Hoe krijg je je workforce digitaal fit?

Op dinsdag 27 oktober organiseerde de CFO Community in samenwerking met Workiva een webinar over ‘digital fitness’. Digitalisering en digitale transformatie staan al een hele tijd op de agenda van de CFO. Maar wat als je team niet digitaal fit genoeg is, gaat digitaliseren dan wel het gewenste effect opleveren? Martijn Aslander, technologie-filosoof, is er van overtuigd dat een groot deel van de miljoenen kenniswerkers in dit land niet digitaal ‘fit’ is. Dit heeft als gevolg dat programma’s rondom digitale transformatie compleet kansloos kunnen zijn. Samen met Andromeda Wood, Senior Director of Data Modeling bij Workiva, namen zij onder de loep hoe digital ready teams momenteel zijn, hoe software kan helpen, en welke vervolgstappen je kunt zetten om je team klaar te maken voor digital finance. 

“We hebben de laatste tien jaar veel gepraat over de toekomst van werk”, begon Aslander. “De kenniseconomie en kenniswerken zijn woorden die veel gebruikt worden. Maar in de vele jaren dat ik dit werk doe heb ik ontdekt dat heel veel mensen niet weten wat dit inhoudt. Als we willen dat de digitale transformatie die we met onze bedrijven willen doormaken kans van slagen heeft, zullen we moet werken aan de digitale fitheid van onze mensen.”

Één van de problemen is wat Andromeda Wood het ‘documenten paradigma’ noemde. “Documenten zijn statisch”, zei de data-expert van Workiva. “In dit digitale tijdperk willen we juist dat informatie vrijelijk kan stromen.” Aslander sprak van een ‘analoge aanpak’ in een digitale wereld. “De meeste hypermoderne computers worden nog gebruikt als in een office omgeving uit de jaren 70’: als typemachines Informatie moet liquide gemaakt worden. Informatie zit nu weggestopt in honderden folders, dus zijn we niet in staat snel bij die informatie kunnen komen. Dit is een probleem dat geadresseerd moet worden als we digitale transformatie serieus nemen.”

Een ander probleem is dat de hersenen van kenniswerkers niet slim worden ingezet. “Zo’n 20 procent van de mensen functioneert ‘s avonds beter. Dus door hun verplicht op kantoor te zetten in de ochtend verspillen we veel potentie”, stelde Aslander. “En dan zetten we mensen ook nog neer in open office spaces. Dat is absoluut dodelijk voor de concentratie.”

In zijn werk als spreker en adviseur heeft Aslander ontdekt dat raden van bestuur en HR-mensen op een of andere manier het belang van digitale skills niet beseffen. Daarom de introductie van de nieuwe term ‘digital fitness’. “Je mentale fitheid zal eronder lijden wanneer je digitale fitness niet op orde is”, aldus de technologie-filosoof.

Wood die zelf altijd gewerkt heeft tussen de wereld van technologie en de corporate wereld, herkent dit beeld. Wel merkte ze op dat de penetratie van digitale fitheid in organisaties heel erg gemixt is. “In sommige organisaties en functies gaat het veel sneller dan bij anderen.”

Om de achterblijvers in digitale fitheid verder te helpen, ontwikkelde Martijn Aslander vijf stappen of fases waar kenniswerkers doorheen moeten om digitaal fit(ter) te worden.

1. Digitaal bewustzijn
De eerste fase van het framework gaat over de basiskennis van de digitale wereld die je moet bezitten in deze tijd. Hierover zijn talloze boeken verschenen, zoals Abundance en Exponentiële Organisaties van Peter Diamandis en Yuri van Geest. En de boeken van Aslander zelf: Easycratie en Nooit Af. “Wanneer je geen digitaal bewustzijn hebt, dan snap je niet hoe werken nu totaal anders is dan 20 jaar geleden”, stelde Aslander. 

2. Digitale hygiene
Dit gaat over de basics, zaken zoals tijdig back-ups draaien en je security op orde hebben. Aslander: “Gebruik je één paswoord voor alle platforms, zodat je makkelijk gehacked kunt worden? Of maak je gebruik van slimme tools, zoals passwords managers, zodat je gemakkelijk verschillende complexe wachtwoorden kunt gebruiken?”

3. Digitale vaardigheden
Volgens Aslander gebruiken de meeste mensen Outlook zonder gebruik te maken van keyboard shortcuts. Ook zijn er talloze apps om je productiviteit en effectiviteit te vergroten. Er ligt hier groot potentieel om honderden uren tijd te besparen voor het oprapen. 

4. Persoonlijk kennismanagement
Kennismanagement was ooit de heilige graal voor grote organisaties, maar dit is nooit van de grond gekomen. “Als je mensen tools geeft met slechte interfaces en waar ze geen voordeel van ervaren, gaan ze het niet gebruiken”, zei Aslander. Volgens de tech-expert staat de belofte nu op het punt ingelost te worden. “Maar alleen als het bottum-up gebeurt. De meeste kenniswerkers hebben geen toegang tot alle verzamelde informatie en kennis. Maar er zijn nu eindelijk platforms, technologieën en strategieën om dat slim en slagvaardig aan te pakken.” 

Andromeda Wood stelde dat je zowel de top-down als bottom-up aanpak nodig hebt, maar dat ze vooral fan is van de tweede. “Zoals ik al aangaf is het niveau in bedrijven erg wisselend. Wij gaan graag op zoek naar de voorlopers die echt ambassadeur kunnen zijn voor nieuwe manieren van werken. We vinden deze mensen via tools en de shared collaborative platforms die we inzetten. Die bieden mensen de mogelijkheid elkaar aan het werk te zien. Een betere promotie kun je niet hebben.” 

5. Persoonlijke ontwikkeling en groei aan de hand van technologie 
Deze laatste fase omvat het hele bereik van stappentellers, life-logging en tools voor reflectie. “Want”, stelde Aslander. “als je wilt groeien moet je wel een paar meetindicatoren hebben voor feedback.”

Welke adviezen hebben de tech-experts voor organisaties om digitaal fitter te worden? Andromeda Wood: “Vaak is de aanpak erg versnipperd in bedrijven. Ik merk dat het zinvol is een roadmap te creëren en stap voor stap digitaal fitter te worden. Het is een proces van evolutie.” Natuurlijk helpen tools ook mee. “In finance moeten systemen helpen het copy/paste werk te automatiseren”, zei Wood. “Finance mensen moeten zoveel mogelijk ruimte krijgen voor analyse en advies en dat kunnen moderne systemen prima mogelijk voor ze maken.”

“Laat mensen ook zoveel mogelijk experimenteren met nieuwe tools”, besloot Aslander. “In het oude denken was de mindset one tool to rule them all. Ik stel voor dit te vervangen door een bring your own tool aanpak. Geef mensen de vrijheid om uit te vinden wat voor hen het beste werkt.”

Uiteindelijk is technologie er om ons het leven makkelijker te maken. Op de manier waarop we het nu georganiseerd hebben, plukken we er echter nog niet de vruchten van. Digitale fitheid moet hiervoor gaan zorgen.