Finance Transformation: Maak van je grootboek een kleinboek

Door Kees van KempenHet grootboek dient primair de externe verslaglegging. Alle financiële cijfers die extern moeten worden ontsloten, moeten 100 procent volledig, juist en actueel zijn en op die manier een getrouw beeld geven van de financiële stand van zaken van de onderneming, conform de internationale reporting standaarden en gecontroleerd door de externe accountant. Laten we dat doel maar koesteren. Het grootboek moeten we dan niet gebruiken om alle mogelijke financiële doorsnijdingen vast te leggen ten behoeve van interne besturing. Want die gegevens hoeven niet te voldoen aan de internationale standaarden, hoeven niet te worden gecontroleerd door de externe accountant en wellicht is het ook niet zo erg of zelfs gewenst als de gegevens voor interne besturing een ander reporting-ritme volgen. Let wel, de cijfers moeten natuurlijk wel onderling logisch zijn (bron, definitie, periode), een mooie klus voor het shared service center Management Informatie.Indien uw grootboek is belast met heel veel informatie, bestemd voor interne besturing en niet nodig voor externe verslaglegging, dan is mijn advies: maak van uw grootboek een kleinboek. EliminerenDetaillering van marketingkosten naar marketingkanalen, een P&L per merk of per individuele klant, een opdeling van een innovatiebudget naar individuele initiatieven, etc., het is allemaal niet nodig voor externe verslaglegging. Laat deze gegevens vanuit bronsystemen niet je grootboek inlopen, maar naar een andere database waaruit je kunt putten ten behoeve van management informatie voor interne besturing. Al deze gegevens hoeven niet meer door accountants te worden gecontroleerd en zijn niet meer remmend op doorlooptijden.SimplificerenIn het grootboek zit een grootboeksleutel met nogal wat codes, een productcode, een organisatiecode, een resultaatverantwoordelijke eenheid, een verrekenpartij, etc. Neemt u zich eens voor het aantal keuzemogelijkheden per code met 70 procent te reduceren. Dat lukt misschien niet voor alle codes, maar dan weet u dat u ook scherp in de wedstrijd zit. In mijn eigen ervaring is die 70 procent gerealiseerd en – verrassing – de kwaliteit van het boeken op de juiste grootboekrekening neemt bij reductie van het aantal keuzemogelijkheden flink toe. Bij het simplificeren moeten we ons ontdoen van intern gedoe. Dat is immers niet relevant voor de externe verslaglegging. MaterialiserenHet grootboek moet een getrouw beeld geven van de financiële bedrijfsperformance. De laatste euro maakt het beeld niet getrouwer. En interne verrekeningen hebben al helemaal geen effect op de EBITDA op concernniveau. Maak samen met uw externe accountant een materialiteitsafspraak: bijvoorbeeld: op werkdag A geen boekingen meer onder bedrag X, op werkdag B geen boekingen meer onder bedrag Y. Bepaal A en B maar zeer ambitieus en kies X en Y maar flink hoog. De cijfers zijn eerder beschikbaar en van hogere kwaliteit. UniformeringVervolgens is er nog de zorg voor één werkwijze op de grootboekafdeling, één proces, één instructie, elke maand exact hetzelfde, in dezelfde systemen, op dezelfde locatie door dezelfde mensen. U wordt beloond met kwaliteit.Eerste omvangrijke projectBij de start van het Best in Finance programma bij KPN was de aanpak van het grootboek het eerste grote project met reuze-impact.  Ik zou het een tweede maal precies weer zo doen. Kees van Kempen blogt voor CFO.nl over finance transformation. Hij studeerde econometrie aan de Tilburg University, was bij KPN 18 jaar werkzaam als financieel directeur bij meerdere onderdelen van KPN en is sinds 2008 programmamanager KPN Best in Finance. Lezers kennen Van Kempen misschien ook van zijn werkzaamheden voor de KPN Academy vakmanschap Finance, in het bijzonder van de KPN NBA Mastercourse die ook open staat voor niet-KPN’ers. Verder is Van Kempen lid van de Adviesraad van Yacht. Lees ook zijn eerste blog over excellentie.