men om kan gaan met het feit dat niet iedere partner in de veranderdialoog zich opstelt als een lama. Samengevat komt het er op neer in ieder geval zelf de dialoog open en proactief aan te gaan. Moge u een ware lama zijn!

Over de auteur

John van Rouwendaal werkt sinds 2002 als management consultant c.q. organisatieadviseur. Sinds 2006 specialiseert hij zich in projectportfolio management (PPM). Over PPM publiceert John via allerlei media regelmatig artikelen, blogt hij maandelijks op www.flourish.nu en deelt hij wekelijks nieuws en informatie via Linkedin en Twitter (@manofportfolio). Sinds 2013 is hij de voorzitter van de beroepsvereniging voor projectportfolio managers, de BVPPM. Sinds 2014 werkt John voor ConQuaestor.