Van controleren naar begrijpen: hoe vertrouwen in data verschuift

“Data die ongeveer klopt is een risico.” Het is een uitspraak die je steeds vaker hoort in gesprekken met CFO’s en financieel directeuren. Niet als losse observatie, maar als signaal van een bredere ontwikkeling. De tolerantie voor onnauwkeurigheid in financiële en operationele cijfers neemt af. Dat zegt minder over de kwaliteit van financiële teams en meer over de context waarin zij opereren: een omgeving die snel verandert, complex is en sterk wordt gereguleerd.

Rapportagecycli worden korter, terwijl de hoeveelheid informatie juist toeneemt. Vooral niet-financiële data speelt een grotere rol in verslaggeving en besluitvorming. Tegelijkertijd stellen toezichthouders, auditors en interne stakeholders hogere eisen aan onderbouwing en herleidbaarheid.

Daar komt bij dat de besluitvorming aan de top versnelt. Directies willen sneller richting, maar wel op basis van betrouwbare en uitlegbare data. Die combinatie legt druk op de volledige informatieketen binnen organisaties.

Hoe cijfers tot stand komen
De spanning in organisaties ontstaat zelden door één fout in een rapportage. Het zit in de manier waarop cijfers worden opgebouwd. In veel organisaties is data geen eenduidig, centraal ontworpen systeem, maar het resultaat van een opeenstapeling van processen. Verschillende Excel-sheets, handmatige correcties en team-specifieke werkwijzen vormen samen de informatievoorziening. Wat vaak ontbreekt, is een gedeeld ontwerpprincipe voor die keten. Daardoor ontstaan verschillen in hoe data wordt vastgelegd, bewerkt en geïnterpreteerd. Niet omdat systemen falen, maar omdat ze los van elkaar zijn gegroeid.

Dat was voorheen niet zo’n probleem. Zolang rapportages vooral werden gebruikt om terug te kijken en te bevestigen wat al bekend was, volstond een proces waarin het eindresultaat werd gecontroleerd. Die context is veranderd. Data wordt niet alleen gebruikt om te rapporteren, maar ook om te sturen, te voorspellen en te verklaren. Daarmee verschuift de vraag of het eindcijfer klopt naar of we kunnen begrijpen en onderbouwen hoe dit cijfer tot stand is gekomen.

Vertrouwen verschuift naar de keten
In die nieuwe context verandert de betekenis van vertrouwen in data. Vertrouwen ontstaat niet meer op het moment dat een rapport wordt goedgekeurd, maar in de kwaliteit die eraan voorafgaat. Die keten bestaat uit definities, datastromen, bewerkingen en controles die samen bepalen hoe informatie wordt gevormd. Daar ontstaan knelpunten.

Een eerste oorzaak van frictie zijn onduidelijke definities. Veel organisaties gaan ervan uit dat begrippen eenduidig zijn, maar in de praktijk worden ze vaak verschillend geïnterpreteerd. Denk aan termen als ‘fte’, ‘omzet’ of ‘operationele efficiëntie’. Kleine nuances in definitie kunnen al leiden tot grote verschillen in uitkomsten, zeker wanneer cijfers worden vergeleken over teams, business units of landen heen.

Een tweede knelpunt is de mate van herleidbaarheid. Data doorloopt vaak meerdere systemen en bewerkingen voordat het in rapportages terechtkomt. Daarbij worden gegevens geëxporteerd, aangepast en opnieuw samengevoegd. Dat maakt het lastig om snel en betrouwbaar te achterhalen waar een specifiek getal precies vandaan komt en welke bewerkingen het heeft doorlopen. Dat is niet per se een fout in het systeem, maar het maakt wel dat verklaren steeds meer tijd en moeite kost. Zeker op momenten dat snelheid van besluitvorming belangrijk is.

Van eindcontrole naar ontwerpvraag
Traditioneel wordt betrouwbaarheid in financiële processen georganiseerd aan het einde van de keten. Daar vinden checks en correcties plaats. Dat model is ontstaan in een context waarin processen overzichtelijker waren en datavolumes kleiner. In de huidige situatie leidt dat tot een patroon: de meeste onzekerheid wordt pas zichtbaar op het moment dat de druk het hoogst is. Dat betekent dat correcties vaak reactief plaatsvinden, wanneer keuzes al bijna gemaakt moeten worden.

