Maak een frisse start met AP-automatisering

We zien dat veel organisaties niet meer teruggaan naar de oude situatie waarbij (de meeste) medewerkers nog 40 uur per week aanwezig zijn op kantoor. Hybride werkomgevingen zijn steeds meer de standaard. Dit is een uitdaging voor CFO’s, die de ‘future of work’ zo goed mogelijk proberen te navigeren.

Als het gaat om de bottom line van de organisatie, zorgt deze situatie voor veel inefficiënties. Al helemaal op het moment dat facturen en andere (gerelateerde) bedrijfsdocumenten niet via een centraal kanaal worden aangeleverd en verwerkt. Collega’s op de Accounts Payable (AP) afdeling zijn meer dan ooit verwikkeld in het opsporen van alle informatie die zij nodig hebben om een factuur te verwerken en te betalen, waardoor o.a. verstoringen en vertragingen ontstaan.

Supplychain digitalisering als oplossing
De implementatie van technologie voor supplychain digitalisering (zoals een AP-oplossing, e-facturatie, etc.) kan het aantal personen dat nodig is om de dagelijkse AP-taken uit te voeren aanzienlijk verminderen, terwijl het tegelijkertijd kan zorgen voor een verbeterd werkkapitaal.

• Eén locatie

Alle facturen (en gerelateerde documenten zoals PO's, verzendberichten, etc.) ontvangen op één enkele locatie (ERP). Hiermee wordt de noodzaak voor het AP-team om op documentenjacht te gaan geëlimineerd, wat resulteert in grotere financiële transparantie waarbij minder personeel nodig is om dit te bereiken.

• Geen handmatige invoer meer

Waarschijnlijk is het personeel net zo gefrustreerd door inefficiënte processen als de c-level executives. Met e-facturatie zijn er minder herhalende werkzaamheden en wordt tijd vrij gemaakt voor werknemers om zich te concentreren op andere strategische initiatieven. Daardoor wordt ook een verbeterde werkomgeving gecreëerd, wat geen overbodige luxe is in de huidige arbeidsmarkt.

• Snellere doorlooptijd

Omdat de doorlooptijd sneller is, kunnen facturen sneller betaald worden en kan er geprofiteerd worden van de betalingskortingen die leveranciers aanbieden. Het vermijden van late betalingen aan leveranciers helpt ook om ervoor te zorgen dat ze een gezond werkkapitaal behouden. Ook zorgt het voor een verbeterde relatie en voor een goede verhouding tussen vraag en aanbod om bestellingen volledig uit te voeren.

• Controle over de cashflow

Een intelligente AP-oplossing biedt real-time inzicht in de transacties en prestaties, hetgeen transparantie en overzicht biedt binnen de cashflow. Hierdoor ontstaat ook meer controle over de cashflow.

Kies voor groei
Volgens een onderzoek van Gartner zei 69% van de directieleden medio 2020 dat ze hun digitale bedrijfsinitiatieven zouden versnellen als reactie op de impact van COVID-19. Medio 2021 verklaarde 64% van de directies dat zij hadden geprobeerd hun bedrijf ingrijpend te veranderen om digitaler te worden. Gartner ontdekte ook dat organisaties die hun digitale activiteiten versnellen, meer kans maken op verbeterde nettowinst, lagere bedrijfskosten en het bereiken van nieuwe klantsegmenten. CFO’s hebben hier een grote invloed op, zij beslissen uiteindelijk welk digitaal initiatief belangrijk genoeg is om in te investeren.

Vanuit een groeimindset is het doel om de resources te minimaliseren en de output te optimaliseren. Er zijn minder middelen nodig om hetzelfde (en meer) te kunnen bereiken. Daarnaast is er meer transparantie wat de mogelijkheid biedt om accuratere voorspellingen op basis van historie te maken. Hierdoor kunnen resources slimmer worden ingekocht. Ten slotte kan door een snellere doorlooptijd geprofiteerd worden van betalingskortingen. Dit allemaal kan samen resulteren in aanzienlijke besparing.

Digitaliseringstechnologie voor de supplychain is nuttig in alle stadia van digitale volwassenheid en heeft een impact voor zowel korte-, als langetermijn. Het groeit met het bedrijf mee naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen.

Investeren in deze technologie maakt een snelle verdeling van resources mogelijk en heeft een positief effect op het werkkapitaal. Beiden dragen  bij aan strategische groei op alle bedrijfsgebieden. En dan hebben we het nog niet eens over gelukkiger personeel in een ‘future of work’-omgeving.

(Deze bijdrage wordt u aangeboden door TIE Kinetix)