DEPT® bespaart jaarlijks 1,4 miljoen euro met een Finance-team van 50 FTE in Nepal. Terwijl AI steeds meer transactioneel werk kan overnemen, breidde Deputy CFO Nicola Rowlands de samenwerking met outsourcingpartner Four Symmetrons juist uit naar onder meer FP&A en treasury. “Voor ons is outsourcing inmiddels een strategische keuze geworden, gericht op betrouwbaarheid, continuïteit en langetermijnwaarde”, zegt Rowlands.

Van P2P naar FP&A: de uitbreiding bij DEPT®
DEPT® groeide naar 4.000 medewerkers in 24 landen. Financiële processen hadden zich per regio en organisatie verschillend ontwikkeld, rapportagecycli vergden steeds meer coördinatie en met stijgende transactievolumes namen ook de operationele kosten toe. Tegelijkertijd wilde DEPT® dat Finance meer tijd kon besteden aan inzichten en ondersteuning van de business. Dit alles in een krappe arbeidsmarkt met schaarste aan gekwalificeerde financiële professionals.

De samenwerking met Four Symmetrons begon met een pilot in P2P. “Die hebben we vervolgens wereldwijd uitgerold. Daarna breidden we de samenwerking uit naar onder meer GL, consolidatie, FP&A en treasury”, vertelt Rowlands. Door voortdurende procesverbetering, standaardisatie en kleinschalige automatisering werden repetitieve werkzaamheden geautomatiseerd, geëlimineerd of efficiënter uitgevoerd. Zo ontstond ruimte voor specialistischer Finance-werk.

Die verschuiving vraagt andere vaardigheden van de partner. “Het gaat niet langer alleen om dezelfde werkzaamheden tegen lagere kosten”, zegt Camile van Kralingen, verantwoordelijk voor Four Symmetrons in Nederland. “Onze Finance-professionals zijn hoogopgeleid en hebben veelal internationale kwalificaties zoals CA en ACCA. Zij kunnen en willen zich ook ontwikkelen richting analyse, control, proceseigenaarschap en ondersteuning van de business. Daar hoort ook het aanjagen van automatisering en AI-adoptie bij.”

Naast toegang tot gekwalificeerde professionals speelt ook continuïteit een rol. De jaarlijkse uitstroom bij Four Symmetrons ligt rond de 1%, waardoor opgebouwde proces- en organisatiekennis grotendeels binnen de teams behouden blijft. “Die continuïteit is voor ons waardevol. Zeker wanneer je ziet hoeveel aandacht personeelsverloop en stijgende salarisverwachtingen bij onze interne teams vragen”, aldus Rowlands.

Lees ook op CFO.nl: Leadership in Finance Summit 2026: grip houden, koers kiezen, durven schakelen

Van klant en leverancier naar één Finance-team
Een externe partner die meedenkt over analyses en procesverbetering, heeft meer nodig dan een overdrachtsdocument. “Je moet zo’n team ook de context achter de cijfers geven en de mensen leren kennen”, zegt Rowlands. “Anders blijft het een leverancier op afstand.”

Bij DEPT® werkt het team in Nepal in de systemen en processen van de organisatie en rechtstreeks samen met collega’s wereldwijd. “Het team is een verlengstuk van onze eigen Finance-organisatie”, zegt Rowlands. “We willen samen verantwoordelijk zijn voor het resultaat, niet blijven denken in termen van klant en leverancier.”
Dat vraagt ook een investering aan het begin. “Operationele teams én management moeten betrokken zijn. Je moet elkaars systemen, processen, uitzonderingen en mensen leren kennen”, aldus Rowlands.

Voor DEPT® werd het team binnen acht weken gerekruteerd en ingewerkt. “De overdracht was binnen twee maandafsluitingen afgerond, met minimale impact op onze business”, zegt Rowlands. De verdere opbouw van organisatie- en proceskennis ging daarna door.
Ook maatschappelijke impact telde mee bij de partnerkeuze. Four Symmetrons ondersteunt onderwijsprojecten in Nepal en bekostigt via een fonds het onderwijs van twaalf kinderen. “We waarderen dat Four Symmetrons ook iets wil teruggeven aan de maatschappij”, zegt Rowlands. “Als B Corp vinden wij dat belangrijk in een partner.”

