Kevin Weijers: Plan niet alles vooruit, dan mis je kansen

Termen als agile, lean en scrum raken langzaamaan ingeburgerd in het bedrijfsdiscours en moeten organisaties helpen hun innovatieve kracht en productiviteit te vergroten. Kevin Weijers, spreker op de CFO Day, helpt bedrijven met dergelijke vraagstukken op een down-to-earth manier. CFO .nl sprak onder meer met Weijers over het testen van aannames en het flexibeler maken van projectvoorstellen.

Waarom ben je je in deze materie gaan verdiepen?

"Ik heb Veiligheidskunde gestudeerd en werkte daarna voor verschillende overheidsdiensten. Op een gegeven moment was ik dagelijks 150 e-mails aan het wegwerken. Dit is voor veel mensen een herkenbaar probleem, iedereen stoort zich eraan, maar niemand deed er iets aan. Ik vond het zonde van m’n tijd en volgde in eerste instantie een cursus time management. Dat bleek geen oplossing: je houdt hooguit meer tijd mee over om dus nog meer e-mails te kunnen beantwoorden. En meer e-mails sturen betekent dat je ook meer e-mails terugkrijgt. Dat moest anders, dus toen ben ik een simpele aanname gaan testen: wat gebeurt er als ik minder e-mails stuur? Komen er dan ook minder e-mails binnen? Bovendien ben ik maar één keer per dag m’n mail gaan checken en maar drie mailtjes per dag gaan sturen. Dat scheelde enorm. Je wordt proactief in plaats van reactief – je bepaalt zelf waar je aandacht aan geeft in plaats van dat je continu berichten aan het pingpongen bent."

Leverde het geen boze gezichten op omdat je niet reageerde?

"Het aantal e-mails dat ik ontving halveerde al meteen. Voor het restant gold dat ongeveer 70 procent van vijf mensen kwam. Met hen dronk ik een kopje om te kijken hoe we slimmer konden samenwerken, in plaats van steeds heen en weer te mailen. Zo begon ik heel klein met het optimaliseren van allerlei processen. Dat werd op een gegeven moment zo’n uitdaging dat ik uiteindelijk mijn fulltime baan in ongeveer tien uur per week kon doen, terwijl ik betere evaluaties kreeg van m’n klanten. Wat ik hiermee wil zeggen: het testen van aannames over wat er gebeurt als je dingen anders aanpakt of benadert is ontzettend zinvol. Begin klein en kijk steeds wat er gebeurt. Gaat het goed, dan kun je het uitbouwen. Omdat ik een blog schreef over hoe ik stopte met e-mailen kwamen er op een gegeven moment ook bedrijven naar me toe die me vroegen ze te helpen om ook ideeën en aannames te testen bij problemen waar ze tegenaan liepen."

Inmiddels ben je de hele wereld over gereisd om bedrijven van advies te voorzien.

"Ik werk graag met experimenten en challenges. Dus op een gegeven moment was het m’n doelstelling om 50 presentaties in 15 weken te geven. Zo leerde ik dat dit ook de beste manier is om je concept bekendheid te geven en nieuwe klanten te krijgen. Vanuit die presentaties kwamen weer nieuwe opdrachten. Toen dacht ik: kan ik dit niet ook in het buitenland doen? Toen kwam ik op het idee mijn hulp aan te bieden aan bedrijven in het buitenland in ruil voor eten en onderdak." 

En bedrijven regelden dan een luxe hotel met sterrendiner voor je?

"Dat was zeer wisselend en daarom bijzonder leerzaam. Ik heb in hotels geslapen, op matrassen in kantoren, mensen hebben appartementen voor me gehuurd. Als je voorbij geld kijkt, en uit die aannamesfeer stapt waarop je normaal gesproken zaken benadert, worden mensen ineens heel creatief en blijkt er heel veel te kunnen. Zo heb ik heel veel bijzondere ontmoetingen gehad en ook regelmatig bij mensen thuis gelogeerd, onder meer bij de consul-generaal in Kaapstad."

Hoe leer je bedrijven om, zoals je dat noemt, uit die aannamesfeer te komen?

"Mijn eerste opdracht was voor een advocatenkantoor in Singapore waar ik in twee weken een experiment voor hun marketingstrategie mocht bedenken. Ze hadden een miljoenenbudget te besteden om nieuwe klanten binnen te krijgen, maar in het kantoorpand waar ze gevestigd waren, zaten veertig bedrijven die elkaar allemaal niet kenden. Toen heb ik een tafelvoetbaltoernooi georganiseerd in het kantoor waardoor mensen laagdrempelig met elkaar in contact kwamen. In plaats van dure billboards en tv-reclames zouden ze zo van gebouw naar gebouw kunnen gaan om iets te organiseren en zo met potentiele klanten in aanraking komen. Onlangs ontving ik nog een berichtje van de CEO dat van de twaalf bedrijven die meededen aan dat eerste toernooi er nu zes klant bij ze zijn. En dat voor een schijntje van de kosten."

Bekijk ook de TED-talk van Kevin Weijers over het testen van aannames

In dit geval bleek jouw plan succesvol, maar dat weet je natuurlijk niet van te voren. Veel bedrijven willen wel graag zekerheid en vinden het uitproberen van ideetjes te risicovol. Wat zeg jij tegen hen?

"Zoals ik ertegenaan kijk, begint het ermee dat je een helder doel hebt. Maar daarbinnen moet je flexibel kunnen zijn. Met het vooraf schrijven van een compleet plan en een planning, en door te bedenken hoe je op mogelijke problemen moet reageren, creëer je schijnzekerheid. Als het anders gaat dan gepland schiet iedereen in de stress. Stel dat je een project hebt om een app te bouwen in drie maanden, maar je komt er na een maand achter dat je beter een vaste website kan bouwen. In het plan staat echter dat je een app oplevert. Ga je dan door met bouwen aan de app? Volgens mij is het beter om te zeggen: we zijn een maand bezig en hebben een hoop geleerd, dus denken dat we het anders beter anders kunnen doen.
"Leg niet alles vast en ga van challenge naar challenge, is een van mijn adviezen. Toen ik de wereld over wilde reizen heb ik niet m’n hele reis uitgestippeld. Ik had geregeld dat ik in Azië bij dat advocatenkantoor terecht kon en zou vanuit daar m’n volgende opdracht regelen en ging zo van challenge naar challenge. Zo kwam ik via via bij een prinses in Maleisië terecht en reed ik met haar in een roze Lamborghini door de stad, en begaf ik me een week in een koninklijk wereldje. Als ik alles al van te voren had gepland had ik niet die vrijheid gehad en unieke kansen gemist."

—————————————-

Kevin Weijers is spreker op CFO Day 2017. Het thema van de dag is 'Embrace Entrepreneurship'. In een sessie georganiseerd door FinanceFactor vertelt Weijers hoe je een innovatieve mindset kunt stimuleren en roept op om ruimte te geven voor spontaniteit en creativiteit: Hieruit komen de beste ideeën naar voren. Bekijk hier het volledige programma van CFO Day 2017.