Goede besluitvorming begint bij het veilig en efficiënt delen van documenten

Ter voorbereiding van een bestuursvergadering moeten doorgaans heel wat documenten met de leden van dat bestuur worden gedeeld. Uiteraard mag deze informatie niet op straat belanden en is het dus niet aanbevolen om alles af te printen of op e-mail te zetten. Dennis Scheerman, Senior Sales Manager bij Visma Admincontrol, legt uit hoe je met de Board Portal veilig documenten deelt.

Security en flexibiliteit zijn de belangrijkste termen in ieder bedrijfswoordenboek. Organisaties passen ze toe in alles wat ze doen. Of toch in bijna alles, want uitgerekend op bestuursniveau is er nog werk aan de winkel. “We zien nog al te vaak dat bestuurders informatie op een klassieke manier delen. Veel bedrijven denken ook dat ze te klein zijn voor een softwarematige oplossing voor board management. Net daar wil Admincontrol op inspelen met de Board Portal”, zegt Dennis Scheerman.

De tool is gemakkelijk te implementeren en heel eenvoudig in gebruik. “Steeds meer organisaties lijken te beseffen dat het hen een goedkope verzekering biedt, waardoor ze gerust kunnen zijn dat gevoelige bedrijfsinformatie op een doordachte en veilige manier wordt gedeeld”, aldus Scheerman. “Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat de meeste klanten de tool nooit meer opgeven.”

De volgende vijf voordelen hebben daar wellicht veel mee te maken:

1. Vlottere samenwerking en besluitvorming

“Net zoals een data room de meest uitgeruste omgeving vormt om documenten tijdens een overname te delen, is de Board Portal een platform dat de dagelijkse uitwisseling van informatie en het organiseren van bestuursvergaderingen ondersteunt. Een handvol mensen bepaalt wie toegang krijgt tot welke bestanden”, zegt Scheerman. “Het systeem werkt met een duidelijke structuur voor gebruikersrollen met de mogelijkheid om op team- en individueel niveau machtigingen aan te passen.”

Op die manier verloopt de samenwerking altijd efficiënt en gecontroleerd. En als je organisatie net uit een overname komt en daarvoor een data room – een andere oplossing van Visma Admincontrol – gebruikt heeft, dan kan je alle info ook gemakkelijk naar een Board Portal overzetten.

1. Enorme tijdsbesparing

Het organiseren van een bestuursvergadering kan behoorlijk tijdrovend zijn. Tenzij je met een Board Portal werkt. Dankzij de Meeting Book-tool is het bijvoorbeeld mogelijk om snel zakelijke documenten te compileren en te delen. Als beheerder maak je vlot vergaderagenda’s aan en voeg je gemakkelijk documenten en deelnemers toe. Er zijn ook templates beschikbaar die je in een andere sjabloon voor de notulen kunt omzetten.

“Ook voor terugkerende bestuursvergaderingen is de Board Portal erg handig. Je vindt er meteen alle informatie over vorige meetings, zoals een overzicht van de aanwezigen en wie er al dan niet gestemd heeft over een besluit dat tijdens de vergadering is genomen”, zegt Scheerman.

1. Klaar voor werken op afstand

In de meeste bedrijven is werken op afstand intussen goed ingeburgerd. Voor bestuurders is het dus niet meer dan normaal dat ze vergaderingen thuis en zelfs onderweg voorbereiden. Daarom zijn de bestanden in de Board Portal beschikbaar op ieder apparaat naar keuze. Scheerman legt uit: “Je kunt documenten om het even waar raadplegen en het is zelfs mogelijk om offline te werken, bijvoorbeeld in het vliegtuig. Zodra er weer verbinding is, zal de omgeving met het systeem syncen.”

Notities of annotaties toevoegen is heel eenvoudig dankzij de Notes-tool. Bovendien zijn de notities enkel zichtbaar voor de gebruiker, zelfs als het document met andere personen wordt gedeeld.

1. De meest veilige oplossing

Ongetwijfeld is dit de belangrijkste feature. Terwijl Board Portal een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing biedt, is het tevens de veiligste manier om bedrijfsinformatie te delen. “Vitale informatie die de marktcijfers kan beïnvloeden, wil je uiteraard op een gecontroleerde manier beschikbaar maken”, zegt Scheerman. “Daarom bepalen de beheerders voor wie de informatie toegankelijk is. Bestanden afdrukken is niet toegelaten en het is ook niet mogelijk om documenten te downloaden. Zo blijft alles altijd in een veilige, goed beheerde omgeving bewaard.”

1. Authenticatie en elektronisch ondertekenen

Zodra er beslissingen zijn genomen, is het met de Board Portal mogelijk om elektronisch te ondertekenen. Om wat extra gemoedsrust te bieden, wordt ook hier de toegang optimaal beschermd door middel van gebruikersauthenticatie. “En stel dat een bestuurder het bedrijf verlaten heeft, dan kan je op afstand alle data wissen zodat de persoon in kwestie de informatie in geen geval kan misbruiken. Ook dat is weer een extra beveiligingsniveau”, voegt Scheerman toe.

Veilig, efficiënt en gebruiksvriendelijk. Deze termen vormen de beste samenvatting van wat de Board Portal bedrijven te bieden heeft. “In Nederland zijn we nog een relatief nieuwe speler op de markt, maar wereldwijd gebruiken al veel organisaties onze Board Portal. Traditioneel waren grote banken en zorginstellingen onze belangrijkste klanten, vandaag zien we dat de bewustwording gelukkig ook op de MKB-markt stilaan aan het komen is. En dat is een goede zaak, want vitale info afdrukken of mailen, dat is echt niet meer van deze tijd”, besluit Scheerman.

Meer informatie over de oplossingen van Admincontrol vindt u hier.