Lees ook op CFO.nl: IKEA had met AI 8.500 banen kunnen schrappen. Het koos voor iets moeilijkers.

Waarom wachten op AI?
De samenwerking met Four Symmetrons ontwikkelde zich de afgelopen jaren van transactionele verwerking naar steeds specialistischer Finance-werk. Tegelijkertijd veranderde de technologische omgeving. Als digital agency zit DEPT® zelf midden in de veranderingen die generatieve AI teweegbrengt. Waarom zou het bedrijf dan meer Finance-werk uitbesteden als technologie mogelijk een deel daarvan kan overnemen? “Nieuwe manieren van werken kun je net zo goed samen met een extern team ontwikkelen en invoeren”, zegt Rowlands. “Daarvoor hoeft de expertise niet uitsluitend binnen je eigen organisatie te zitten.”

Van Kralingen herkent het dilemma uit gesprekken met Finance-leiders. Sommige CFO’s stellen sourcingbeslissingen uit omdat ze eerst de impact van AI willen afwachten. “De redenering is begrijpelijk: waarom zou ik vandaag een proces outsourcen als AI het over een paar jaar misschien grotendeels kan overnemen? Alleen weet niemand precies welke Finance-processen wanneer volledig en betrouwbaar kunnen worden geautomatiseerd. Als je daarop wacht, kunnen er jaren voorbijgaan waarin je nog steeds met dezelfde schaarste, kosten en inefficiënte processen zit.”

Bovendien is AI geen gratis alternatief voor mensen. Het selecteren van toepassingen, ontwikkelen of aanschaffen van oplossingen, integreren met bestaande systemen en vervolgens beheren en controleren ervan kost tijd, geld en managementaandacht. Professionals die Finance-kennis kunnen combineren met data, automatisering en AI zijn bovendien schaars.
“Tegelijkertijd zien we dat er steeds meer op het bord van Finance terechtkomt. Van CFO’s wordt verwacht dat ze niet alleen betrouwbare cijfers leveren, maar ook de business ondersteunen, vooruitkijken en nieuwe technologie implementeren. De verwachtingen stijgen, terwijl de beschikbare capaciteit vaak nauwelijks meegroeit. De uitdaging is dus niet alleen om bestaande werkzaamheden efficiënter uit te voeren, maar ook om capaciteit en expertise vrij te maken voor nieuwe verantwoordelijkheden. Dat vraagt om een andere manier van organiseren”, aldus Van Kralingen.

Lees ook op CFO.nl: Michel Wessel (CFO van Royal Talens): “De toekomst is digitaal. Het moment om de eerste stap te zetten in AI is nu.” 

Niet alleen capaciteit, maar ook nieuwe vaardigheden
Outsourcing kan meer opleveren dan extra capaciteit. Teams die dagelijks in Finance-processen werken, zien waar handwerk, uitzonderingen en versnipperde data verbetering in de weg staan. Gecombineerd met data- en AI-expertise kan die proceskennis helpen bij het identificeren en invoeren van zinvolle toepassingen.

Four Symmetrons telt circa 150 professionals die werken voor verschillende Nederlandse en internationale organisaties. Binnen de operationele teams stimuleert een innovatieteam voortdurende procesverbetering. Daarnaast beschikt Four Symmetrons over een afzonderlijke Innovation-entiteit die zich richt op automatisering en de ontwikkeling van AI-oplossingen. Recent ontwikkelde deze entiteit een eigen AI-oplossing voor documentverwerking. “We onderzoeken momenteel samen met DEPT® of we deze oplossing daar kunnen inzetten. Daarnaast zien we mogelijkheden om de technologie ook bij andere organisaties toe te passen”, zegt Van Kralingen.

Rowlands voegt toe: “Een partner die onze Finance-processen kent, moet niet alleen nadenken over hoe het werk wordt uitgevoerd, maar ook over welk werk slimmer of met technologie kan worden gedaan.”