De verschuiving die nu zichtbaar is, zit in de manier waarop naar controle wordt gekeken. Controle wordt minder een eindfase en steeds meer een ontwerpvraag. Dat betekent dat organisaties niet alleen moeten nadenken over hoe ze data controleren, maar vooral over hoe ze hun informatieproces zo inrichten dat betrouwbaarheid al vanaf de basis is ingebouwd. Dat heeft een aantal praktische gevolgen. Het vraagt om goed te bepalen waar je moet standaardiseren en waar flexibiliteit kan blijven. Niet alle data hoeft op hetzelfde detailniveau of met dezelfde mate van controle te worden vastgelegd, maar voor belangrijke rapportagecijfers en strategische besluitvorming is consistentie noodzakelijk. Daarnaast vraagt het om expliciet eigenaarschap. Wanneer onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is (denk aan definities, datasets of datastromen)

Financiële en niet-financiële data
De integratie van financiële en niet-financiële informatie versnelt deze ontwikkeling. Duurzaamheidsdata, operationele KPI’s en compliance-informatie worden steeds vaker op hetzelfde niveau behandeld als financiële data. Ze worden opgenomen in rapportages, gebruikt in besluitvorming en meegenomen in externe verantwoording. Dat heeft gevolgen voor consistentie. Zodra verschillende typen data samenkomen in één besluitvormingsproces, worden verschillen in definities, kwaliteit of timing direct zichtbaar. Wat vroeger gescheiden werelden waren, beïnvloedt nu direct dezelfde uitkomsten. Deze ontwikkeling vraagt ook om een andere benadering van governance. Waar verantwoordelijkheid vroeger vaak per domein was georganiseerd, verschuift dat naar een meer geïntegreerde benadering over de volledige dataketen heen.

Technologie als versneller van transparantie
De opkomst van kunstmatige intelligentie en geavanceerde analysetools zijn andere belangrijke versnellers. Technologie maakt het mogelijk om grotere hoeveelheden data sneller te verwerken, patronen te herkennen en afwijkingen eerder op te sporen. Daardoor wordt het makkelijker om grip te krijgen op complexe datasets die eerder lastig te overzien waren.

Tegelijkertijd verandert technologie niets aan de kernvraag: kun je een uitkomst uitleggen en herleiden tot de bron? Juist dat blijft de belangrijkste toets. Door verdere automatisering verschuift die vraag zelfs naar de voorgrond. Wanneer systemen steeds meer stappen in het proces overnemen, wordt minder zichtbaar hoe een resultaat precies tot stand komt. Dat maakt het belangrijker om niet alleen te vertrouwen op de uitkomst, maar ook inzicht te houden in de stappen ernaartoe.

In de praktijk betekent dit dat organisaties niet alleen moeten investeren in snellere technologie, maar ook in inzicht in hoe die technologie werkt binnen hun processen. Welke data wordt gebruikt, welke aannames worden gemaakt en welke stappen zijn geautomatiseerd. Transparantie wordt daarmee steeds minder iets wat je achteraf toevoegt, en steeds meer iets dat je vooraf moet inbouwen in hoe systemen zijn ingericht. Het gaat niet alleen om wat technisch mogelijk is, maar om wat je kunt uitleggen, onderbouwen en blijven volgen als er vragen komen vanuit bijvoorbeeld finance, audit of bestuur.

Begin bij inzicht in het huidige proces
Hoewel de veranderingen in de omgeving groot zijn, begint verbetering in organisaties vaak klein. Niet meteen bij nieuwe systemen of extra tools, maar bij inzicht in hoe het huidige proces daadwerkelijk werkt. Daarbij helpen een aantal vragen, zoals:

• Waar komen de belangrijkste cijfers vandaan?
• Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke stap in de keten?
• Wanneer worden afwijkingen zichtbaar in het proces?
• Waar gaat de meeste tijd naartoe: het analyseren van cijfers of het verklaren ervan?

Wanneer organisaties constateren dat verklaren structureel meer tijd kost dan analyseren, is dat meestal geen capaciteitsprobleem. Het wijst op een ontwerpprobleem in de informatieketen zelf.

De rode draad in het verhaal is dat de verschuiving in data en finance niet alleen meer gaat over controle, maar vooral over beter ontwerp. Vertrouwen in data ontstaat niet door achteraf extra te corrigeren, maar door hoe systemen, definities en verantwoordelijkheden vanaf het begin zijn ingericht. Dat is ook het uitgangspunt van Accelerate, het event van Workiva. Wil je deze thema’s verder bespreken met vakgenoten en experts, meld je dan via deze link aan.