Ben je er zeker van dat jouw bedrijfsinformatie niet op straat belandt?

De meeste organisaties hebben de voorbije jaren een grondige digitale transformatie doorgemaakt. En toch worden in veel bedrijven, anno 2023 nog steeds vertrouwelijke documenten via e-mail verstuurd en verdwijnt allerlei informatie in eigen mappenstructuren. En dat terwijl er eenvoudige oplossingen bestaan die het delen van informatie veilig en efficiënt maken.

Een document nodig om de volgende bestuursvergadering voor te bereiden? Al te vaak circuleren dit soort bestanden via onveilige kanalen zoals e-mail. Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat gevoelige cijfers soms plots in het openbaar verschijnen en in het slechtste geval schade aanrichten aan de reputatie van een bedrijf.

Board Portal
Bedrijfsinformatie delen via klassieke methoden zoals e-mail is uiteraard niet meer van deze tijd. Zeker als je weet dat er technologie bestaat die dit op een veilige én efficiëntere manier kan doen. Een Board Portal van Admincontrol is een omgeving waarin de beheerder volledige controle heeft over wie een document mag lezen en/of bewerken. Het is de ideale plaats om een vergadering voor te bereiden en samen te werken met verschillende stakeholders zonder dat ook maar één file moet worden rondgestuurd.

Je kunt bijvoorbeeld gemakkelijk zien wat in een vorige vergadering is gezegd, wie aanwezig was, welke knopen zijn doorgehakt, enzovoort. In het kader van cybersecurity moeten gebruikers de juiste permissies hebben om de bestanden te downloaden of te printen. Je wil immers vermijden dat bedrijfskritische informatie, bewust of onbewust, toegankelijk is voor onbevoegden.

Vlot samenwerken, tijdsbesparing, veiligheid en zekerheid… Het zijn de voornaamste redenen waarom een modern bedrijf niet zonder een Board Portal kan functioneren. Bovendien is het mogelijk om informatie vanaf elke locatie te raadplegen, zelfs wanneer je offline bent.

Data Room
Een extra voordeel van een Board Portal is dat het jouw organisatie optimaal klaarstoomt voor een potentiële exit. Want hoewel een overname of fusie vandaag misschien niet aan de orde is, kan er zich onverwacht altijd een unieke kans in de markt aandienen. En dan moet het plots snel gaan. Voor M&A-procedures en de bijhorende due diligence-processen heeft Admincontrol nog een tweede oplossing: een Data Room is eveneens een volledig afgeschermde digitale ruimte waarin alle betrokken partijen uiterst vertrouwelijke informatie kunnen uitwisselen.

Pas wanneer de due diligence-procedure voltooid is, kan een deal worden afgesloten. Een Data Room biedt niet alleen mogelijkheden om veilig documenten in te kijken en erover te communiceren, het vormt ook een goede basis om Artificiële Intelligentie los te laten op de uitdagingen die M&A met zich meebrengt. Handig als je bijvoorbeeld duizenden documenten moet controleren of risico’s in overeenkomsten moet identificeren

Wat het nog mooier maakt, is het feit dat een Data Room perfect is afgestemd op een Board Portal, zodat het geen moeite kost om informatie van de ene naar de andere omgeving te brengen. In de hele wereld vertrouwen organisaties intussen op de technologie van Admincontrol om het beheer van documenten te stroomlijnen en M&A-processen te vereenvoudigen.

Zelf eens ervaren hoe dit  werkt? Vraag dan hier geheel vrijblijvend je gratis proefperiode van veertien dagen aan voor een Board Portal en een Data Room.