Balanceren tussen waarde en kosten van de finance business partner rol

Door Kees-Jan de Korver en Mieke van ErkTijdens de afgelopen crisisjaren lag de focus van de finance functie vooral bij het verbeteren van de efficiency. Inmiddels verschuift de aandacht naar het verhogen van de effectiviteit en het creëren van toegevoegde waarde. Deze hernieuwde focus vraagt een concrete bijdrage van de CFO aan de ontwikkeling van de waarde van de onderneming. Eerdere High Performance Finance studies van Accenture lieten zien dat Finance Masters (de excellente finance organisaties) vaak niet de goedkoopste finance organisaties zijn. Dit komt vooral door de extra activiteiten rondom de ontsluiting van waarde voor de onderneming. Voor de CFO is het de uitdaging om de balans tussen de kosten en de extra waarde goed te bewaken. Hoewel de ontwikkeling van de business partner rol al langer gespreksonderwerp binnen de finance gemeenschap is, bieden recente technologische ontwikkelingen nieuwe mogelijkheden om deze rol meer inhoud te geven. Een aantal van deze ontwikkelingen zijn:  • Standaardisatie van de finance operatie, zowel processen als systemen. Hierdoor vraagt de primaire financiële verslaglegging minder tijd en neemt de toegankelijkheid van data toe.• Nieuwe krachtige database- en analysetechnologieën, zoals in-memory databases en analytische oplossingen in de cloud. Deze technologieën ondersteunen zware analytische toepassingen tegen lagere kosten en vergroten de toegankelijk voor niet-IT’ers.• Groei van data en data-integratie in combinatie met krachtige analytics. Deze versterken de integratie tussen business planning en financiële planning.• Mobiele, interactieve rapportageoplossingen maken analyses op het juiste moment en op elke locatie beschikbaar.Meer waarde realiserenInvesteringen in deze technologieën bieden de CFO nieuwe middelen om het diensten-portfolio te vernieuwen en zo meer waarde voor de onderneming te realiseren. Investeren in technologie alleen is echter onvoldoende. De ontwikkeling van finance als business partner stelt ook andere eisen aan de finance organisatie zelf. In aanvulling op de bestaande finance professionals zijn er mensen nodig die de benodigde analytische tools en methoden beheersen. Daarnaast zijn ondernemende finance professionals vereist om een effectieve vertaalslag van finance naar de business te maken. Het is zaak dat zij samen met finance professionals innovaties aansturen en nieuwe relevante inzichten en diensten mogelijk maken. BenchmarkingDe implementatie van bovenstaande initiatieven ondersteunt scherpere en snellere analyses. Deze helpen die de onderneming om effectiever, sneller en fact-based te anticiperen op kansen in de markt en in de eigen operatie. Deze nieuwe mogelijkheden om de business partner rol te versterken, leiden direct tot een nieuwe uitdaging: Hoe houd je de ontwikkeling van de business partner rol in balans met de kosten? Een aantal instrumenten biedt de CFO een helpende hand om de kosten en baten van de ontwikkelende business control functie te kaderen en te beheersen. Externe- en interne benchmarking, afgestemd op de specifieke mogelijkheden van de nieuwe business partner rol, bieden organisaties een referentie voor kosten en kwaliteit. Externe benchmarking biedt een kwantitatieve analyse van de business control functie. In combinatie met een maturiteitsanalyse van de business partner functies geeft dit een indicatie van positie die een organisatie inneemt ten opzichte van leading practices. Aan de andere kant biedt interne benchmarking een instrument om de kostenniveaus van de verschillende aspecten van de dienstverlening binnen de eigen organisatie te vergelijken. Vervolgens is een reguliere en gestructureerde toetsing van de ervaren waarden van de verschillende componenten in het dienstenportfolio een belangrijk instrument om richting te geven aan de selectie van de juiste activiteiten. De reguliere confrontatie van de ervaren waarden van de diensten en de onderliggende kosten is uiteindelijk een sterke basis om het portfolio relevant en betaalbaar te houden. Gerichte actiesDeze benchmarks bieden het inzicht voor kostenbeheersing op basis van gerichte acties op:• Het industrialiseren van diensten door standaardisatie en automatisering van de procesvoering.• Het onderbrengen van de activiteiten in shared service centers of op offshore locaties.• Het opzetten van centers of excellence door grotere organisaties, om schaalvoordelen te behalen bij het delen en ontwikkelen van geavanceerdere analytische vaardigheden.• De inkoop van diensten bij gespecialiseerde service providers in plaats van activiteiten zelf uitvoeren.• Het opschonen van het dienstenportfolio wanneer de (ervaren) waarde en kosten niet met elkaar in balans te brengen zijn.Concurrentiekracht vergrotenVisie, ondernemerschap en een goede kosten/batenanalyse zijn voorwaarden in de ontwikkeling naar de rol van een moderne finance business partner. Terwijl het potentieel en de noodzaak van analytische functies internationaal als vanzelfsprekend wordt ervaren, is dit besef in de Nederlandse finance organisaties nog in ontwikkeling. Voor de Nederlandse CFO liggen er zeker nog kansen om de concurrentiekracht van de onderneming te vergroten. Dit ligt binnen handbereik door meer business relevante inzichten sneller en op de juiste plek in de organisatie beschikbaar te maken. Door Kees-Jan de Korver, Senior Manager Accenture Strategy en Mieke van Erk, Consultant Accenture Strategy