Lees ook op CFO.nl: CFO meets CHRO – Marjanne van Ittersum en Kim Teunis (CFO en CHRO van Enexis): “Diversiteit is geen HR-feestje.”

Niet maximale, maar optimale automatisering
Technologie is echter niet voor ieder proces de beste oplossing. Voor de processen waarop AI wordt toegepast, moeten data, definities en controls voldoende op orde zijn. Juist in Finance moeten uitkomsten betrouwbaar, herleidbaar en controleerbaar zijn. “De discussie begint vaak te snel bij de AI-tool”, zegt Van Kralingen. “Niet je hele datahuishouding hoeft vooraf perfect te zijn, maar voor het proces dat je wilt automatiseren moeten data en controles betrouwbaar zijn. We helpen klanten ook dat fundament op orde te brengen; anders automatiseer je bestaande problemen.”

Ook de businesscase verschilt per proces. Een activiteit met relatief weinig volume, veel uitzonderingen of hoge implementatie- en integratiekosten kan soms kostenefficiënter door mensen worden uitgevoerd dan volledig door technologie. “De CFO moet niet streven naar maximale automatisering, maar naar optimale automatisering”, zegt Van Kralingen. Ook bij geautomatiseerde processen blijven menselijke controles, interpretatie en professioneel oordeel noodzakelijk.

Lees ook op CFO.nl: CFO meets CHRO (Sander Berghuis en Roos Rahimi van Polygon): “Ik vind HR-data vaak net iets waardevoller dan Finance-data.”

Als automatisering omzet kost
Procesverbetering kan medewerkers ruimte geven voor hoogwaardigere werkzaamheden. Maar automatisering kan ook capaciteit overbodig maken. In een traditioneel FTE- of urenmodel levert dat een spanning op: de klant bespaart, terwijl de outsourcingpartner omzet verliest. “Wij moeten natuurlijk ook winstgevend zijn”, zegt Van Kralingen. “Maar op lange termijn is het voor niemand aantrekkelijk om mensen werk te laten doen dat technologie beter kan. Als hetzelfde team meer waarde kan leveren, profiteert de klant en kunnen onze mensen zich ontwikkelen.”

Daarom moeten prijsafspraken kunnen meebewegen. De precieze contractvorm is minder belangrijk dan een gedeeld belang bij continue verbetering, ook als dat minder handmatige uren oplevert.

Een Finance-organisatie die kan meebewegen
“Het gaat voor ons niet alleen om hoeveel werk een partner overneemt, maar ook om hoe die partner met ons meegroeit als het werk verandert”, zegt Rowlands. De mogelijke inzet van AI maakt dat aanpassingsvermogen alleen maar belangrijker.

Voor CFO’s is het daarom minder zinvol om de organisatie van 2030 tot op de FTE te voorspellen dan om een model te bouwen dat kan meebewegen. Eigen medewerkers, externe expertise en technologie zijn geen vaste alternatieven, maar middelen die per proces opnieuw kunnen worden gecombineerd. “Outsourcing is geen doel op zich. AI evenmin”, zegt Van Kralingen. “Als iets intern beter kan, moet je het intern doen. Als technologie het aantoonbaar beter en goedkoper kan, moet je automatiseren. En waar externe professionals meer waarde toevoegen, moet je die mogelijkheid benutten.”

Rowlands sluit af: “Niemand weet precies welke werkzaamheden AI over vijf jaar zal overnemen. Wat we wel weten, is dat we vandaag al stappen kunnen zetten om onze Finance-organisatie te verbeteren. Waarom zouden we daarmee wachten?”

Lees ook op CFO.nl: CFO meets CHRO (Arnold Mars en Britt Breure van AFAS): “Ik wil cijfers menselijk maken.”

Decision-making in high-stake situations with Prof. Sinaceur

Improve your effectiveness in uncertain or complex situations. Join the 2-day Decision-making in high-stake situations program by Prof. Marwan Sinaceur.

Learn more & enroll now