IT-circulariteit is niet langer een nobel streven, maar een concrete en haalbare strategie die kostenbesparing, verbeterde cashflow en efficiënter gebruik van middelen combineert met een kleinere ecologische voetafdruk. Een goed circulair beleid zorgt ervoor dat IT-assets optimaal presteren, slimmer worden ingezet en een langere levensduur krijgen.

Voor CFO’s biedt dit niet alleen financiële en strategische voordelen, maar ook een kans om bij te dragen aan een duurzamere bedrijfsvoering. Of het nu gaat om eindgebruikersapparaten of datacenters, een datagedreven en evidence-based circulaire IT-strategie levert tastbare voordelen op. Door IT-middelen zo lang mogelijk in de kringloop te houden en hun waarde te maximaliseren, wordt verspilling geminimaliseerd en blijft technologie kosteneffectief én toekomstbestendig.

• Onnodige vervanging IT-assets heeft forse impact op scope 3
• Hoe maak je als CFO technologie kosteneffectief, duurzaam en toekomstbestendig?
• Nieuwe IT-assets gemiddeld 50%–80% duurder dan gereviseerd alternatief
• Data over de prestaties van IT-assets stellen organisaties in staat om de levensduur van apparatuur te verlengen

Innovatie en onderzoek

De technologische vooruitgang van de afgelopen jaren heeft de levensduur van IT-apparatuur, zoals eindgebruikersapparaten en servers, aanzienlijk verlengd. De reden dat IT-assets langer meegaan, is dat veel van de kerncomponenten in prestaties nauwelijks achteruitgaan. Dit is aangetoond door ons onderzoek gepubliceerd in de IEEE Journal of Sustainable Computing (2022), na duizenden uren intensieve prestatietests. Processors, geheugenmodules, moederborden en opslagapparaten vertonen geen merkbare prestatievermindering over tijd. Hoewel mechanische onderdelen zoals ventilatoren en voedingen kunnen slijten, zijn deze eenvoudig en goedkoop te vervangen, in plaats van het hele systeem te vervangen. Circulaire principes beïnvloeden inmiddels het design van vele nieuwe producten waardoor repareerbaarheid en hergebruik reeds bij creatie van nieuwe producten aandacht krijgen.

Bij de aanschaf van IT-middelen speelt ook vaak de aanname dat we de nieuwste apparatuur nodig hebben, terwijl dit vaak niet noodzakelijk is. Hierdoor worden kansen gemist. Ter illustratie, in ons onderzoek gepubliceerd in de European Journal of Business and Management Research (2024) wordt vastgesteld dat het percentage potentieel herbruikbare geheugendragers (SSD’s en HDD’s) 87% is en het daadwerkelijke hergebruik 10% bedraagt. Dit zijn zeer grondstof intensieve producten die forse impact op de scope 3 hebben. En ook een financiële impact: de gemiddelde prijs van nieuwe apparatuur is 50%–80% hoger dan een gereviseerd alternatief.

Wanneer organisaties verouderde aannames hebben over de levensduur van IT-assets en te snel overgaan tot vervanging, leidt dat tot twee negatieve gevolgen: verspilling van geld en middelen door het vervangen van apparatuur die nog prima functioneert, maar ook: onnodige milieuschade, zoals verhoogde CO2-uitstoot, energieverspilling en onnodig verbruik van metalen, kunststoffen en water.

“In een organisatie met 1.000 tot 2.000 werkplekken heb je het dan over een besparing van 600.000 euro of meer over een periode van drie jaar.”

Eindgebruikersapparaten

Veel organisaties hanteren voor eindgebruikersapparaten zoals laptops, desktops en andere werkplekapparatuur een standaard vervangingscyclus van drie tot vijf jaar. Hierbij wordt zelden rekening gehouden met de werkelijke prestaties en het gebruik van deze apparaten. Dit leidt tot onnodige kosten en een aanzienlijke hoeveelheid elektronisch afval. Om maximaal rendement te halen uit de investering in eigen eindgebruikersapparaten is meer regie nodig en minder afhankelijkheid van organisaties downstream in de keten. Die maken immers rendement op de inefficiënties upstream in de keten.

Door IT-assets langer te benutten kan een strategie van ‘minder kopen’ er toe leiden dat organisaties een inkoopcyclus van drie jaar besparen. In een organisatie met 1.000 tot 2.000 werkplekken heb je het dan over een besparing van 600.000 euro of meer over een periode van drie jaar, terwijl tegelijkertijd de operationele risico’s worden verminderd.

Lees ook op CFO.nl: Wat zijn de ontwikkelbehoeftes van Nederlandse financials en hun CFO’s? 

