Routty en Peppol: de digitale revolutie in e-facturatie voor CFO’s

Tekst: Mike Vandamme (Director of Routty Alliances bij Dynatos)

In het steeds veranderende digitale landschap van financiële processen is de verschuiving van papieren of PDF-facturen naar elektronische facturering van groot belang geworden. Tegen het einde van 2027 wordt digitale facturering niet langer beschouwd als een opkomende trend, maar eerder als de nieuwe standaard in Europa.

De evolutie van e-facturen

Als CFO bevindt u zich op een essentieel kruispunt, waar begrip van deze evolutie en proactieve stappen van vitaal belang zijn voor de financiële gezondheid en operationele efficiëntie van uw organisatie.
De verandering van traditionele, handmatig verwerkte facturen naar een omgeving waar hybride en volledig geautomatiseerde gestructureerde facturen de norm zijn, vormt de kern van deze evolutie. Deze verschuiving reikt verder dan enkel technologische vernieuwingen; het raakt de kern van hoe financiële processen worden uitgevoerd en beheerd in moderne organisaties. In dit verband speelt de opkomst van UBL (Universal Business Language) een significante rol in de gestructureerde benadering van e-facturering. UBL fungeert als een gestandaardiseerd formaat voor elektronische facturen, wat de complexiteit van verschillende formaten vermindert en een efficiëntere gegevensuitwisseling mogelijk maakt. Het is echter belangrijk op te merken dat, ondanks de groeiende acceptatie, niet alle landen op dit moment UBL als de universele standaard voor e-facturering hanteren.

Peppol: een One-to-Many platform

Voor het uitwisselen van e-facturen wordt in deze context het Peppol-platform geïntroduceerd als een robuust ecosysteem voor het uitwisselen van documenten. Peppol, wat staat voor Pan-European Public Procurement Online, fungeert niet alleen als een elektronisch factureringsnetwerk maar ook als een uitgebreid platform voor de veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van verschillende andere type bedrijfsdocumenten zoals inkooporders en verzendberichten. Het Peppol-ecosysteem wordt gevormd door een netwerk van deelnemers, waaronder bedrijven, overheidsinstanties en dienstverleners. Dit draagt bij aan een naadloze uitwisseling van documenten tussen verschillende handelspartners, ongeacht de gebruikte systemen of formaten aan beide zijden. Als een open ecosysteem biedt Peppol niet alleen voordelen voor grote ondernemingen maar ook voor het midden- en kleinbedrijf.

Tekst gaat door na onderstaand blok.

Peppol vergemakkelijkt de deelname aan elektronische facturering en documentuitwisseling, wat de algehele zakelijke efficiëntie ten goede komt. In tegenstelling tot traditionele one-to-one communicatie in EDI-projecten, functioneert Peppol als een one-to-many platform. Eenmaal geregistreerd, kunt u via Peppol documenten uitwisselen met diverse entiteiten die verbonden zijn op het Peppol-netwerk. Met zijn wereldwijde bereik, documentagnostische benadering en bewezen concept opent Peppol deuren naar efficiëntere transactiecycli.

Regelgevingsomgeving

De verschuiving naar e-facturering wordt niet enkel gedreven door technologische vooruitgang, maar ook door veranderingen in regelgeving. Regelgevende instanties sturen aan op een verplichte overgang naar e-facturering en e-rapportage, met als doel de btw-kloof te verminderen, de digitale economie te omarmen en een geïntegreerd btw-registratieplatform te implementeren. Op vandaag bepaalt elk land onafhankelijk de ‘spelregels’, wat de complexiteit vergroot om te kunnen voldoen aan het groeiend aantal mandaten in verschillende landen.

Het Europese project ViDA (VAT in The Digital Age) speelt een cruciale rol bij het vaststellen van een standaard, zowel qua formaat als de manier waarop, voor zowel e-facturering als e-rapportage. Tegen eind 2027 wil men ViDA volledig operationeel hebben in Europa. Deze inspanning draagt bij aan de regulering van digitale transformatie in financiële processen, waar de overgang naar elektronische facturering de nieuwe standaard wordt in Europa. Naast het naleven van huidige verplichtingen, is het essentieel voor CFO's om vooruit te kijken naar opkomende mandaten en strategisch voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen in de regelgeving.

Van uitdaging naar opportuniteit

De implementatie van e-facturering brengt onvermijdelijk uitdagingen met zich mee, waaronder naleving van steeds wijzigende regelgeving, initiële implementatiekosten, zorgen over gegevensbeveiliging, integratie met bestaande systemen, weerstand tegen verandering en aanzienlijke investeringen. Echter, het vermogen om deze uitdagingen om te zetten in opportuniteiten is een cruciaal aspect van strategisch financieel management. Hoewel initiële implementatiekosten als een last kunnen worden ervaren, biedt e-facturering aanzienlijke mogelijkheden tot kostenbesparing op de middellange termijn. Het verbeteren van interoperabiliteit, het verminderen van fouten, versterken van naleving en risicobeheer, verbeterde efficiëntie en productiviteit, en het versterken van relaties met leveranciers en klanten zijn allemaal positieve aspecten van deze transformatie.

Hoe verder te aan?

De cruciale vraag die nu centraal staat is hoe u als CFO verder kunt navigeren in deze dynamiek. Het antwoord ligt in een innovatieve benadering, zoals bijvoorbeeld geboden door Dynatos met het Routty platform.

Routty is een open, multi-channel e-facturerings- en e-leveringsoplossing die zich richt op gebruiksgemak, eenvoudige integratie in bestaande ERP installaties, schaalbaarheid, beveiliging en kosteneffectiviteit. Digitale transformatie van uw processen met Routty biedt niet alleen voordelen voor e-facturering, maar strekt zich ook uit tot bredere compliance-aspecten. Het zorgt ervoor dat u, ongeacht de capaciteiten van uw klanten en leveranciers, kunt voldoen aan uw wettelijke en fiscale rapportageverplichtingen.

Routty biedt gemoedsrust met extra functies zoals documentopslag en de belofte van toekomstbestendigheid. De tijds- en kostenefficiëntie die Routty met zich meebrengt, is eveneens van groot belang. Door handmatig werk te vermijden, het aantal fouten te verminderen en te zorgen voor nauwkeurige en tijdige financiële gegevens en documenten, draagt Routty bij aan een geoptimaliseerde bedrijfsvoering. Wat Routty uniek maakt, is niet alleen de focus op e-facturering en compliance, maar ook de uitwisseling van alle door Peppol ondersteunde document-types, de snelheid van onboarding, aanpasbare formaten, een volledige audit trail en de mogelijkheid om te voldoen aan de verschillende mandaten van landen.

CFO heeft sleutel in handen

Als CFO staat u voor de uitdaging om de financiële processen van uw organisatie te optimaliseren in lijn met de evolutie van e-facturering. Het begrijpen van deze verschuiving, het omzetten van uitdagingen in opportuniteiten en het omarmen van innovatieve oplossingen zoals Dynatos biedt met Routty zijn essentieel voor het waarborgen van de financiële gezondheid en concurrentiepositie van uw organisatie in de digitale toekomst. De voortdurende evolutie van e-facturering vertegenwoordigt niet slechts een technologische verandering, maar een paradigmaverschuiving in hoe financiële transacties worden uitgevoerd. Als CFO heeft u de sleutel in handen om deze veranderingen te omarmen en uw organisatie naar nieuwe hoogten te leiden.

Meer weten over aankomende Europese mandaten met betrekking tot e-invoicing?
Neem contact op of download de E-invoicing compliance infographic.