LucaNet houdt Basic-Fit in topconditie

Basic-Fit maakt al jaren gebruik van LucaNet. “Als het om de omzet gaat is er voor ons maar één waarheid, en die is in LucaNet te vinden”, zegt Finance Director Adriaan Bos. “LucaNet is onze sterkhouder”, vult Tino Bijlemeer, International Manager Reporting & Tax, aan.

Het is niet zo heel vreemd dat Bos en Bijlemeer enthousiast zijn over LucaNet. Beide financials werken al jaren met de tool, zelfs al voordat ze bij Basic-Fit aan de slag gingen. Het fitnessbedrijf maakt er al gebruik van sinds het vorige decennium, toen het nog onderdeel was van HealthCity. “Sindsdien hebben we alle grote uitdagingen waar Finance binnen een organisatie voor staat met LucaNet het hoofd kunnen bieden”, kijkt Bijlemeer terug.

In die pakweg twaalf jaar is er nogal wat gebeurd met Basic-Fit. Het bedrijf groeide als kool met als hoogtepunt de beursgang in 2016. Bos spreekt van “een once-in-a-lifetime event voor financials”. “LucaNet kwam in bijna alle fases van de beursgang van pas”, kijkt hij terug. “Het bleek een heel intensief proces waarbij het belangrijk was dat we niet alleen konden steunen op de cijfers die we rapporteerden, maar er ook blindelings op konden vertrouwen dat ze betrouwbaar waren.” Daarmee benoemt Bos meteen de meerwaarde van de single source of truth van LucaNet. Daarmee creëer je een bron waarmee je alle betrokken partijen, van banken tot stakeholders, van relevante informatie kunt voorzien. “En het goede is dat je van die ene versie van de waarheid ook weer deelrapportages kunt aanleggen die voor de verschillende betrokkenen noodzakelijk zijn. Je hoeft niet bang te zijn dat gegevens vertroebelen of de integriteit van de cijfers verloren gaat.” Volgens Bos is dat ook de kracht van LucaNet. “Juist daardoor liep de voorbereiding goed. Het was een hele klus en het werd vaak nachtwerk, maar dankzij LucaNet konden we af en toe toch nog naar bed.”

GAAP
Wat Bijlemeer uit die spannende periode bijstaat was een ander krachtig aspect van LucaNet. “We rapporteerden toen nog volgens Dutch GAAP, maar we moesten overstappen op IFRS. Dat betekende dat we onze oude jaarcijfers van 2014 en 2015 moesten converteren. Met de tool kan dat zonder dat we halsbrekende toeren hoefden uit te halen. Dat maakte het voor ons mogelijk de cijfers in IFRS in onze prospectus te tonen.”

Dat rapporteren op meerdere grondslagen is een feature waar Basic-Fit erg over te spreken is. Het fitnessconcern is uitgegroeid tot een internationale onderneming met sportscholen in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk en Spanje. Hier is vorig jaar ook Duitsland aan toegevoegd. “Al die landen hebben hun eigen boekhoudregels en wetgeving met bijkomende verplichtingen. Hierop is het ERP systeem ingericht. In LucaNet rapporteren we zowel op basis van de lokale grondslagen als IFRS. en dat maakt internationaal zaken doen veel eenvoudiger”, zegt Bijlemeer daarover. “We zijn relatief simpel in staat om te voldoen aan de lokale regelgeving en manier van boekhouding. Maar ook als de P&L anders ingericht moet worden, kan dat. Die complexiteit kun je uit de boekhouding halen en verplaatsen naar LucaNet om één alles omvattende oplossing te creëren.” Bijlemeer heeft dan ook voor ieder land een eigen balans/P&L-inrichting volgens de lokale grondslagen met daarbij een IFRS-balans/winst en verliesrekening. “Voor de groep als geheel rapporteren we in IFRS, maar alle landen hebben hun eigen lokale verslaggevingsgrondslagen. Dat gaat al jaren perfect.”

Toegevoegde waarde
“De kwaliteit van LucaNet zit voor ons in het samenbrengen van informatie uit verschillende bronnen”, zegt Bos. “Niet door een traditioneel BI-systeem dat de boekhouding moet leren, maar door een systeem dat die informatiestroom ook daadwerkelijk snapt. Die weet wat P&L is of een balans, wat de cashflow is en hoe dat met elkaar samenhangt. Dat is voor ons als financials een toegevoegde waarde waarmee we kunnen scoren.” Vreemd is dat niet. Basic-Fit heeft bijna 1270 sportscholen, waarvan 233 in Nederland. De ambitie is om ieder jaar 200 tot 300 nieuwe locaties erbij te krijgen. De administratie van alle sportscholen wordt gevoerd in het ERP-systeem. Vervolgens wordt dat weer gekoppeld aan LucaNet voor consolidatie en rapportage. Bos noemt het “standaardprocessen waarbij de uitdaging in het volume zit”. “Eigenlijk hebben we allemaal mini-onderneminkjes die we ook afzonderlijk willen aansturen. Zo hebben ze bijvoorbeeld allemaal hun eigen P&L. Dat maakt LucaNet voor ons onmisbaar.” Daar komt nog bij dat de gegevens ook weer gebruikt kunnen worden voor verdere financiële verdieping binnen het concern. “Via LucaNet kun je bijvoorbeeld inzichtelijk maken hoe de prestaties zich verhouden binnen bepaalde regio’s of op basis van de ouderdom van de club. Is die informatie beschikbaar, dan is het mogelijk om allerlei bewerkingen uit te voeren. Je kunt dus slim naar de informatie kijken en er allerlei inzichten uithalen.”

Leden
“Maar het mooie is dat je nog veel meer informatie naar boven kunt halen die op het eerste gezicht niet heel erg de Finance-kant raakt”, voegt Bijlemeer eraan toe. “Je kunt bijvoorbeeld  kijken naar groeipatronen. Dat is weer belangrijk om een strategie te bepalen. En zo kun je allerlei deelrapportages maken. Slice and dice is een hele belangrijke kracht van LucaNet.” Als voorbeeld noemt hij de ontwikkeling van het ledenbestand. Het gaat dan niet alleen om aantallen maar ook om abonnementsvormen. “Als we onze omzet willen begrijpen, moeten we kijken naar wat onze leden doen.”

LucaNet is voor Basic-Fit de oplossing voor alle problemen waar Finance tegenaan loopt, en dat nu al ruim twaalf jaar. De financiële professionals zijn ervan overtuigd dat LucaNet in de komende jaren zorgt dat het bedrijf in topconditie blijft. Basic-Fit wil als concern flink groeien. “Maar dat betekent niet dat Finance evenredig mee moet groeien”, zegt Bos. Met LucaNet hoeft dat ook niet. Het is een flexibele tool waarmee financials prima uit de voeten kunnen. Er is weinig consultancy bij nodig. “Als je als CFO een sterke finance-functie verwacht waarbij je snel informatie beschikbaar krijgt om adequaat te rapporteren, zowel intern als extern, dan kun je niet om LucaNet heen”, stelt Bijlemeer. “Ik heb eigenlijk geen ander pakket gezien dat in de buurt komt”, zegt Bos. “En ik heb best wel wat pakketten gezien.”