Datacenters

Datacenters zijn één van de grootste energieverbruikers en vormen een belangrijk aandachtsgebied voor CFO’s die kosten willen besparen en duurzaamheid willen bevorderen. Of het nu om een eigen locatie gaat, of om een gehuurde omgeving in een extern datacenter. Door kritisch te kijken naar de prestaties van server hardware en deze af te zetten tegen de werkelijke behoefte, kunnen organisaties de operationele efficiëntie verhogen, kosten besparen en  energieverbruik en CO2-uitstoot verlagen. Immers, de IT-hardware is verantwoordelijk voor tenminste 70% van het totale energieverbruik van een datacenter.

Waardehiërarchie

De waardehiërarchie geeft de rangorde weer waarin IT-producten en materialen de meeste waarde behouden. In relatie tot deze hiërarchie zijn de volgende vier benaderingen te onderscheiden:

• Beter Kopen – Beoordeel de aankoopvereisten en de productiewijze van IT-producten, met aandacht voor secundaire en gerecyclede componenten
• Minder Kopen – Schaf alleen aan wat echt nodig is, voorkom overprovisionering en beoordeel de geschiktheid van gebruikte producten
• Efficiënter Gebruiken – Optimaliseer het gebruik van producten en bepaal de beste aanpak voor het einde van hun eerste levensfase
• Langer Gebruiken – Maximaliseer de levensduur van assets en behoud hun efficiëntie gedurende de gehele gebruiksperiode

Voor een CFO zijn beter en minder kopen de effectiefste maatregelen om door te voeren. Ze leveren de grootste financiële voordelen en impact reductie op. Het begint met stellen van cruciale vragen zoals: Hebben we dit echt nodig? Moet het nieuw zijn? Wat is de werkelijke total cost of ownership (TCO)?

Prestaties volgen en grading

Door het analyseren van IT-prestaties kunnen organisaties bepalen welke activa nog steeds waardevol zijn en welke niet meer bijdragen. Dit geldt zowel voor datacenters als voor eindgebruikersapparaten. Data over de prestaties van IT-assets stellen organisaties in staat om de levensduur van apparatuur te verlengen en onnodige aankopen te vermijden.

Een goed voorbeeld van een performance metric is de ITEEsv (IT Energy Efficiency for Servers). De ITEEsv geeft de prestatie weer van servers per eenheid (Watt) energie. Deze objectieve efficiency metric maakt het mogelijk de voordelen van een verandering te begrijpen en is onmisbaar voor een gedegen business case. Het maakt beslissingen mogelijk over upgrades of vervanging, waarbij energie- en kostenbesparingen worden afgezet tegen investeringen, zowel financieel als wat betreft de impact op scope 2 en 3.

Metrics, zoals ITEEsv, maken ook objectieve grading van hardware mogelijk. Een grading systeem stelt organisaties beter in staat te beslissen over hergebruik, doorverkoop of recycling van IT-assets. Grading maakt het ook behapbaar voor het hoger management om beslissingen te nemen op basis van harde data.

IT-circulairiteit als hefboom

IT-circulariteit biedt organisaties een krachtige hefboom. Door hardware langer in de IT-omgeving te behouden via refurbishing en hergebruik, kunnen organisaties aanzienlijke kosten besparen, hun kapitaalinvesteringen verlagen en de cashflow verbeteren. Door zelf regie te nemen over het proces van datawissen van geheugendragers vermijden organisaties niet alleen hoge kosten, ze verhogen ook de beveiliging door deze apparatuur veilig intern te verwerken. Door kritisch te kijken naar de prestaties van server hardware en deze af te zetten tegen de werkelijke behoefte, kunnen organisaties de operationele efficiëntie verhogen, kosten besparen en  energieverbruik en CO2-uitstoot verlagen. Daarnaast draagt circulaire IT bij aan naleving van ESG-doelstellingen en wet- en regelgeving, terwijl het tegelijkertijd het risico op verstoringen in de toeleveringsketen vermindert. Naast operationele en financiële optimalisatie versterkt IT-circulairiteit de marktpositie van bedrijven, doordat klanten, overheidsorganisaties en investeerders steeds vaker kiezen voor ondernemingen met een duurzaam en toekomstbestendig beleid.

Door circulaire IT in de kern van hun digitale strategie te verankeren, kunnen CFO’s niet alleen kosten reduceren, maar ook de lange termijn waardecreatie van hun organisatie versterken. CFO’s die deze strategie omarmen, positioneren hun organisaties voor de toekomst.

Schrijf je nu in voor Masterclass Internal Control met o.a. Jennifer Kuiper

Verhoog de effectiviteit van je interne beheersing met een doordachte mix van maatregelen – niet alleen op papier, maar in de praktijk, gedragen door mensen en cultuur: https://www.sijthoffaccountantsacademy.nl/cursus/masterclass-internal-control/