Digitalisering en MVO gaan heel goed samen

Bent u de CFO van een groot bedrijf of een zelfstandig ondernemer? Wat hebben beide partijen in gemeen? Beiden willen hun bedrijf winstgevend maken. Hoe is dat mogelijk? Door elk transactiedocument (en gerelateerde documenten) dat in of uit uw bedrijf stroomt bij te houden, en uiteraard nog veel meer.

In de zakenwereld draait het om kopen en verkopen, inkopen en toeleveren. Dit gaat gepaard met veel heen-en-weer communicatie tussen meerdere partijen en resulteert in een zee van standaard bedrijfsdocumenten (zoals inkooporders en facturen) in een willekeurig aantal formaten, opgeslagen op een willekeurig aantal locaties, geleverd op een willekeurig aantal manieren.

Sommige methoden zijn beter voor de wereld dan andere. Toch kiezen steeds meer bedrijven ervoor om deze uitwisseling van bedrijfsdocumenten te digitaliseren. Onder andere de eliminatie van menselijke handelingen en snellere betalingen kan enorme kostenbesparingen opleveren, die helpen bij het winstgevend maken van een bedrijf. Maar naast winstgevendheid zien we dat een andere prioriteit (bijna) net zo belangrijk is geworden in de zakelijke markt.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) met digitalisering
Bedrijfsbeslissingen worden steeds vaker beïnvloedt door de noodzaak om maatschappelijk verantwoord te ondernemen (MVO). Hierbij wordt rekening gehouden met de zogenaamde 3 P's:

• Profit: zorgen voor welvaart binnen het economisch systeem door verduurzaming
• Planeet: verantwoordelijk omgaan met het milieu en de leefomgeving
• People: verantwoordelijk omgaan met mensen, zowel binnen, als buiten het bedrijf

Het is wel zo dat het niet vaak gebeurt dat u een initiatief tegenkomt dat meer van deze onderdelen bestrijkt dan de digitalisering van documentuitwisseling. Vooral als het gaat om een initiatief dat tegelijkertijd ook een duurzame oplossing biedt om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren en te voldoen aan compliance-gerelateerde behoeften.

De eliminatie van papier en printen
De digitalisering van documentuitwisseling elimineert het gebruik van papier. Wist u dat één enkele boom gemiddeld 10.000 vellen papier oplevert? Elk bedrijf weet maar al hoe snel zakelijke documenten zich kunnen opstapelen. TIE Kinetix, bijvoorbeeld, faciliteert de uitwisseling van meer dan 1 miljard documenten per jaar via hun FLOW Partner Automation platform – dat is meer dan 100.000 bomen bespaard op jaarbasis en dat levert een significante CO2 besparing op.

Met de afschaffing van papier komt ook de afschaffing van printen. Toner, inkt, en zelfs printers zelf, vereisen het gebruik van schadelijke chemicaliën tijdens het fabricageproces. Alles is uiteindelijk gemaakt van plastic. Wist u dat elke tonercartridge ruwweg 3,2kg C02 uitsoot. En door hun samenstelling duurt het tussen 500 en 1.000 jaar voor zowel inkt als tonercartridges zijn afgebroken. Ondanks dat 97% van elke cartridge recyclebaar is, belandt nog steeds meer dan 50% op de stortplaats. Alleen al in de VS komt dat neer op 300 miljoen cartridges per jaar.

Digitalisering op de werkvloer
Met de krappe arbeidsmarkt, hybride werken, thuiswerken en veranderende verwachtingen van medewerkers kunt u digitalisering in uw voordeel laten werken. Het tonen van MVO maakt uw bedrijf namelijk aantrekkelijker op de arbeidsmarkt.
Zo zorgt een oplossing voor digitalisering dat u kunt automatiseren en daarmee repetitieve handmatige invoerwerkzaamheden kan elimineren. U kunt medewerkers op de financiële afdeling meer zin geven in hun werk en taken bieden die echt het verschil maken voor het bedrijf. Het is bewezen dat gelukkige medewerkers veel productiever zijn dan medewerkers die zich aan het eind van de dag vermoeid voelen omdat ze de hele dag repetitief gegevens aan het invoeren zijn. Bovendien worden met een digitaliseringsoplossing alle documenten, overal ter wereld veilig toegankelijk voor iedereen die toegang nodig heeft. Digitalisering is toekomstbestendig, past bij de nieuwe manier van werken en sluit aan bij de verwachtingen van de nieuwe generatie medewerkers.

Kies de juiste digitaliseringsoplossing
Helaas werken de meer traditionele oplossingen voor documentuitwisseling – die vaak voor ongeveer voor de helft digitaal zijn – nog steeds met papier, of ze zijn sterk afhankelijk van onveilige e-mailcommunicatie (in veel gevallen een combinatie van beide). Hierdoor is er nog steeds papier en print in het spel. De oplossingen dragen niet bij aan het verkleinen van de CO2-voetafdruk en daarnaast betekent papier ook dat automatisering niet mogelijk is. Er zal altijd iemand aan te pas moeten komen: ook niet duurzaam vanuit het oogpunt van efficiëntie.

Dit geldt ook voor oplossingen waarbij niet noodzakelijk papier wordt gebruikt, maar vertrouwd wordt op onbetrouwbare technieken voor gegevensvastlegging, zoals scan-en-herkenoplossingen, OCR (Optical Character Recognition – optische tekenherkenning, een technologie die wordt gebruikt om tekstkarakters in PDF-bestanden te herkennen en om te zetten in doorzoekbare en leesbare gegevens) – er dient altijd een mens bij betrokken te zijn, in welke vorm dan ook.

Veiligheid en regelgeving
Bedenk ook dat 80% van de cyberaanvallen plaatsvindt via de supply chain en dat het vertrouwen op onveilige e-mails om transactiedocumenten uit te wisselen met zakenpartners u kwetsbaar maakt voor deze aanvallen. Maar gedeeltelijk digitale oplossingen zijn niet alleen niet duurzaam vanuit het beveiligingsstandpunt, we kunnen ook met zekerheid zeggen dat deze oplossingen niet duurzaam zijn als het gaat om compliance (de e-facturatieverplichtingen in Europa, de verschillende EDI-standaarden in Noord-Amerika).

Als u duurzaamheid en MVO bekijkt in de bredere zin en dit koppelt aan topprioriteiten die veel bedrijven hebben, volstaat een slechts gedeeltelijk digitale oplossing dus niet om de prioriteiten te waarborgen. U kunt dit alleen bereiken met een 100% digitaliseringsoplossing die bedrijfsprioriteiten voor de lange termijn kan ondersteunen.

Ontdek hoe FLOW u hierbij kan helpen. U kunt de uitgebreide beschrijving van FLOW hier lezen.