Brent van Hoof (CFO XXL Nutrition): “Controles, verslaglegging, dat is niks voor mij. De CFO moet strategisch adviseren.”

De in Deurne gevestigde leverancier van voedingssupplementen is één van de groeiparels in het zuiden van het land. De producten zijn inmiddels zowel binnen als buiten de landsgrenzen in supermarkten, tankstations en natuurlijk online verkrijgbaar. De omzet van het bedrijf groeit mede door samenwerkingen met bedrijven als Jumbo en Hema al jarenlang met meer dan 20% per jaar. Brent van Hoof kwam in 2019 binnen bij het bedrijf, toen hij voor zijn opleiding een afstudeerstage volgde bij XXL Nutrition. Ruim vier jaar later, in 2023, werd de inmiddels 26-jarige controller benoemd tot CFO van het bedrijf met op dat moment ruim E60 miljoen omzet.

“Mijn eerste kennismaking met het bedrijf was zelfs nog vóór mijn stage. Mijn vader heeft een administratiekantoor waarin ik als tiener meewerkte. Als fanatiek sporter vond ik XXL Nutrition al een prachtige klant. Toen ik aan het einde van mijn opleiding accountancy stage moest lopen heb ik René van der Zel, oprichter XXL Nutrition gebeld. Dat vond ik best een beetje spannend, maar hij vond het meteen een goed plan dat ik stage kwam lopen.”

Leadership in Finance Summit 2024: AI makes you do it!

Bepaal jij wat AI voor je doet, of bepaalt AI straks wat jij zult doen? Kom hierover in gesprek op 7 november met 300 vakgenoten en experts tijdens Leadership in Finance Summit 2024 in Amersfoort. Meld je nu gratis aan en ontdek hoe AI jouw rol van finance leader herdefinieert.

Ja, ik meld me aan

‘Paar jaar ervaring opdoen’

De conclusie van Van Hoofs stageopdracht was eigenlijk dat XXL intern moest professionaliseren op Finance-gebied. Eigenlijk dat ze iemand daarvoor moesten aannemen: “Vervolgens werd dat aan mij gevraagd. Ja, wat dat betreft heb ik bijna letterlijk mijn eigen functie gecreëerd.. Het leek mij nuttig om een paar jaar ervaring op te doen bij het bedrijf, dus ik stemde in. Ik startte als controller en wist toen natuurlijk nog niet dat alles zo’n vaart zou nemen.”

‘Niks voor mij’

Wat Van Hoof wel wist was dat controles en verslaglegging niks voor hem waren. “Dat klinkt misschien gek, want voor een deel hoort het er gewoon bij natuurlijk. Je moet de cijfers kennen, je moet de processen kennen. Maar het zijn eigenlijk slechts de basisvoorwaarden om vervolgens een goede adviseur te kunnen zijn. De toegevoegde waarde van een CFO zit hem in het adviseren, de strategie mede-bepalen. Dus ja, de data, de cijfers moeten op orde zijn. Maar dan begint het pas. Toen ik startte was er geen CFO of Finance Manager, dus er was ook ruimte voor mijn advies. Daardoor, en door mijn passie voor strategisch advies, werd dit op natuurlijke wijze een steeds groter deel van mijn functie.”

Controleplicht

XXL Nutrition groeide hard en werd al snel na Van Hoofs aanstelling controleplichtig. “Tijdens mijn studie werkte ik in de pre-audit praktijk van een accountantskantoor, dus ik kende de verplichtingen die erbij kwamen kijken. De meeste ondernemers zitten ook niet op extra verplichtingen te wachten, maar René bekeek het van een hele andere kant. ‘We gaan professionaliseren en dat gaat ons veel brengen’, zei hij. En daar had hij ook gelijk in.”

Het traject bracht het bedrijf vele nieuwe inzichten, waardoor de bedrijfsvoering beter kond worden ingericht. Hetzelfde geldt voor de nieuwe duurzaamheidsregels (‘ESG-rapportageverplichtingen’) waaraan ze bij XXL moeten (gaan) voldoen. Van Hoof: “Het dwingt ons om na te denken over zaken waar we eerst onvoldoende bij stilstonden. Gelukkig zat het met onze diversiteit op de werkvloer vanuit onze cultuur al goed, maar op gebied van duurzaamheid waren – en zijn – nog steeds stappen te maken. Wij zijn bijvoorbeeld voor onze eiwitpoeders van grote plastic potten naar duurzame zakken gegaan. Dat was ingegeven door de ESG-regels, maar bracht uiteindelijk veel meer. Het geeft onze klanten meer gemak, want met een pot zat meteen je plasticzak vol. Maar het bespaart ook een boel op het transport en de huidige versies zijn voordeliger in de productie. Natuurlijk willen sommige klanten gewoon zo’n grote pot op het aanrecht, maar ik denk dat onze keuze, onderaan de streep, voor iedereen een goede verandering is, ingegeven door extra regelgeving.”

