Hans Nederlof (CFO Ricoh Nederland): “Ricoh beweegt naar een nieuw tijdperk en dat vraagt om een nieuwe aanpak.”

De werkplek is sterk in ontwikkeling. Ricoh wil hier op inspelen door te transformeren van printerfabrikant naar een brede dienstverlener op het gebied van IT en werkplekbeheer. Een strategie die de nodige uitdagingen en kansen met zich meebrengt.

Hans Nederlof werkt sinds februari 2022 als CFO bij Ricoh Nederland. Hiermee is hij lid van de directie van Ricoh Nederland en onderdeel van het Regional Finance Team van Ricoh Europa. De fascinatie voor ondernemerschap en de dynamiek van (grote) bedrijven zat er bij Hans al vroeg in. “Mijn vader had een eigen bedrijf en daar werd mijn interesse gewekt voor het werken met klanten, medewerkers, processen en systemen. Daarom koos ik er in eerste instantie voor om accountant te worden. Op die manier heb ik veel verschillende soorten bedrijven leren kennen en ontdekt hoe deze in elkaar zitten. Daarnaast leerde ik natuurlijk ook het financiële vak. Op een gegeven moment maakte ik de overstap naar het bedrijfsleven, vanuit de behoefte om zelf rechtstreeks een rol te spelen in ondernemerschap en verbeterprocessen.”

Basis eenvoudig en efficiënt

Na zijn jaren als accountant deed Nederlof ruime ervaring op binnen Finance & Control bij verschillende internationale bedrijven in de industrie, telecom, service en projecten. “Ik heb tijdens mijn carrière altijd gewerkt voor bedrijven met interessante uitdagingen: hard groeiende bedrijven, bedrijven met winstgevendheidsissues of bedrijven die – zoals Ricoh – een transformatie doormaakten. Ik ben altijd op zoek naar manieren om te verbeteren en veranderen, samen met een team van mensen met verschillende achtergronden. Ik geloof erin dat je als groot bedrijf dicht bij het succes van kleine bedrijven moet blijven. Dat betekent: focussen op ondernemerschap, klantbediening en medewerkers. Processen moet je zo eenvoudig en efficiënt mogelijk houden. Hierbij is het belangrijk om gebruik te maken van technologische mogelijkheden.”

Transformatie naar nieuwe business

Ricoh speelt de laatste jaren steeds meer in op veranderingen op het gebied van onze manier van werken. “Vroeger draaide het bij Ricoh om snel en goed kunnen printen, scannen en faxen. Nu gaat het bij onze klanten, en dus ook bij ons, om altijd en overal kunnen beschikken over precies de juiste informatie.”
Als CFO heeft Nederlof te maken met de transformatie van marktleider op het gebied van printservices naar een Digital Services Company. “Printvolumes nemen af. Dus we moeten op zoek naar nieuwe business en deze nieuwe business bestaat onder andere uit oplossingen voor hybride werken, het optimaliseren van bedrijfsprocessen, slim en veilig werken in de cloud.”`Inmiddels bestaat de omzet van Ricoh voor 50 procent uit printservices en voor 50 procent uit de nieuwe business.

Nieuwe manier van werken

De overgang naar een Digital Services Company vraagt ook voor Nederlofs collega’s om een nieuwe manier van werken. Werknemers die gewend waren om te werken in de printwereld, moeten hun weg vinden in de digitale wereld. “Onze grootste uitdaging blijft om voor onze nieuwe business passende processen op te zetten en onze eigen systemen hiervoor geschikt te maken. We zijn nu een IT- en servicebedrijf aan het worden, wat meer inzicht vraagt in productiviteit, orderresultaten, onder handen werk en de daarbij behorende managementinformatie. Verder moet je denken aan processen en tools voor asset en licentiemanagement. We willen dit graag doen met de mensen die al bij ons aan boord zijn, maar we moeten ook nieuwe mensen aantrekken. Met de juiste kennis, expertise en ervaring.”

Om de eigen transformatie te versnellen heeft Ricoh begin 2021 Avantage overgenomen, een IT-dienstverlener met ruime ervaring in het implementeren en beheer van Microsoft-werkomgevingen. “Hiermee kochten we in een keer een boel kennis in op het gebied van werkplekautomatisering, IT-infrastructuur en Cloud Services.”

