Maverick buying: zó voorkomt u het

Als medewerkers van een organisatie uitgaven doen zonder toezicht of controle vanuit de afdeling Inkoop, is er sprake van maverick buying. In dat geval ontbreekt inzicht in de aankopen die gedaan worden en de uitgaven komen pas bij Finance op de radar zodra de inkoopfactuur binnenkomt. Dat is niet transparant of compliant.

Daarnaast loopt het bedrijf eventueel inkoopvoordeel mis, doordat er geen preferred supplier of contract aan de aankoop verbonden is. Bijkomend nadeel is dat er steeds nieuwe leveranciers aan het crediteurenbestand moeten worden toegevoegd. Kortom; maverick buying heeft meerdere nadelen voor een organisatie.

Stap 1: Inzicht in huidige inkoopprocessen verkrijgen

Genoeg redenen om spend under management te verhogen. Maar hoe pakt u dat aan? Dat begint bij het in kaart brengen van de bestaande processen om te zien waar de knelpunten zitten. Pas wanneer u begrijpt wat daadwerkelijk het probleem is, kunt u gaan nadenken over een mogelijke oplossing.
Lean/Six Sigma is een bewezen methode die inzicht biedt in hoe uw (inkoop)proces op dit moment is ingericht, welke systemen er gebruikt worden en waar ruimte voor verbetering is. De Lean Six Sigma methode bestaat uit vijf stappen: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Hiermee krijgt u inzicht in de knelpunten in uw huidige proces en kunt u aan de slag met een oplossing.

Stap 2: Leveranciersmanagement beter organiseren

In het kader van inzicht verkrijgen: weet u welke producten en diensten die uw organisatie inkoopt de grootste impact op het bedrijfsresultaat hebben? En welke een hoog (of juist laag) toeleveringsrisico hebben? Inzicht in deze zaken is belangrijk om te bepalen wat voor relatie u aangaat met bepaalde leveranciers.

De Kraljic matrix kan u hierbij helpen. Er zijn vier categorieën om leveranciers en de producten die ze verkopen in te delen:

• Non critical items: weinig risico, weinig impact op winst
• Leverage items: weinig risico, veel impact op winst
• Bottleneck items: veel risico, weinig impact op winst
• Strategic items: veel risico, veel impact op winst

Op basis van deze classificering kunt u vervolgens besluiten om bijvoorbeeld de relatie met bestaande leveranciers te verbeteren of juist stop te zetten. Met als uiteindelijk doel om uw leveranciersmanagement te verbeteren.

Stap 3: Afdelingsoverstijgende KPI’s opstellen

In het geval van maverick buying, ziet Finance facturen binnenkomen van onbekende leveranciers die eerst nog moeten worden gecontroleerd en ingevoerd. Vanwege deze kostbare tijdsinspanning is het onder controle krijgen van deze uitgaven een lang gekoesterde wens. Maar doordat spend management belegd is bij Inkoop, is Finance in belangrijke mate van Inkoop afhankelijk om die wens in vervulling te zien gaan. Echter, zolang het belang niet door Inkoop wordt erkend, zal er niet veel veranderen.

Finance zal op directieniveau moeten overeenkomen dat er afdelingsoverstijgende KPI’s voor managed spend worden ingevoerd. KPI’s die Finance en Inkoop verplichten om samen te werken aan een oplossing om de spend beter te managen en hun Purchase to Pay proces onder de loep te nemen. Bijvoorbeeld een maximaal percentage unmanaged spend per jaar.

Stap 4: Automatiseer uw Purchase to Pay proces

Zodra alle facetten van het Purchase to Pay proces in kaart zijn gebracht, kunt u deze gaan automatiseren. Zo verloopt het facturen ontvangen, coderen, valideren, laten goedkeuren door budgethouders en ter betaling stellen allemaal automatisch. Wanneer ook de inkoop geautomatiseerd verloopt, hoeven facturen niet meer handmatig goedgekeurd te worden. Die kan immers gematcht worden aan een voorafgaande (en goedgekeurde) order of contract.
Door het P2P-proces te automatiseren krijgt u met minder handmatige handelingen méér inzicht. Uiteraard in de uitgaven, maar bijvoorbeeld ook in de suppliers waar u (nog meer) inkoopvoordeel kunt behalen of welk aandeel spend nog niet under management is.

Stap 5: Maak gewenst bestelproces zo eenvoudig mogelijk

Om maverick buying te voorkomen, is het belangrijk om het voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken om zelf op de juiste manier producten bij de preferred supplier te kopen. Een inkoopportaal biedt uitkomst. Medewerkers gaan via het inkoopportaal naar de webshop van de leverancier, selecteren hier een of meerdere product(en) die ze willen aanschaffen en worden vervolgens weer doorgelinkt naar het portaal om hun aankoop te bevestigen of de aanvraag tot bestelling te laten autoriseren.
Omdat de aankoop aan de voorkant van het proces wordt vastgelegd en bekend is, is de financiële uitgave ook voorspelbaar en onder controle.

Stap 6: Neem medewerkers mee

Alleen het proces zelf aanpakken is vaak niet voldoende. Als medewerkers niet het centrale bestelproces volgen maar op eigen houtje blijven inkopen zoals ze gewend zijn, dan blijft maverick buying bestaan. Daarom is communicatie over de te volgen werkwijze minstens net zo belangrijk.
Hierbij is het cruciaal om niet alleen te vertellen hóe ze te werk moeten gaan, maar vooral ook waarom ze zo te werk moeten gaan. Maak uw collega’s bewust van het belang van preferred suppliers en maak concreet wat het oplevert als iedereen bij die leveranciers bestelt. Op die manier zijn medewerkers eenvoudiger te overtuigen en staan ze meer open voor verandering.

Meer weten over spend management en optimalisering of automatisering van uw inkoopprocessen?
Neem dan contact op met ICreative of download de whitepaper Spend under management verhogen: waarom en hoe?