Continuous transaction control biedt bedrijven kans om efficiencyvoordelen te behalen

Bedrijven die internationaal actief zijn, hebben er al mee te maken: continuous transaction control, ofwel CTC. Dit betekent dat het in verschillende landen verplicht is e-facturen te verzenden aan klanten – al dan niet via de overheid – in onder meer Zuid-Europa en Latijns-Amerika, maar ook dichter bij huis in België.
De reden van invoering van CTC in deze landen is dat zij in het verleden moeite hadden met het innen van de btw als gevolg van fraude en corruptie. Volgens salesmanager Jeroen Rozeboom van 4CEE introduceren de komende jaren steeds meer landen CTC, ook binnen de EU. “Maar bedrijven moeten CTC niet alleen zien als een verplichting, maar ook als een kans op enorme efficiencyvoordelen.”

De landen die CTC al hebben ingevoerd, hebben dat gedaan om de btw-inkomsten veilig te stellen. Dit doen zij door realtime inzicht te krijgen in de btw-stromen van zowel nationale als internationale transacties. Dat werkt als volgt: als een leverancier een factuur wil sturen naar een klant gaat de factuur eerst naar de overheid. Die registreert de btw-details, voorziet de factuur van een digitale stempel en stuurt de factuur vervolgens door naar de betreffende klant. Dit laatste doet de overheid rechtstreeks naar de klant of de overheid zet de factuur klaar voor de ontvanger die de factuur vervolgens ophaalt bij de overheid. “Om aan deze voorwaarden te kunnen voldoen, is de enige rechtsgeldige manier van factureren alleen mogelijk via elektronisch factureren”, legt Rozeboom uit. “Een factuur versturen via papier of pdf is dan niet meer toegestaan.”

“ViDa verplicht bedrijven e-facturen in hetzelfde formaat aan te leveren, zodat de ontvangers van facturen ze eenvoudig kunnen doorgeleiden in hun factuurverwerkingsproces.”

ViDA is het Europese antwoord op CTC
Wie denkt dat bedrijven die internationaal geen zaken doen op den duur niet hoeven over te stappen op e-factureren heeft het mis. De EU-landen hebben namelijk in november 2024 een politiek akkoord bereikt over het EU-wetsvoorstel ViDA – VAT in a Digital Age’, in het Nederlands: btw in het digitale tijdperk – dat hetzelfde beoogt als CTC. Hoewel er nog een paar formele stappen nodig zijn, is het zeer waarschijnlijk dat deze omvangrijke modernisering van de btw-wetgeving doorgaat.

Dit betekent dat facturen voor alle business-to-business-transacties die de landsgrenzen binnen de EU overschrijden voor de deadline van 1 juli 2030 elektronisch moeten zijn. Binnen de lidstaten mag men op dit moment zelf kiezen hoe facturen worden uitgewisseld, al is het advies van de Europese Commissie om dit ook gelijk elektronisch te maken. Rozeboom vertelt dat wetsvoorstel ViDA de bedoeling heeft een uniform karakter te krijgen binnen de EU, omdat het nadeel van CTC is dat landen dat ieder op hun eigen wijze hebben ingevuld. “ViDa verplicht bedrijven e-facturen in hetzelfde formaat aan te leveren, zodat de ontvangers van facturen ze eenvoudig kunnen doorgeleiden in hun factuurverwerkingsproces.”

“Met ViDA wil de EU ook eenvormigheid tot stand brengen op het vlak van compliance, zodat bedrijven voor internationale transacties binnen de EU niet telkens het wiel opnieuw hoeven uit te vinden.”

Voldoen aan wet- en regelgeving in verschillende landen
Naast dat de formaten van e-facturen in een keurslijf zullen worden gedwongen, is het van belang dat e-facturen ook voldoen aan de wet- en regelgeving van het land waar de btw wordt geheven. In elk land is dit weer anders, zodat om compliant te zijn elk e-factuur weer aan andere vereisten moet voldoen. Ook hierop wil ViDA een antwoord geven, zegt Rozeboom. “Met ViDA wil de EU ook eenvormigheid tot stand brengen op het vlak van compliance, zodat bedrijven voor internationale transacties binnen de EU niet telkens het wiel opnieuw hoeven uit te vinden.”

