De controller als navigatiepartner

Door Jouke van der Veer … Dit betekende dat de aankomst pas de volgende avond om 22.30 uur was. De reis met auto en caravan naar de camping over bekende, maar nu donkere, slechte asfaltwegen zonder belijning langs de kust van de Peloponnesos was niet gemakkelijk. De ontstoken mistlichten gaven gelukkig een glimp van de vergane middenstreep. Het verlichte scherm van de GPS  toonde tijdig de bochten. In een rustig tempo arriveerden wij na middernacht op de camping.  De vergelijking met de zakelijke werkelijkheid dringt zich op: budgetten worden gemaakt maar de werkelijkheid is altijd anders. Hoe bereid je je daarop voor en welke voorzorgsmaatregelen neem je?Traditiegetrouw is bij de meeste bedrijven en organisaties het budget het centrale uitgangspunt. Waar het vroeger een beperkte omvang had, gebaseerd op rekenexercities op papier en kolommenpapier, is het tegenwoordig een omvangrijk boekwerk en worden allerlei analyses toegevoegd nadat velen hierover het hoofd hebben gebogen. Eindeloze vergaderingen, aanpassingen van boven, herberekeningen, etc. En wanneer het jaar start, komen de eerste verrassingen, frustraties, tegenvallers, kansen en uitdagingen. Revised forecasts worden opgesteld, wederom na vele gesprekken en analyses, en actieplannen toegevoegd: het budget moet immers gehaald worden. Want het budget is heilig …In dit gehele proces kan de financieel eindverantwoordelijke een sleutelrol spelen, zeker wanneer deze de durf heeft los te komen van de traditie en zich op te stellen als navigatiepartner.Doelen dienen vastgesteld te worden voor het volgende jaar, uitdagingen moeten hierin meegenomen worden, wis en waarachtig. Maar beperk je niet enkel tot deze papieren exercitie om te voldoen aan de standaardvraag. Zet de oogkleppen af en kijk verder: maak scenario’s inclusief actieplannen; zoek naar trends. Maak gevoeligheidsanalyses. Immers juist het opstellen van alternatieve scenario’s (bijv. herfst en winter als alternatieven) ontsluit mogelijkheden die ook je budget kunnen verrijken. Daarnaast kun je veel alerter reageren als blijkt dat omstandigheden veranderen in de eerste twee maanden van het nieuwe jaar. Er gaat dan geen tijd verloren om de resultaten van het eerste kwartaal te rapporteren en een forecast uit te werken.Vrijwel iedere manager heeft een navigatiesysteem in zijn of haar auto. Wij vinden het vanzelfsprekend dat wanneer er een file ontstaat er meteen alternatieve routes worden getoond om de eindbestemming te halen en dat daarbij ook de verwachte aankomsttijd wordt vermeld. Hoe kunnen wij dan een onderneming willen besturen en niet in staat zijn in veranderende omstandigheden adequaat te handelen op basis van de noodzakelijke stuurinformatie?De controller of cfo dient de navigatiepartner te zijn voor de collega’s: tijdige stuurinformatie, PDCA-cycling, alternatieve scenario’s, inzicht in de problematieken en materie, een aanspreekpunt en klankbord voor het team. Als een stuurman die in control is.Dan kunnen doelen gerealiseerd worden ondanks de turbulente buitenwereld en groeit de onderneming naar het next level.  Jouke van der Veer blogt voor CFO.nl over “rol, houding, gedrag en waarde” in finance. Van der Veer is zeventien jaar in financial managementposities actief geweest bij Buhrmann – waarvan ruim elf  jaar in het buitenland – en was CFO bij de bedrijven Albron en Lely.