MVO en digitalisering gaan hand in hand

Misschien bent u zelfstandig ondernemer. Misschien bent u CFO van een groot bedrijf. Wat hebben beide gemeen? U wilt uw bedrijf winstgevend maken. Hoe doet u dat? Door elk transactiedocument (en gerelateerde documenten) dat in of uit uw bedrijf stroomt bij te houden, en natuurlijk nog veel meer.

In de zakenwereld draait het om kopen en verkopen, inkopen en toeleveren. Dit gaat gepaard met veel heen-en-weer communicatie tussen meerdere partijen en resulteert in een zee van standaard bedrijfsdocumenten (zoals inkooporders en facturen) in een willekeurig aantal formaten, opgeslagen op een willekeurig aantal locaties, aangeleverd op een willekeurig aantal manieren.

Sommige manieren van werken zijn beter voor de wereld dan andere.

Meer winst met digitalisering
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om deze uitwisseling van bedrijfsdocumenten te digitaliseren. Onder andere de eliminatie van menselijke handelingen en snellere betalingen kan enorme kostenbesparingen opleveren, die helpen bij het winstgevend maken van een bedrijf. Maar naast winstgevendheid zien we dat een andere prioriteit (bijna) net zo belangrijk is geworden in de zakelijke markt.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen met digitalisering
Bedrijfsbeslissingen worden steeds vaker beïnvloedt door de noodzaak om maatschappelijk verantwoord te ondernemen (MVO). Hierbij wordt rekening gehouden met:

• Profit: zorgen voor welvaart binnen het economisch systeem door verduurzaming.
• Planet: verantwoordelijk omgaan met de leefomgeving en het milieu.
• People: verantwoordelijk omgaan met mensen, zowel binnen, als buiten het bedrijf.

Het gebeurt niet vaak dat u een initiatief tegenkomt dat meer van deze onderdelen bestrijkt dan de digitalisering van documentuitwisseling – vooral een initiatief dat tegelijkertijd ook een duurzame oplossing biedt om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren en te voldoen aan compliance-gerelateerde behoeften.

De eliminatie van papier en printen
De digitalisering van documentuitwisseling elimineert het gebruik van papier. Wist u dat één enkele boom gemiddeld 10.000 vellen papier oplevert? Elk bedrijf weet maar al te goed hoe snel zakelijke documenten zich kunnen opstapelen. TIE Kinetix, bijvoorbeeld, faciliteert de uitwisseling van meer dan 1 miljard documenten per jaar via hun FLOW Partner Automation platform – dat is meer dan 100.000 bomen bespaard op jaarbasis.

Met de afschaffing van papier komt ook de afschaffing van printen. Toner, inkt, en zelfs printers zelf, vereisen het gebruik van schadelijke chemicaliën tijdens het fabricageproces. Alles is tenslotte gemaakt van plastic. Elke tonercartridge stoot ruwweg 3,2kg C02 uit, en door hun samenstelling duurt het tussen 500 en 1.000 jaar voor zowel inkt- als tonercartridges zijn afgebroken. En hoewel 97% van elke cartridge recyclebaar is, belandt nog steeds meer dan 50% op de stortplaats. Dat komt neer op 300 miljoen cartridges alleen al in de VS.

Digitalisering op de werkvloer
Met de krappe arbeidsmarkt, hybride werken, thuiswerken en veranderende verwachtingen van medewerkers kunt u digitalisering in uw voordeel laten werken. Het tonen van MVO maakt uw bedrijf namelijk aantrekkelijker op de arbeidsmarkt.

Zo zorgt een oplossing voor digitalisering dat u kunt automatiseren en daarmee repetitieve handmatige invoerwerkzaamheden kan elimineren. U kunt medewerkers op de financiële afdeling meer zin geven in hun werk en taken bieden die echt het verschil maken voor het bedrijf. Gelukkige medewerkers zijn veel productiever dan medewerkers die zich aan het eind van de dag hersendood voelen omdat ze de hele dag repetitief gegevens aan het invoeren zijn.

Daarnaast worden met een digitaliseringsoplossing alle documenten, overal ter wereld veilig toegankelijk voor iedereen die toegang nodig heeft. Dit is toekomstbestendig, past bij de nieuwe manier van werken en sluit aan bij de verwachtingen van de nieuwe generatie medewerkers.

Kies de juiste digitaliseringsoplossing
Helaas werken de meer traditionele oplossingen voor documentuitwisseling – die vaak voor ongeveer voor de helft digitaal zijn – nog steeds met papier of zijn sterk afhankelijk van onveilige e-mailcommunicatie (of in veel gevallen een combinatie van beide).

Naast dat er dan nog steeds papier en print in het spel is en het niet bijdraagt aan de inspanningen van een bedrijf om de CO2-voetafdruk te verkleinen, betekent het ook dat automatisering niet mogelijk is. Er zal altijd een mens aan te pas moeten komen. Dit betekent dat deze oplossingen niet duurzaam zijn vanuit het oogpunt van efficiëntie.

Dit geldt ook voor oplossingen waarbij niet noodzakelijk papier wordt gebruikt, maar vertrouwd wordt op onbetrouwbare technieken voor gegevensvastlegging, zoals scan-en-herkenoplossingen, OCR (Optical Character Recognition – optische tekenherkenning, een technologie die wordt gebruikt om tekstkarakters in PDF-bestanden te herkennen en om te zetten in doorzoekbare en leesbare gegevens) – er dient altijd een mens bij betrokken te zijn, in welke vorm dan ook.

En als u bedenkt dat 80% van de cyberaanvallen plaatsvindt via de supply chain en dat het vertrouwen op onveilige e-mail om transactiedocumenten uit te wisselen met zakenpartners u kwetsbaar maakt voor deze aanvallen, dan is het gemakkelijk te begrijpen waarom deze gedeeltelijk digitale oplossingen ook niet duurzaam zijn vanuit een beveiligingsstandpunt.

We kunnen daarnaast ook met zekerheid zeggen dat deze oplossingen niet duurzaam zijn als het gaat om compliance, zoals de noodzaak om te voldoen aan e-facturatieverplichtingen in Europa, of het vermogen om zich aan te passen aan verschillende EDI-standaarden in Noord-Amerika.

Als u MVO en duurzaamheid bekijkt in de bredere zin en dit koppelt aan topprioriteiten die veel bedrijven hebben, volstaat een slechts gedeeltelijk digitale oplossing dus niet om de prioriteiten te waarborgen. U kunt dit alleen bereiken met een 100% digitaliseringsoplossing die bedrijfsprioriteiten voor de lange termijn kan ondersteunen.

Ontdek hoe FLOW u hierbij kan helpen.