Paul Alderden (CFO Fivespark): “Met vragen als ‘Waar blijft mijn iPhone?’ waren we per jaar meer dan 1.500 manuren kwijt.”

Tijdens de transitie van telecombedrijf naar full-service IT-dienstverlener liep Fivespark tegen limieten aan van de ondersteunende systemen. Maar door slimmer om te gaan met data wist men relatief snel een nieuw ERP-systeem te implementeren.

Fivespark begon in 2002 als B2B telecombedrijf. Aan die kerntaak werden de laatste paar jaar steeds meer diensten toegevoegd. Zo groeide het bedrijf uit tot een full-service IT-dienstverlener. Die snelle groei bracht extra uitdagingen met zich mee voor CFO Paul Alderden: “Ik kon niet goed meer uit de voeten met het slechts deels ingerichte ERP-systeem. Sturingsinformatie was lastig te achterhalen, soms had ik wel zeven verschillende systemen nodig met data die onderling niet overeenkwam. We stonden daarom voor een dilemma: direct na onze transitie een herimplementatie in gang zetten, of meer maatwerk afnemen?”

• Fivespark is uitgegroeid van telecombedrijf naar full-service IT-dienstverlener.
• Door de transitie sloot het ERP-systeem niet goed meer bij de activiteiten en wensen van stakeholders aan.
• Fivespark moest kiezen tussen kostbaar maatwerk of een nieuw ERP-systeem.
• Creatieve inzet van een eigen oplossing maakte een Agile ERP-implementatie mogelijk.
• Binnen vijf maanden werd een volledig ERP-systeem geïmplementeerd en in de organisatie geïntegreerd.

Fivespark maakte gebruik van een ERP-implementatie uit 2014. Alderden: “De software was op zich oké, maar niet optimaal ingericht. We hadden wat aan elkaar geknoopte systemen en een centrale bron van waarheid miste. We hebben over de jaren een aantal aanpassingen laten maken met maatwerk en konden er daarom lang mee blijven werken. Natuurlijk waren er tekortkomingen, maar onze prioriteiten lagen op dat moment bij de transitie en de groei van onze organisatie.”

In 2020 werd de uitgebreidere missie met een rebrand (naar Fivespark) geformaliseerd. Alderden: “Onze naamswijziging onderstreept dat wij de focus leggen op vijf pijlers: managed services, software development, connectiviteit, hardware en adoptie. Wij zijn niet alleen een telecombedrijf, wij zijn een full-service IT-dienstverlener. We kunnen daarom meer voor onze klanten betekenen en als één aanspreekpunt voor de volledige IT-ondersteuning optreden.”

Direct terugkijken: Nieuwe CFO Studio 'Schaarste, Innovatie & Groei'

Tijdens CFO Day 2024 namen we een speciale editie van CFO Studio op met Daniëlle Berndsen (CFO van Korian) en Theun Eijkemans (CFO van Abovo Maxlead) en Payhawk fintech-expert Chris van Dongen. Ontdek hoe zij omgaan met de schaarste aan middelen en talent en hoe automatisering daar een oplossing in biedt.

Meld je gratis aan & bekijk CFO Studio

Transitie had een weerslag op de beschikbaarheid van data

Voor de CFO bracht de transitie eigen uitdagingen. De ERP-implementatie was primair gebouwd om Fivespark als telecombedrijf te ondersteunen. Ondersteuning voor andere diensten werd over de jaren toegevoegd. Daardoor stond data niet altijd logisch geordend bij elkaar. Gegevens van sommige onderdelen zaten zelfs verstopt in zogenaamde datasilo’s. Alderden: “Als ik op zoek ging naar stuurinformatie, moest ik met de hand gegevens samenbrengen en in verschillende systemen zoeken om alle ondersteunende data bij elkaar te krijgen.”

Fivespark had twee opties om dit probleem op te lossen. Maatwerk lag voor de hand. Met een aantal koppelingen en aanpassingen moest het mogelijk zijn om de silo’s samen te brengen. Door voor maatwerk te kiezen werd een complex herimplementatietraject vermeden. Aan de andere kant blijft maatwerk kostbaar en is het moeilijk up-to-date te houden. Daar kwam bij dat het ERP-systeem maar door één leverancier werd ondersteund en Fivespark niet zelf bij alle code kon.

Kun je snel een nieuw ERP-systeem implementeren?

De tweede optie was de implementatie van een nieuw ERP-systeem, breed ondersteund en passend bij onze nieuwe eisen en wensen. Alderden: “Omdat dit een ingrijpend traject is, was het niet mijn eerste keuze. Daar kwam verandering in toen ik het probleem met onze CTO Kees van Bemmel besprak. Hij vertelde dat we met één van onze eigen oplossingen snel, eenvoudig en toch betrouwbaar een nieuw ERP-systeem konden implementeren.”

Het geheime wapen dat Fivespark hiervoor heeft ingezet is de Composable Data Hub (CDH). Dit is een platform dat fungeert als centrale databron (‘single source of truth’) en zo het delen van data tussen verschillende applicaties vereenvoudigt. Alderden: “Ons vorige ERP was zo verouderd, dat het zonder maatwerk zelfs niet aan de CDH te koppelen was. Met een modern ERP-systeem hadden we dat probleem niet. Daar kwam bij dat we al wisten dat we met AFAS wilden gaan werken. Het enige dat een overstap tot dan toe in de weg stond, was de complexiteit van een herimplementatie. Kees verzekerde me dat de CDH dit voor ons kon oplossen.”