Maar de aankoop van Avantage betekende ook dat de oude printservice steeds meer een integraal onderdeel moet worden van de bredere IT en werkplekomgeving – intern is de uitdaging vooral: efficiency en operational excellence. De integratie van onze bedrijven is nog steeds in volle gang. Voor mij als CFO betekent dit onder andere… businessplannen opstellen, berekeningen maken van de synergievoordelen en de lijn uitzetten voor een gezamenlijke marktbenadering. Tegelijkertijd zorg ik ervoor dat de financiële rapportages van Avantage richting onze moederorganisatie voldoen aan de rapportagevereisten. En dat alles rondom compliance op orde is.”

Nieuw business en nieuwe strategie

De nieuwe business van Ricoh – het inrichten en digitaliseren van de werkplek en bedrijfsprocessen – brengt veel maatwerk met zich mee. Dit vraagt om een andere aansturing, ook vanuit finance. “Het zijn andere businessmodellen, voorheen was Ricoh vooral een productenbedrijf met productgerelateerde services. Nu ontwikkelen we onszelf richting een IT/servicebedrijf. Het gaat dan over andere KPI’s, productiviteit en ordermarges. Daarnaast worden zaken als planning en SLA management heel belangrijk. Als CFO en vanuit finance zorgen wij ervoor dat de processen en de managementinformatie wordt aangepast aan de vereisten van dit nieuwe businessmodel. Dit geldt ook voor de aansturing en het performance management. Ook acquisities spelen een rol in de strategierealisatie. Daar ben ik als CFO natuurlijk nauw bij betrokken.”

Digitalisering heeft dus niet alleen impact op de business van Ricoh, maar ook op de finance organisatie zelf. Als we kijken naar de digitale transformatie in finance, is dat begonnen bij het automatiseren van transactionele processen. “Ik word zelf erg enthousiast van de ontwikkelingen in Business Information Management (BI). Hiermee automatiseer je de informatieverschaffing én maak je deze betrouwbaar. Dit is cruciaal om beslissingen te nemen op basis van data.”

Elkaar versterken

De transformatie brengt uitdagende omstandigheden met zich mee en dan is het belangrijk om openhartig samen te werken. “Met elkaar zijn we in staat om de juiste koers in te zetten. De samenwerking met Avantage is daar een voorbeeld van. Zij hebben veel kennis van de IT-branche en commerciële slagkracht, waardoor ze ons versterken met goede ideeën en oplossingen.”

Toch is het soms ook goed om met elkaar van mening te verschillen. “Mooi in diverse teams is dat je het vanuit verschillende kanten kan bekijken, ik werk natuurlijk vanuit een zakelijke en financiële benadering en leg de lat hoog in de realisatie van verbeteringen en implementatie. Commerciële en menselijke elementen moeten daarin natuurlijk ook gewogen worden en soms moet je meer tijd nemen voor acceptatie. Dat kan best frustrerend zijn, maar uiteindelijk kom je als team tot betere beslissingen en meer draagvlak.”

Ricoh naar een volgend tijdperk

Als we kijken naar de cijfers van Ricoh zien we een bedrijf met een heel degelijke balans en stevig eigen vermogen. “De omzet exclusief acquisities is afgenomen van 115 miljoen euro in 2021 naar 104 miljoen euro in 2022. Dit komt voornamelijk doordat er minder wordt geprint en gekopieerd. Aan de andere kant is in onze cijfers te zien dat de transformatie naar de nieuwe business voortgang maakt. Deels vanuit bestaande klanten, maar zeker ook vanuit acquisities.”

De technologie die Ricoh ontwikkelt, passen ze zelf toe in hun bedrijfsvoering. “Dit is voor ons enorm leerzaam. Een goed voorbeeld zijn onze oplossingen waarmee je documenten digitaliseert en processen automatiseert. Toen ik hoorde dat ik als CFO werd aangenomen bij Ricoh, was ik op skivakantie. Vanaf de piste heb ik toen – voor het eerst in mijn carrière – een arbeidscontract digitaal ondertekend. Daarbij zijn we onlangs verhuisd naar een nieuwe hybride werkomgeving. Het enige wat ik hierbij heb hoeven verhuizen, is mijn laptop. We werken dus zelf ook volledig papierloos en gebruiken daarbij onze eigen oplossingen. Hierdoor kunnen we onze klanten optimaal bedienen. We hebben er dus in- en extern voordeel van. Hier liggen de komende jaren de kansen voor Ricoh – en als CFO probeer ik er alles aan te doen om Ricoh naar een volgend tijdperk te loodsen.”