CFO gooit rapportage bij oud papier en gaat digitaal

Door Michel van Wijngaarden en Moniek Nelissen De realiteit is dat alleen de eerste paar pagina’s van deze rapportages door het management worden gelezen. Daarnaast is een deel van de informatie vaak achterhaald tegen de tijd dat die besproken wordt. Bedrijven die overgestapt zijn op digitale mobiele financiële rapportages willen niet meer terug naar geprinte rapportages. Zij hebben direct toegang tot de laatste informatie, met de mogelijkheid om aantekeningen te maken, vragen te stellen en snel en simpel wijzigingen door te laten voeren. In de maandelijkse review meetings wordt de discussie daarna veel meer gewijd aan het bespreken van trends en acties, in plaats van het verleden te verklaren omdat men de informatie vertrouwt.Beschikbaarheid van rapportages voor de boardHoe maak je het rapportageproces digitaal?Er zijn verschillende manieren om het rapportageproces te digitaliseren. Je kunt de standaard functionaliteiten van het accountingsysteem gebruiken, want er is een aantal mooie functionaliteiten in bijvoorbeeld SAP en Oracle die goed werken. Maar het integreren van die informatie met niet-financiële informatie is soms moeilijk. Er zijn ook de configureerbare oplossingen zoals CXO-Cockpit, Microsoft Dynamics en QlikView. De derde manier is om een aangepaste oplossing te bouwen die specifiek is toegespitsts op de organisatie. Deze keuze hangt af van de behoefte aan dynamische rapportages, het publiek in de organisatie en de beschikbaarheid van verspreidde financiële en niet-financiële data. Een state-of-the-art systeemlandschap zou eruit kunnen zien als in de volgende afbeelding.  State-of-the-art systeemlandschap Het grootste voordeel van digitale rapportages is de mogelijkheid om (delen van) rapportages te verspreiden via e-mail of andere kanalen en hierbij bestaat de mogelijkheid tot het creëren van notities, opmerkingen of het stellen van vragen via de digitale rapportages en deze terug te sturen naar een business controller of de aantekeningen te delen met je team. Digitale rapportage appDeze digitale rapportages bieden vaak ook de mogelijkheid om in te zoomen op detail niveau, wat ervoor zorgt dat managers geen vragen stellen die via één muisklik beantwoord kunnen worden. Ook kan het inzoomen op detail niveau tijdens board meetings ervoor zorgen dat er direct antwoorden en duidelijkheid zijn wanneer dat nodig is. Ten slotte is er een goed beveiligde digitale rapportage app via de iPad of andere tablet beschikbaar wanneer men reist of thuis werkt. De stapels papier hoeven niet meer mee op reis, waardoor de kans op verlies of diefstal wegvalt.Het digitaliseren is meestal niet complex, wat wel tijd kost is het definiëren van de daadwerkelijke behoefte voor specifieke informatie en rapportages, het selecteren van key performance indicators en het wennen aan het niet ontvangen van de bekende stapel papieren die je eraan herinnerde dat je jezelf moest voorbereiden voor de review meeting de volgende dag… Onder andere Heineken, Arcadis, ING, Coca-Cola en Wessanen zijn tevreden gebruikers van deze nieuwe tools.       Michel van Wijngaarden (foto rechts) is Managing Director Finance Transformation en Moniek Nelissen (foto boven) Managing Consultant Finance Transformation. Beiden werken bij Capgemini en bloggen voor CFO.nl over de digitale transformate van de finance functie.