Composable Data Hub maakt een dynamische ERP-implementatie mogelijk

Het creatieve plan van aanpak maakte een snelle overstap mogelijk. Alderden: “Dat is de charme van het MKB. Als je vandaag een goed idee hebt, dan kun je er morgen mee aan de slag.” De inzet van de CDH faciliteerde een dynamische ERP-implementatie. Alderden: “ERP herimplementeren is ingrijpend. Normaal stem je daarom alles lang van tevoren af tot in de puntjes. Het kost heel veel tijd om een plan van aanpak te maken. Door met de CDH te werken – en daar moest ik echt wel even aan wennen – kun je een ERP-implementatie Agile aansturen wat veel voorwerk bespaart.”

De Agile-aanpak is gericht om snel tot resultaat te komen en daarna doorlopend te blijven ontwikkelen. Dat betekent niet dat er helemaal geen planning was. Alderden: “We hebben van tevoren bepaald waar we naartoe gingen. Maar met Agile ligt zo’n planning niet tot achter de komma vast. Dat maakt het mogelijk om soepel te sturen en sneller tot resultaat te komen. Het was voor mij even slikken, en ik zag zo nu en dan ook wat zenuwen bij de mensen van onze ERP-partner. Maar Kees heeft met zijn team laten zien wat je met deze aanpak kunt bereiken. In mei 2023 zijn we aan de implementatie begonnen en in september was het nieuwe systeem klaar – ondanks de vakantieperiode.”

Lees ook op CFO.nl: Paul Verhagen (CFO van ASM International): “De Porsche Taycan vraagt meer dan duizend chips.” 

Meer dan 1500 manuren per jaar besparen

Dankzij de inzet van de centrale databron kan Fivespark gegevens uit het nieuwe ERP-systeem eenvoudig combineren met die van andere oplossingen. Ook het toepassen van business logica is relatief eenvoudig geregeld. Omdat alle data in de CDH samenkomt, zijn voorraadgegevens bijvoorbeeld heel eenvoudig ook online te gebruiken. Fivespark gebruikt dat onder meer in om individuele hardware-aanvragen van klanten automatisch te vertalen naar gebundelde bestellingen bij verschillende groothandels. Paul: “Ons nieuwe bestelproces combineert data uit het ERP-systeem met gegevens uit onze interne webshops. Een eigen applicatie gebruikt die data om met de gunstigste prijzen en condities bestellingen te plaatsen. Met behulp van business logica binnen de CDH hebben we het bestelproces een flinke upgrade gegeven en veel efficiënter gemaakt.”

Soepele dataverwerking vertaalt zich naar serieuze besparingen. Alderden: “We kunnen nu informatie van onze leveranciers gebruiken om klanten direct te informeren. Zeker bij vertragingen scheelt dat de klant ergernis en bespaart het ons veel werk. Je gelooft het niet, maar aan vragen als ‘Waar blijft mijn iPhone?’ waren we per jaar meer dan 1.500 manuren kwijt. Dat is nu verleden tijd.”

Reporting werkt weer zoals het moet

Met de huidige systemen komt alle informatie die de CFO nodig heeft, nu ook eenvoudig in zijn dashboards. Alderden: “Ik ben op dit moment bezig met het optimaliseren van mijn reporting. Dat is een stuk eenvoudiger geworden. Ik kan nu direct zien hoe het zit met basale zaken zoals de productdichtheid en bruto marge per klant per klant. Daardoor kan ik me onder meer bezighouden met de rentabiliteit per klant en zo onze aanpak verder optimaliseren. Ook onze processen zijn nu beter te overzien en te beheren. Door data te centraliseren, is het mogelijk om kennis te borgen en zo de continuïteit van onze organisatie te bewaken.”

Dankzij de soepele overstap is Fivespark klaar voor de volgende groeispurt. Eén van de oplossingen waar Alderden veel van verwacht is de Composable Data Hub zelf. “Begrijp me niet verkeerd hoor, zo’n centrale bron van waarheid is geen wondermiddel: voor data geldt nog altijd garbage in, garbage out. We hebben hard gewerkt om de data op te schonen, voordat we er wat mee konden – omdat we het nu écht goed wilden hebben. Maar als het dan eenmaal werkt…

Ik ben heel blij dat we deze stap gezet hebben. We konden snel en effectief overstappen op een nieuw ERP-systeem waardoor ik me weer kan focussen op mijn kerntaken. En met iedere nieuwe applicatie die we in gebruik nemen profiteren we weer van deze nieuwe setup.”

Leadership in Finance Summit 2024: AI makes you do it!

Bepaal jij wat AI voor je doet, of bepaalt AI straks wat jij zult doen? Kom hierover in gesprek op 7 november met 300 vakgenoten en experts tijdens Leadership in Finance Summit 2024 in Amersfoort. Meld je nu gratis aan en ontdek hoe AI jouw rol van finance leader herdefinieert.

Ja, ik meld me aan