Toch merkt Rozeboom dat bedrijven terughoudend zijn in de overstap naar e-facturen. Hij denkt dat dit onder meer komt vanwege het huidige gebrek aan uniformiteit op het gebied van wet- en regelgeving. “Sommige landen met enorme btw-gaten in het verleden, zoals Italië, hebben CTC al een aantal jaren geleden ingevoerd. Wat ze daar hebben ontwikkeld, wijkt weer af van wat ViDA voor ogen heeft. Onder meer Italië moet om die reden hun CTC weer aanpassen. Van de EU heeft men hiervoor uitstel gekregen tot 2035. Op de grote internationaal opererende bedrijven na is dat voor veel bedrijven de reden om nog even de kat uit de boom te kijken.”

“Met onze gezamenlijke kennis en die van onze internationale samenwerkingspartners als Pagero en Basware op compliance-gebied, zijn we in staat de ‘Office of the CFO’ te ontzorgen in het grensoverschrijdende factuurverwerkingsverkeer.”

Compliance as a service
Om bedrijven die internationaal actief zijn te ondersteunen, zowel in de eenduidigheid van formaten van e-facturen als in het voldoen aan compliance-eisen van verschillende landen, heeft 4CEE een tool ontwikkeld: het Tradeinterop-platform. “Tradeinterop is een specialist in e-facturering en is sinds 2024 onderdeel van 4CEE”, zo licht Rozeboom toe. “Met onze gezamenlijke kennis en die van onze internationale samenwerkingspartners als Pagero en Basware op compliance-gebied, zijn we in staat de ‘Office of the CFO’ te ontzorgen in het grensoverschrijdende factuurverwerkingsverkeer.”

In de ‘vertaalmachine’ van het Tradeinterop-platform, zoals Rozeboom het omschrijft, is het voor een bedrijf mogelijk allerlei vormen van facturen aan te bieden waarna aan de andere kant de gewenste e-factuur eruit rolt ter verzending. “Of het nu een pdf-factuur is, een XML-factuur of zelfs een papieren factuur, het maakt niets uit; de uitkomst is een e-factuur die naadloos aansluit op alle formaat- en CTC-eisen van een specifiek land. Ook verzenden wij de e-factuur naar de klant, ofwel rechtstreeks, dan wel via Peppol, een soort digitale postbus voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Hier haalt de overheid van het land waar de klant is gevestigd de e-factuur op en zorgt voor het verdere verloop van de CTC-procedure. Het unieke is dat we de transacties ook inhoudelijk kunnen valideren, zodat de kans op fouten zijn geminimaliseerd.”

“De efficiencyvoordelen nemen nog meer toe als bedrijven na het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces gaan automatiseren.”

E-facturering is opmaat voor automatisering
Behalve dat e-facturering binnen een aantal jaren een verplichting is, zou dat volgens Rozeboom niet de enige reden moeten zijn over te stappen op elektronisch factureren. Hij licht toe dat het digitaliseren van het factuurverwerkingssysteem mogelijkheden biedt voor het verder automatiseren van de administratieve en financiële processen binnen een bedrijf. “Als je het factuurverwerkingsproces automatiseert, verbeter je de kwaliteit van alle processen in een bedrijf. Bovendien zijn er minder mensen nodig voor de vaak saaie, handmatige taken. Die medewerkers kunnen zich dan toeleggen op kwaliteit verhogende werkzaamheden zoals data-analyse om de processen continu te blijven verbeteren.”

Een andere reden om over te stappen op e-facturering is dat het aantal fouten als gevolg van handmatige werkzaamheden sterk vermindert. Dit alles bij elkaar levert een enorme efficiencywinst op, benadrukt Rozeboom. “De efficiencyvoordelen nemen nog meer toe als bedrijven na het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces gaan automatiseren. De administratieve en financiële processen zijn bijvoorbeeld nog beter te stroomlijnen door middel van ordermatching, contractmanagement en geautomatiseerde declaratieverwerking. Nog een stap verder is het toevoegen van digitaal ondertekenen en het robotiseren van standaardprocessen. Als je dit in gang zet, gaan de kostenbesparingen en data-inzichten het concurrentievoordeel van bedrijven flink doen toenemen.”

CFO Day 2025: Ontmoet de financiële top op 28 mei in Noordwijk

Als CFO sta je continu voor uitdagingen: economische onzekerheid, nieuwe regelgeving en disruptieve technologieën. Tijdens CFO Day 2025: From Obstacle to Opportunity ontdek je hoe juist deze obstakels innovatie, efficiëntie en transformatie kunnen stimuleren. Laat je inspireren door visionaire keynotes, praktijkcases en interactieve sessies. Beleef CFO Day 2025 samen met 500 financiële leiders op 28 mei in Grand Hotel Huis ter Duin.

Ja, ik kom naar CFO Day 2025