Vrijheid en verantwoordelijkheid

Nieuwe regels komen binnen bij de CFO en Van Hoof bespreekt de impact van de regels in het MT. Dat MT vormde zich op natuurlijk wijze gedurende de jaren en bestaat uit vier personen, waarbij Van Hoof al snel eindverantwoordelijk werd voor Finance, HR en inkoop. “En daar vallen die nieuwe verpakkingen dus ook onder. Maar eigenlijk besluiten we vrijwel alles in samenspraak: als één MT-lid ergens een slecht gevoel bij heeft doen we het over het algemeen niet. Dat gevoel is dan meestal wel gebaseerd op goede data en analyses. Maar uiteindelijk moet je erkennen dat data niet overal het antwoord op heeft.”

Als CFO bewaakt Van Hoof de financiën, maar hij signaleert ook andere zaken die aandacht nodig hebben. “Uitdagingen zien we over het algemeen als kansen om het beter te doen. En ja, er gaat wel eens iets mis. Enkele jaren geleden kon ik niet slapen als er ergens voor 10.000 euro iets was misgegaan. En hoewel de bedragen die gemoeid zijn met successen en verlies, sindsdien alleen maar groeien, heb ik geaccepteerd dat binnen een bedrijf niet alles goed kán gaan. Inefficiënties, fouten, het hoort erbij. Maar we proberen er wel van te leren: bij onze groei hoort ook de professionalisering van processen waardoor dezelfde fouten niet weer gemaakt kunnen worden. Daar voel ik mij verantwoordelijk voor, en daardoor krijg ik juist alle vrijheid ermee aan de slag te gaan.”

Dat vertrouwen kreeg en voelde Van Hoof al vanaf de eerste dag dat hij in dienst kwam. “Ik was – en ben – natuurlijk nog jong, maar werd wel de CFO. Binnen het bedrijf was ik overigens de enige die onzeker was over mijn leeftijd, voor de andere medewerkers bleek ik mij allang bewezen te hebben.”

Corporate      

Maar goed, die fouten…? “Natuurlijk kun je processen strakker en beter inrichten, maar je moet er niet in doorslaan. Hoe meer we groeien hoe meer we in contact komen met echt grote partijen. Je ziet dat daar soms processen zijn opgetuigd om zoveel mogelijk risico’s uit te sluiten, meer dan noodzakelijk is. Mensen worden gekort op hun beslissingsvrijheid en verantwoordelijkheid. Sommige fouten worden dan niet meer gemaakt, maar de kosten ervan zijn stiekem enorm. En je organisatie wordt stroperig, langzaam. Dat moet je óók meenemen in de rekensom.”
Vooralsnog is de balans tussen control en vrijheid naar wens van de CFO: “Met een goed idee gaan we meteen mee aan de slag. Bij twijfel bespreken we het meteen – en met wat mensen binnen en buiten het MT, maken we een beslissing – en gaan we door. Dat werkt.”

Ook zijn Finance team houdt van Hoof bewust overzichtelijk. “We hebben vier mensen op de Finance afdeling: een controller, een Finance manager en zowel voor debiteuren als crediteuren hebben we één medewerker. Waar mogelijk delegeer ik aan hen, met het vertrouwen dat zij het goed doen en zelf begrijpen hoe ze processen inrichten.”
Toen er enkele jaren geleden een Finance manager aan boord kwam bij XXL Nutrition merkte Van Hoof dat zijn collega bepaalde dingen anders deed dan hij. “Je eerste gedachte is dan natuurlijk dat dat niet goed is. Maar door te luisteren naar zijn ideeën, naar zijn redenen hiervoor, begreep ik het veel beter en doen we nu veel van die zaken juist op zijn manier.”

Laagdrempeligheid, open blijven staan, dingen zelf uitleggen en ook dingen aan je laten uitleggen zit in het DNA van XXL. Van Hoof: “Ik hoop en verwacht dat we het zo nog heel lang blijven doen bij XXL. Met mij erbij, als het even kan. Ik vind mijn werk hier namelijk veel te leuk. Toen ik hier pas kwam werken dacht ik maar een paar jaar te blijven om ervaring op te doen, maar hier gebeurt elke keer weer iets nieuws: meer omzet, bijzondere samenwerkingen, nieuwe producten, nieuwe regelgeving en onze Europese expansie. XXL Nutrition is nog lang niet uitgegroeid, en ik ben nog lang niet uitgegroeid bij XXL Nutrition.”